Как написать должностную инструкцию: пошаговый план

Приветствую, друзья! Если вы стремитесь улучшить эффективность и систематизировать работу своего бизнеса, то вы находитесь в правильном месте. В этой статье я подробно расскажу, как создать должностную инструкцию – один из ключевых документов, необходимых для успешного управления бизнесом.

Небольшой оффтоп: Если у вас нет времени писать инструкции и вам хочется, чтобы кто-то под ключ решил вопрос систематизации бизнеса, то вы можете не читать всю эту статью и оставить заявку на систематизацию здесь. Ну а для тех, кому важно разобраться в этой теме самостоятельно, мы продолжаем.

У большинства предпринимателей должностная инструкция ассоциируется с бесполезным, излишне формальным документом, который нужен то ли налоговой, то ли трудовой инспекции – в общем, кому угодно, но не самому предпринимателю. Сразу скажу: такие должностные инструкции обсуждайте с юристами и кадровиками. Здесь мы обсудим реальную должностную инструкцию, которая нужна для эффективного ведения бизнеса, а не для разведения бюрократии.

Должностная инструкция в моей концепции – это не просто формальность, а мощный инструмент, который помогает структурировать работу сотрудников, улучшить качество их работы, минимизировать ненужные вопросы и недопонимание. Следуя рекомендациям из данной статьи, вы сможете создать именно такую должностную инструкцию, которая принесет реальную пользу вашему бизнесу.

Ранее я писал статью о регламенте и рекомендую вам также прочесть её, потому что понятие регламента и должностной инструкции очень сильно взаимосвязаны. Так в чем же разница между регламентом и должностной инструкцией?

Как правило, регламент – это документ, описывающий один конкретный бизнес-процесс. В то время как должностная инструкция – это более обширный документ, охватывающий все аспекты, связанные с определенной функциональной должностью компании. Как правило, должностная инструкция включает в себя несколько регламентов, а регламент по процессу может стать важной частью должностной инструкции.

Итак, запоминаем: регламент – это всегда про бизнес-процесс, а должностная инструкция – про функциональную должность.

Прежде чем приступить к написанию должностной инструкции, важно четко понять, какие цели мы хотим достичь и почему этот документ необходим.

У должностной инструкции, так же как и у регламента, есть три основные функции:

Упрощение адаптации сотрудников: Первая и основная функция должностной инструкции – это обучение сотрудников. Ваша задача сделать так, чтобы на обучение новых сотрудников не тратился самый дорогостоящий ресурс компании – ваше время или время ваших топов. Без должностной инструкции каждого нового сотрудника придется обучать "ртом", лично объясняя, что он должен делать. При наличии должностной инструкции обучение выглядит так: человек приходит на работу, читает инструкцию, проходит тесты, и вот у вас уже есть готовый боец. Простая и понятная инструкция помогает новому сотруднику быстро разобраться в своих функциональных обязанностях и понять, как устроена работа в компании. Это позволяет минимизировать количество вопросов и, как результат, ускорить процесс адаптации и уменьшить вовлеченность в этот процесс руководящего состава.

Регламентирование взаимоотношений между сотрудником и компанией: На первый взгляд между компанией и сотрудником установлены довольно простые взаимоотношения. Компания своевременно платит сотруднику деньги, а он в ответ качественно выполняет свою работу. Однако если не уточнить детали, то у вас и сотрудника могут быть абсолютно разные представления о нюансах ваших взаимоотношений. Должностная инструкция является некой формой договора между компанией и сотрудником. Она должна описывать все нюансы ваших договоренностей и исключать возникновение додумок и разночтений. Важно, чтобы в должностной инструкции было учтено как можно больше аспектов ваших взаимоотношений. Это помогает установить четкие взаимные ожидания между компанией и сотрудником и предотвратить недоразумения и конфликты.

Описание вашего бизнеса: Простой пример из жизни. Вы – инвестор. Вам предлагают купить две компании с абсолютно одинаковыми финансовыми показателями. Но в одной из них информация о том, как создается продукт, находится в головах конкретных сотрудников, а в другой все бизнес-процессы описаны, а на каждую должность есть должностная инструкция. В какую вы проинвестируете? Выбор очевиден, не так ли? Должностная инструкция является частью базы знаний о вашем бизнесе. Эта база знаний сама по себе имеет ценность, которую можно выразить в деньгах (вспомните пример про инвестиции). Поэтому когда вы пишите должностную инструкцию, вы не просто создаете документ, вы увеличиваете капитализацию своей компании.

Для того чтобы должностная инструкция была понятна и удобна в использовании, важно правильно структурировать её содержание. В нашей методологии должностная инструкция состоит из двух частей: основная часть и функциональная часть.

Основная часть должностной инструкции нужна, чтобы познакомить сотрудника с компанией. Она включает в себя знакомство с собственником, историей компании, рассказывает сотруднику о структуре, его месте в ней, корпоративной культуре. Эта часть инструкции объясняет, для чего существует должность сотрудника, описывает его основные цели, а также раскрывает правила того, как происходит его взаимодействие с компанией. Например, именно из этой части должностной инструкции сотрудник узнает о трудовом расписании, правилах начисления заработной платы, штрафах и премиях, а также о возможных причинах для увольнения.

Функциональная часть раскрывает бизнес-процессы, за которые отвечает сотрудник в данной компании. По сути, это сборник регламентов, описывающих эти процессы. Каждый раздел функциональной части должностной инструкции может представлять собой автономный регламент по конкретному бизнес-процессу. Вместо дублирования регламентов по процессам в должностных инструкциях, часто используются ссылки на подробные регламенты.

Функциональная часть делится на административный и основной функционал:

Административный функционал: Включает процессы, необходимые для поддержания системы управления и порядка в компании. Речь идет о таких процессах, как планерки, подготовка и сдача регулярной отчетности, ведение и анализ дашбордов и показателей.

Основной функционал: Включает функции, ради которых и существует должность сотрудника. Например, для менеджера по продажам основными функциями будут работа с лидами, проведение встреч с клиентами, ведение CRM-системы и т.д. Для сотрудника склада основным функционалом будет приемка и отгрузка товаров, проведение инвентаризаций и другие прямые обязанности. При этом и у менеджера по продажам, и у сотрудника склада в административном функционале могут быть регулярные планерки и отчетность.

Далее я более подробно расскажу, какую информацию должен содержать каждый раздел должностной инструкции.

В этой части статьи я подробнее расскажу о каждом разделе должностной инструкции, согласно структуре, которую я описал выше.

У введения есть две основных цели. Первая — объяснить, что за документ держит в руках сотрудник. Вторая — поприветствовать его в компании и объяснить, какие ожидания на него возлагаются.

Обычно введение оформляется как прямая речь от собственника компании. В этом разделе собственник своими словами приветствует сотрудника, кратко рассказывает о компании и должности, на которую пришел работать сотрудник. Это помогает создать прямую связь между собственником и сотрудником компании, а также подчеркнуть важность занимаемой сотрудником должности и мотивировать сотрудника качественно выполнять свои обязанности.

Иногда, чтобы не перегружать этот раздел текстом, мы пишем в должностных инструкциях пару предложений и записываем видеоролик, в котором собственник имеет возможность обратиться напрямую к сотруднику. Ссылка на видео добавляется в должностную инструкцию и является обязательной к просмотру.

После введения сотрудник должен получить полное представление о компании, в которой он будет работать. Этот раздел включает несколько важных элементов:

История компании: Коротко опишите процесс развития компании с момента её основания. Расскажите, как компания достигла текущего положения на рынке и перечислите основные достижения. Важно, чтобы сотрудник почувствовал гордость за компанию и понял, какие усилия были приложены для её развития.

Основные направления деятельности: Опишите, чем занимается компания, какие продукты или услуги она предоставляет и какие рынки обслуживает.

Планы и цели: Расскажите о том, как вы планируете развивать вашу компанию, какие долгосрочные цели ставите и каких целей хотите достичь в ближайшее время. Это поможет сотруднику видеть перспективы роста и мотивирует его на достижение общих целей.

Миссия и ценности: Объясните, какая миссия и ценности, помимо зарабатывания денег, лежат в основе вашей компании. Сотрудник должен понимать "про что" ваша компания помимо заработка прибыли.

Корпоративная культура: Опишите внутренние правила и нормы поведения, которые помогают поддерживать рабочую атмосферу. Иногда в этот раздел мы добавляем ссылку на регламент по корпоративной культуре компании (если он есть).

В целом, все, что содержится в данном разделе, будет продублировано и более подробно объяснено в следующих разделах. Но здесь мы даем сотруднику некое "самэри", которое должно объяснить ему, в чем заключается суть его работы.

Этот раздел может включать следующие элементы:

Этот раздел должен дать сотруднику чёткое понимание того, как будет оцениваться его работа и как часто он должен будет предоставлять отчёты о своей деятельности. Сюда можно включить следующие элементы:

Этот раздел помогает сотруднику понять своё место в общей структуре компании и узнать, кому он подчиняется и кто подчиняется ему. Включите следующие данные:

Этот раздел должен помочь сотруднику понять свой рабочий график и основные правила поведения в рабочее время.

В этом разделе мы описываем все, что касается системы мотивации сотрудника. После прочтения этого раздела у сотрудника не должно остаться вопросов относительно того, как именно будет начисляться и выплачиваться его заработная плата.

В этом разделе мы пишем основные правила работы и информацию о возможных дисциплинарных взысканиях. Важно, чтобы по итогам этого раздела у сотрудника четко сложилось понимание о том, что считается нарушением и какие последствия это может повлечь.

Я рекомендую перечислить нарушения трех уровней:

Каждая компания сама решает для себя уровень допустимого и того, что должно повлечь за собой устное предупреждение, штраф, а за что сотрудника можно уволить. Определить эти границы вы должны для себя сами. Важно, чтобы прочитав этот раздел, сотрудник очень хорошо понял грани допустимого поведения.

Напомню, что в этом разделе мы описываем процессы, необходимые для поддержания системы управления и организационной структуры в компании. Он включает в себя регламенты по административным функциям, которые должны выполнять сотрудники. Такие, как:

Регламент по проведению планерки: Обычно мы создаём общий регламент для проведения планерок в компании, следуя единому принципу. В одной из следующих статей я подробно объясню, как правильно проводить планёрку. Однако бывают специфические планёрки, которые отличаются от общепринятых, например, планёрка в отделе продаж, где значительная часть времени посвящена ролевым играм и отработке возражений. В таких случаях стоит разработать отдельный регламент для этих специфических планёрок и сослаться на него в данном разделе.

Регламент по подготовке отчетности: Очень часто отчётность в компании бывает непростой, и сбор необходимых показателей требует специфических знаний софта. В этом регламенте я рекомендую подробно описать то, какие показатели сотрудник должен собирать и как именно их нужно собирать. Кроме того, в этом регламенте можно описать и периодичность подготовки отчетности.

Регламент по другим административным процессам: На самом деле вариантов административных процессов очень много. Вы можете составить регламенты о том, как организовывать встречи с другими отделами или записываться на приём к руководителю. Также здесь можно описать взаимодействия с "горизонтальными отделами", которые взаимодействуют или контролируют работу всех других отделов, такими как HR-отдел или отдел контроля качества.

Напомню, что этот раздел состоит из регламентов тех процессов, ради которых сотрудник и был принят на работу — поэтому этот функционал и называется основным. Этот раздел должен представлять собой сборник регламентов о том, как сотруднику выполнять те или иные процессы. У меня есть отдельная прекрасная статья о том, как создать регламент по процессу, поэтому я не буду повторно акцентировать на этом внимание в данной статье.

В этой статье я постарался рассказать вам о том, что такое должностная инструкция и какие задачи она может решить в вашей компании. Следуя рекомендациям из этой статьи вы сможете сами написать хорошую должностную инструкцию для своих сотрудников.

А если у вас нет времени заниматься созданием и внедрением должностных инструкций, и вам нужна помощь в развитии вашего бизнеса, моя команда "Бизнес в стиле рэп" всегда готова прийти на помощь. Мы занимаемся систематизацией бизнеса, в том числе написанием регламентов и должностных инструкций, а также помогаем организовать их корректное внедрение.

Оставить заявку можно здесь!

До связи!