Акты сверки можно отправить контрагентам в 2 клика
Материал опубликован 21.12.2022 года в "Экономической газете"
Программа «ЭДиН:Электронные акты сверки» позволяет отправлять электронные документы с мгновенной и гарантированной доставкой вашим контрагентам.
В декабре компании проводят инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженностей. Согласно Закону о бухгалтерском учете и отчетности срок проведения годовой инвентаризации – не ранее 1 декабря. Это означает, что многие организации уже приступили к проверке расчетов с дебиторами и кредиторами, а также других обязательств.
Порядок проведения инвентаризации закрепляется в учетной политике организации, а основанием для ее начала является приказ руководителя.
Форма акта сверки может быть абсолютная любая
Составленный акт сверки должен подписать директор компании. Обычно в нем предусмотрена также подпись главного бухгалтера для подтверждения указанных в акте сведений.
Для придания акту сверки юридической силы в него вносятся сведения о договорах и первичных учетных документах, на основании которых возникла задолженность.
Отправить акты сверки всем своим контрагентам в декабре непросто. Процесс выглядит следующим образом: акты сверки необходимо сформировать, распечатать, подписать у директора. Далее их надо отправить почтой контрагенту и получить подписанный обеими сторонами акт сверки. После этого документы нужно где-то хранить.
Давайте на минуту представим, что это компания, которой предстоит отправить 1000 актов сверки. Бухгалтерия будет заниматься только этим весь декабрь, январь и даже, возможно, февраль. Все это приводит к неразберихе, которая негативно сказывается на загрузке бухгалтерии, других сотрудников и эффективности работы организации в целом.
Есть готовое решение
– Время не стоит на месте, и во многих сферах нашей жизни появляются продукты, которые облегчают рутинные задачи. Уже сегодня есть решение, которое позволяет автоматизировать процесс отправки актов сверки прямо из программы 1С:Предприятие и сделать это в два клика.
Наш продукт «ЭДиН: Электронные акты сверки» – это программа, которая в автоматическом режиме формирует акты сверки и направляет их контрагентам независимо от того, где они расположены. Таким образом, вы сможете доставлять свои документы в электронном виде компаниям, где бы они ни находились. Они смогут в ответ принять ваш документ, подписать его или предложить свои корректировки. Вы узнаете об этом в течение нескольких минут и сможете решить, что делать и как поступить.
Что дала бухгалтерии автоматизация работы с актами сверки с контрагентами? Спросим у пользователей
– Мы давно задумывались над тем, как автоматизировать достаточно простую, но трудоемкую процедуру выставления и подписания актов сверки. До недавнего времени о полной автоматизации работы с актами в принципе не приходилось говорить. Затем появились некоторые решения от разных поставщиков. По результатам обсуждения в команде мы выбрали компанию ООО «Электронные документы и накладные» и сервис ЭДиН.
Что мы предприняли:
- В нашу базу 1С был установлен модуль ЭДиН: ЭДО для 1С, который позволяет нам работать из своего привычного интерфейса программы 1С:Предприятие.
- Пригласили контрагентов к обмену, причем прямо из 1С, используя сервис приглашений: любой контрагент (наш или нашего клиента), перейдя по ссылке, видит документ и может подписать его с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). Это не требует установки специального программного обеспечения и оплаты.
- Сформировали акты сверки (только у нас их порядка ста плюс клиентские).
- Пакетно выбрали и нажали кнопку «Подписать и отправить».
- Все акты сверки, подписанные ЭЦП директора компании, были направлены контрагентам за доли секунды.
- Для нас либо для нашего клиента статус документа прямо в 1С меняется на «Подтвержден», что означает факт подписания электронного акта сверки с двух сторон.
Что мы получили в результате автоматизации:
- Экономию денег на покупке бумаги, заправке принтера, а главное – экономию времени наших специалистов.
- Когда мы отправили акты сверки, в программе 1С по ним проставился статус «Документы выгружены». Нам это дало понимание того, что электронные документы гарантированно находятся у наших контрагентов.
- Оперативно, своевременно и корректно подписанные электронные акты сверки с нашими контрагентами.
- Надежное хранение электронных документов с использованием архива электронных документов».
Посмотреть, как работает продукт «ЭДиН:Электронные акты сверки» можно на вебинарах компании ООО «Электронные документы и накладные», которые проходят каждый четверг с 11:00 до 12:00. Записаться можно по ссылке.
Оставьте рутинные процессы сервису, который поможет их автоматизировать!