Х@йня этот ваш BPM или как не похоронить компанию под кипой бесполезных регламентов
Кажется, мир сошел с ума, захлебывается в тренде на бизнес-аналитиков. По данным HH.ru на сегодня, открыто более 6 500 вакансий со средней зарплатой 170 000 руб/мес.
Т.е. емкость рынка >13 миллиардов руб/год
На этом хайпе, каждый айтишник, который однажды рисовал блок-схемы, считает себя супер-пупер бизнес-аналитиком)
Что самое интересное, функционал бизнес-аналитика часто смешивают с функционалом системного аналитика, что максимально странно)
Давайте разберемся, что за странные дела творятся вокруг темы с бизнес-процессами и как не похоронить компанию под кипами бесполезных регламентов.
Спросите любого, кто хоть раз рисовал блок-схемы, какой методологией он пользуется и на 99,9% услышите BPMN — это ошибка.
BPMN (Business Process Model and Notation) — это графический стандарт для моделирования бизнес-процессов. Он предоставляет набор символов и нотаций, которые используются для:
- Визуализации бизнес-процессов: помогает создать понятные и наглядные схемы, показывающие последовательность действий и взаимодействия в процессе.
- Упрощения коммуникации: дает возможность участникам процесса (менеджерам, сотрудникам, стейкхолдерам) легче понимать и обсуждать процессы.
- Систематизации подходов: упрощает моделирование существующих и новых бизнес-процессов
Т.е. BPMN — это просто общепринятый подход (свод правил) к отрисовке процессов в виде блоков и стрелочек
Схемы процессов отрисовываются в специализированных программах, их много и они разные. Есть дорогие и супер-профессиональные, которые позволяют формировать документацию (описание процессов) на основании отрисованных схем, например Business Studio, Rational Rose, Elma, до самых простых и доступных, например, Draw.io
В целом, разобраться с логикой построения процессов, нотацией и программой для отрисовки сможет даже восьмиклассник за пару недель.
Максимально быстро и в полной мере освоить логику построения процессов, нотацию BPMN и ПО Draw.io поможет мой онлайн-курс «Бизнес-аналитик. Начало».
Поэтому, возможно, руководители, которые сами не до конца понимают задачи Процессного управления, нагружают бизнес-аналитика системными задачами, такими, как запросы SQL, проектирование REST API, разработка технических требований к ПО и пр.
Таким образом, мы все дальше от Бога, от фундаментального понимания и преимуществ, которое дает использование Процессного управления (Управления Процессами)
Итак,
Управление процессами в организации — это системный подход к проектированию, контролю, анализу и оптимизации бизнес-процессов с целью повышения их эффективности и результативности
Правильно, когда Процессное управление в компании осознанно опирается на какую-либо методологию, либо их комбинацию.
Методологию нужно подбирать исходя из:
— Целей компании
— Целей Процессного управления
— Выбранной Парадигмы Управления
— Функциональности (основного вида деятельности компании или ее отдельных подразделений)
Например, для производственных процессов совсем не походят методологии, которые с успехом используют ИТ-компании, а для торговых компаний малого бизнеса — производственные методологии будут избыточными.
Так, для ИТ-компаний подходят:
- Agile — Методология гибкого управления проектами, сосредоточенная на быстрой адаптации к изменениям и активном вовлечении заинтересованных сторон.
- Scrum — Agile-методология, применяемая для управления проектами, которая делит процесс на итерации (спринты) и включает регулярные встречи.
- ITIL (Information Technology Infrastructure Library) — Рамочная программа для управления ИТ-услугами, предлагающая лучшие практики для управления ИТ-процессами.
- COBIT (Control Objectives for Information and Related Technologies) — Модель управления для разработки и управления бизнес-ИТ, сосредотачивающаяся на контроле и управлении информационными технологиями.
Для производственных компаний подходят:
- Six Sigma — Методология, основанная на данных, указывающая на повышение качества процессов путем снижения вариативности и дефектов.
- Lean Management — Философия управления, сосредотачивающаяся на устранении потерь и оптимизации процессов для повышения эффективности.
- Тотальное управление качеством (TQM) — Комплексный подход к долгосрочному успеху через удовлетворение клиентов и вовлечение всех сотрудников в процесс улучшения качества.
Наиболее распространена на рынке и массово используется методология BPM
BPM (Business Process Management) — Подход, направленный на управление и оптимизацию несложных операционных бизнес-процессов.
Фокус на клиенте и ценности, которую процесс создает.
Цикл управления процессами по методологии BPM
- Идентификация процесса:
Определение границ процесса и его участников
Сбор информации о текущих процессах. - Моделирование процесса:
Создание диаграммы процесса с использованием в нотации BPMN
Моделирование различных сценариев и вариантов выполнения процесса. - Анализ процесса:
Оценка эффективности процесса (потери, узкие места).
Использование техник, таких как SWOT-анализ или 5 почему, для выявления проблем. - Оптимизация процесса:
Разработка предложений по улучшению (автоматизация, изменение потоков).
Проектирование новых рабочих процессов или модификация существующих. - Реализация изменений:
Внедрение оптимизированных процессов.
Обучение сотрудников и внедрение новых практик. - Мониторинг и контроль:
Отслеживание выполнения процесса с помощью ключевых показателей эффективности (KPI).
Использование контрольных точек для оценки прогресса и выявления отклонений. - Обратная связь и улучшение
Сбор отзывов от участников процесса.
Регулярные аудиты по исполнению процессовПостоянное улучшение на основе полученной информации (цикл PDCA – Plan-Do-Check-Act).
И все логично, правильно и хорошо, за исключением, одного простого, но самого главного: Методология BPM нацелена на проработку каждого отдельного конкретного процесса вне контекста:
- не анализируются взаимосвязи с другими процессами организации для формирования сквозных бизнес-процессов, в парадигме продуктового подхода
- не учитываются внешние факторы, возможности и угрозы
- стратегия и процессы не взаимосвязаны, нет декомпозиции стратегии на процессы и операции, когда каждое действие в любом процессе фактически влияет на достижение целей компании
Прорабатывая каждый процесс «выдернутым» из системы, получаем больше вреда, чем пользы:
- на описание процессов тратится избыточное количество времени и бюджета
- новые регламенты сложно внедряются, саботируются и в итоге «кладутся в стол»
- тотальная автоматизация не приводит к качественным изменениям, наоборот, производительность падает, за счет необходимости работать с ИТ-системами, вносить или искать в них информацию, недовольство в коллективе нарастает
- при этом финансовый результат в компании остается таким же или становится даже хуже, чем был до проекта оптимизации.
И все это потому, что подход к оптимизации выбран неверно.
BPM — это про то, как ухаживать за процессами, чтобы непрерывно повышать их эффективность, а не про радикальный скачек из точки А в точку Б, например, когда необходимо выбраться из кризиса или подготовить компанию к масштабированию и бурному росту.
BPM — это прекрасно. И обязательно должно использоваться в компаниях для поддержания порядка и развития, но исключительно в качестве поддержки после проекта оптимизации и, крайне желательно, собственным проектным офисом.
Но, несмотря на то, что проекты по BPM практически всегда оторваны от бизнес-целей и не ведут к качественным переменам в компании, айтишники с завидным упорством продолжают продавать этот этап клиентам и путать назначение бизнес-аналитиков с системными аналитиками.
Если компания хочет совершить переход на новый качественный уровень, а не просто внедрить зачем-то 1С (CRM/ERP/WMS…), нужно использовать методологии:
- Системный подход к управлению процессами — Комплексный метод, который рассматривает организацию как целостную систему, в которой отдельные процессы взаимосвязаны.
- Business Process Reengineering (BPR) — Методология, направленная на радикальное переосмысление и переработку бизнес-процессов для достижения значительных улучшений.
- Delta Plus Business Process Development (DP.BPD) — наша собственная методика реинжиниринга бизнес-процессов
Основное их отличие от BPM в том, что компания рассматривается как единое целое, анализируются и проектируются сквозные по всей компании бизнес-процессы, каждый элемент (операция) в которых нужны для достижения целей компании.
Разумеется, чтобы качественно выполнить эту работу, необходимо владение не столько техническими средствами описания бизнес-процессов, сколько понимание сквозных процессов в компании, бизнес-образование, большая насмотренность и знание Best Practics — лучших отраслевых практик. Представить, что такой опытный бизнес-технолог будет заниматься отрисовкой схем, а тем более проектированием API — странное желание.
По факту получаем, что оптимизацию процессов делают люди, умеющие рисовать схемы, а не бизнес-технологи, которые понимают, что эффективнее для бизнеса.
Поэтому, не надо удивляться, когда проект оптимизации или автоматизации приносит собственнику больше разочарования, чем пользы.
Чем мы можем быть полезны
- Проектируем сквозные процессы в привязке к целям компании Заказать
- Онлайн-курс «Бизнес-процессы для собственника компании» Заказать