Бизнес-процесс "Работа с внутренними заявками"

В каждой компании, где больше 2х сотрудников, рано или поздно возникают ситуации, когда коммуникации между ними необходимо упорядочить.

Понять, нужно ли заниматься внутренними процессами, достаточно просто. Идем от проблем. Проверьте свою компанию по чек-листу. Если хотя бы на один вопрос получите утвердительный ответ, значит пришло время заняться оптимизацией этих процессов

✨ ТОП-10 проблем, которые возникают между подразделениями, если плохо отлажен бизнес-процесс внутреннего взаимодействия

🔹1. Непонимание ролей и обязанностей сотрудников

Кейс: Два сотрудника (Саша и Маша) считают себя ответственными за замену ламп в офисе. В результате оба приходят с лестницами, и начинается недопонимание, кто же должен лампочку заменить

Последствия:

Пока Саша и Маша перепираются, зарплата начисляется обоим

Если Саша и Маша понадеются, что работу выполнить другой из них, лампочка моет остаться не поменянной

Но и это еще не все

Представьте, последствия плохо выполненной работы, Саша и Маша старались, но из-за недопонимания, работа была сделана плохо или не выполнена совсем:

В офисе - темнота, сотрудники не могут выставить счета, подготовить документы, компания теряет не только прибыль, но и клиентов, которые уходят к конкурентам... у которых все в порядке со светом...

🔹2. Дублирование усилий и ресурсов
Кейс: Саша и Маша пришли одновременно менять лампочку в офисе
Последствия:
Если Саша и Маша в итоге ставят 2 лампочки - зарплата начисляется 2 раза за дублирующуюся функцию
Если Маша дождется, пока Саша поменяет лампочку, а потом переделает эту работу - зарплата начисляется 2 раза за дублирующуюся функцию
Если Саша и Маша вдвоем меняли лампочку, а она работает с перебоями, то мы не найдем ответственного, Саша и Маша будут винить друг друга, что кто-то что-то сделал неправильно и причина проблемы в нем

🔹3. Частые конфликты из-за недостатка информации

Кейс: Отдел маркетинга плохо соотносит свои акции с планами отдела продаж. В один день акции по распродаже запускаются вместе с отпусками команды.

Последствия: Сотрудники начинают сражаться за выживание, подобно героям "Игры престолов". Итог: акции провалены, клиенты сбежали, а офис компании стал полем битвы.

🔹4. Задержки в выполнении проектов из-за отсутствия координации

Кейс: Команда IT и отдел дизайна работают над новым приложением, и каждая команда делает всё по-своему. Приложение выглядит как мешанина из разных эпох.

Последствия: Приложение выходит, как будто его сделали в кулинарном шоу, а пользователи просто не понимают, как им пользоваться. Бренд становится мемом!

🔹5. Низкий уровень доверия между командами

Кейс: Отделы или сотрудники "перетягивают одеяло" на себя или "переводят стрелки" и скидывают ответственность за свои неудачи на других.

Последствия: Каждое утро сотрудники приходят не на работу ради достижения целей компании, а на "битву за правду".

🔹6. Ожидания, не соответствующие реальности.

Кейс: Руководство ставит нереальные цели, а сотрудники пытаются достичь их, как если бы они были супергероями.

Последствия: В скором времени сотрудники чувствуют себя вымотанными и демотивированными

🔹7. Ошибки из-за нехватки четких инструкций.

Кейс: Новый сотрудник неправильно оформляет документы, и получает недостоверный отчет.

Последствия: Неверно принятые управленческие решения, которые могут стать фатальными.

🔹8. Сложные коммуникации между отделами

Кейс: Сотруднику, для качественного выполнения плана продаж необходимы корректировки в закупках ассортимента, которыми занимается отдел закупок. Однако, отдел закупок привозит на склад либо не то, либо с высокой себестоимостью, либо срывает сроки поставок.

Последствия: Продажи падают, клиенты уходят, репутация на рынке портится

🔹9. Неэффективный поток информации между командами

Кейс: Информация передается по цепочке, и в конце превращается в сплетню, не имеющую ничего общего с первоначальной задачей

Последствия: Задача выполнена не та, или не так, или не тем человеком, или не в те сроки. Команда демотивирована. Результата нет.

🔹10. Неправильное распределение задач и ответственности.

Кейс: На команду по уборке возлагаются задачи разработки нового продукта.

Последствия: Задача не выполнена. Команда демотивирована. Результат нет.

Можно бесконечно дополнять этот список проблем.

Перефразируя известную фразу, можно сказать: Каждая эффективная компания имеет отлаженные процессы внутреннего взаимодействия. Каждая неэффективная - имеет внутренний хаос.

✨ Решение есть!

Выделите процесс "Работа с внутренними заявками", аккуратно его проработать и по-максимому автоматизировать.

🔥 Именно это даст прозрачность, управляемость и прогнозируемый результат.🔥

🔵 Подпишитесь на мой канал в телеграм, чтобы не пропустить анонсы новых материалов

🟢 Шаблон Бизнес-процесса с ключевыми вопросами к нему можно скачать здесь

✨ Чтобы заказать адаптацию бизнес-процесса под задачи вашей компании, пишите мне в телеграм