Найти корень проблемы и привести к результату: как бизнес-консультант может помочь бизнесу
Здравствуйте! Я — Юлия Комарова, бизнес-стратег, психолог и эксперт в сфере управления. Более девяти лет я помогаю руководителям решать сложные ситуации в бизнесе и находить причины кризисов и выходить из них.
Я часто наблюдаю, как предприниматели и управленцы оказываются в ловушке рутины и с головой погружаются в операционные процессы, забывая о главном — стратегии, росте и собственном развитии
Руководители обращаются ко мне с тревогой и недоумением: почему они вкладываются в компанию на 100%, а бизнес все равно буксует?
Самый частый запрос звучит примерно так: «Я знаю, что мне нужно что-то изменить, но не знаю, что именно». В этом случае моя задача как бизнес-консультанта в том, чтобы помочь управленцу увидеть корень проблемы, составить четкий план действий и привести к результату.
В этой статье расскажу, почему руководителям сложно обнаружить проблемы в бизнесе в одиночку, и как бизнес-консультант может качественно улучшить работу компании и жизнь собственника.
Почему управленцу трудно в одиночку справляться с кризисами
Руководители, особенно неопытные, часто погружаются в операционку. Из-за этого им просто некогда думать о росте компании и строить стратегические планы. Текучка мешает им объективно оценивать состояние бизнеса, чтобы понимать, в каком направлении все-таки развиваться.
У моего клиента, руководителя маркетингового агентства, была похожая ситуация: он не мог заключить дополнительные контракты с заказчиками, потому что в компании не было на это финансовых, временных и кадровых ресурсов.
Как руководитель был полностью погружен в операционку — без него не принималось ни одно решение. При этом он не мог нанять еще работников, чтобы увеличить производственные объемы, потому что ФОТ был ограничен.
Клиент жалел об упущенных контрактах, не хотел их терять, но и предложить им ничего не мог, поэтому оттягивал разговор с потенциальными клиентами. В этих переживаниях ему приходилось откладывать консультацию и со мной.
В подобной кризисной ситуации важна объективная внешняя оценка, которую может дать бизнес-консультант. Благодаря опыту работы с другими руководителями и бизнесами, он видит проблемы компаний со стороны и помогает владельцам выйти из кризисного положения.
Консультант не только говорит о проблемах и источниках их появления, но и предлагает способы их решений. Его основная миссия — помочь руководителю управлять ситуацией, а не быть ее заложником.
В ситуации с клиентом 2,5 часа консультации со мной привели к положительным и эффективным результатам. Мы вместе разобрались, как можно оптимизировать бизнес-процессы, вывести руководителя из операционки и найти свободные ресурсы для работы с новыми заказчиками.
Из основного:
- с помощью CRM-системы автоматизировали часть задач: аналитику, отчетность, финансовые выгрузки, воронку продаж;
- перераспределили обязанности с учетом сокращения ручного труда;
- регламентировали основные задачи команды через четкие инструкции, листы адаптации, чек-листы.
В результате изменений компании удалось заключить два прибыльных контракта, каждый из которых стал приносить бизнесу по 230 тысяч рублей ежемесячно без увеличения штата.
С какими запросами работает бизнес-консультант
Как правило, бизнес-консультант анализирует деятельность компании и предлагает структурные и стратегические решения для достижения бизнес-целей. Основная задача — облегчить жизнь управленцу и помочь ему сосредоточиться на росте бизнеса, а не погружаться в операционку.
Чаще всего в своей работе я вижу такие запросы:
«Не могу четко поставить задачу, приходится постоянно переделывать все самому». Руководители с таким запросом не владеют бизнес-инструментами и сами создают себе барьеры, когда осознанно вмешиваются в операционку. Это приводит к тому, что бизнес «тормозится» и его невозможно масштабировать — ни в объемах, ни в прибыли. В этом случае я обучаю их управлять командой — как не вникать в текучку, а сосредоточиться на стратегии и развитии.
«Все время всех контролирую, потому что попадаются безответственные сотрудники. Из-за них приходится погружаться в операционку». Руководители с таким запросом разбираются в бизнес-инструментах, но испытывают какие-то внутренние страхи делегирования. В этом случае мы разбираемся с управленческим мышлением и психологическими барьерами.
«В компании нет структуры и не выстроены бизнес-процессы. Действую как слепой — в темноте и хаосе». Когда в компании нет четкой иерархии, руководитель вынужден по умолчанию включаться в операционку, потому что все согласования идут через него, в команде нет ответственных, все спорят и конфликтуют. В этой ситуации моя задача — разобрать этот хаос и превратить его в работающую структуру.
Сюда входят разные действия: поиск неэффективных звеньев в оргструктуре, распределение зон ответственности, наем и увольнение персонала, регламентирование должностных обязанностей в штате и многое другое.
«Хочу ускорить выполнение рабочих задач и минимизировать ручной труд, но не понимаю как». Многие руководители готовы к автоматизации бизнес-процессов, но у них на это просто не хватает времени и знаний: что автоматизировать, какие цифровые инструменты применять, как их внедрить без ущерба рабочим процессам.
Благодаря опыту в автоматизации, я могу предложить индивидуальные решения, которые минимизируют ручной труд и ускорят принятие решений.
Начать можно с малого: выписать все задачи, выполнение которых тормозит рабочие процессы, и подумать, что из этого списка можно облегчить.
Например:
-много времени уходит на подсчет и выплаты работникам? Внедряем автоматизированную систему финансового учета и аналитику;
-пугает текучка кадров и процесс адаптации нового сотрудника каждый раз с нуля? Разрабатываем с помощью текущего сотрудника листы адаптации, должностные инструкции и регламенты, которые помогут новому члену команды быстрее погружаться в рабочие процессы без контроля руководителя.
«Подрядчики постоянно косячат — где найти добросовестных?». Часто эта проблема возникает из-за неверной постановки задач, которая может привести к потере времени, денег и отсутствию результата. В этом случае бизнес-консультант учит руководителя и его команду эффективной методике постановки задач — формулировать, какой конкретно результат ожидает получить бизнес.
Когда обе стороны понимают, что должно получиться на выходе, то повышается прозрачность процессов, растет скорость и точность выполнения работ.
В моей практике была ситуация, которая ярко иллюстрирует важность понимания задач всеми сотрудниками и правильности передачи ее подрядчику.
Что произошло. В компании, где я проводила аудит, подрядчик — IT-разработчик, в течение восьми месяцев создавал и внедрял новую систему программного обеспечения. Стоимость подрядных работ оценивалась в 700 тысяч рублей.
На момент приемки работ выяснилось, что большая часть IT-инструментов, разработанных подрядчиком, не только не решала задачи бизнеса, но и могла быть легко реализована внутри компании за пару часов без привлечения стороннего разработчика силами штатных IT-специалистов.
Почему так произошло?
Проблема была в неправильной постановке задачи бизнес-аналитиком, который выступал посредником между подрядчиком и руководителем. Поскольку он сам не разобрался в том, какой результат ожидает бизнес, то поставил неточные задачи IT-подрядчику.
В итоге получился результат, который никому не был нужен. Стоит ли говорить, что это привело к потере времени и огромным, бессмысленным финансовым затратам.
Как в итоге решили проблему. Я задала несколько простых вопросов бизнес-аналитику и руководителю и поняла, что проблема была не в сложности самой задачи, а в её неправильной постановке и непонимании образа конечного результата. В течение часа мы нашли решение, которое, как выяснилось, можно было реализовать без помощи сторонних IT-специалистов.
Плюсы работы с бизнес-консультантом
Работа с бизнес-консультантом дает руководителю несколько важных преимуществ, которые невозможно получить только за счет внутренних ресурсов компании. Можно выделить как минимум четыре плюса:
1. Независимое мнение со стороны. Обычно руководители действуют или интуитивно, что не гарантирует результат, или советуются с другими управленцами. В последнем случае субъективное мнение одного или нескольких коллег сложно применить к своей ситуации и выбрать оптимальный вариант.
Как бизнес-консультант я объективно анализирую конкретную ситуацию клиента. Моя задача — помочь собственнику бизнеса, который будет принимать решения во благо компании, а не потому, что «так ему сказали другие управленцы».
2. Опыт работы с аналогичными кризисными ситуациями. Я работаю с большим количеством управленцев и применяю подходы, которые доказали свою эффективность. Также я всегда обращаю внимание на психологическое состояние руководителя. Кризисы у собственника и бизнеса требуют разных подходов, и в первую очередь надо помочь управленцу: выровнять его состояние, и только потом начинать думать о бизнесе.
3. Специальные знания. Я смотрю на бизнес через призму сразу нескольких областей: финансов, маркетинга, стратегического планирования, продаж, работы с персоналом, автоматизации, мышления собственника. Понимание всей системы управления компанией помогает решать проблему комплексно.
4. Свежий взгляд и заряд энергии. Часто управленцы глубоко вязнут в текущих проблемах и не видят элементарных способов их решения. Бизнес-консультант — это как глоток свежего воздуха, который направляет, открывает новые возможности для развития и поддерживает на каждом этапе изменений.
Заключение
По опыту могу сказать, что многие управленцы так закапываются в операционке, рутине и каких-то психологических внутренних установках, что совсем забывают о своем первоочередном статусе — быть руководителем.
И моя ключевая задача как бизнес-консультанта в том, чтобы научить собственников стратегическому видению, выдернуть их из рутины, поделиться практическими знаниями, выровнять их психологическое состояние и помочь перестроиться с позиции исполнителя на позицию управленца.
Оказывать высокий клиентский сервис и ориентироваться на результат своих клиентов — моя жизненная позиция, которой я всегда придерживаюсь в работе. Меня ничего так не вдохновляет, как процесс их обучения, роста и становления