Кто ответственен за отсутствие подписи в электронной накладной со стороны грузополучателя?
Скорость обработки документов, участвующих в ЭДО, гораздо выше, чем в традиционном документообороте. Это значит, что подпись в электронных накладных можно получить буквально за секунды и после этого не нужно ждать, пока документ привезет курьер. Однако, что делать, если грузополучатель не спешит подписывать накладную и какая ответственность накладывается на грузоотправителя?
Сферы обязательного использования ЭН
В законодательстве РБ существуют четкие регламенты по отношению к использованию электронных накладных, которые стали постепенно вводиться с 2021 года. Именно тогда маркировка товаров стала обязательной. Согласно постановлению №940, электронные накладные следует использовать в таких случаях:
- При обороте товара, который промаркирован незащищенными средствами идентификации, необходимо применение электронной накладной. В ней должны быть указаны все данные о СИ (средство идентификации). Под СИ понимают уникальную последовательность символов в машиночитаемой форме, которая используется для идентификации товаров. Внешний вид СИ может быть разным: запись на радиочастотную метку, штрихкод или другая технология автоматической идентификации. Незащищенные СИ наносятся на товар/упаковку и не содержат средств защиты от подделки.
- Использование электронных накладных обязательно в случае оборота ряда товаров, перечисленных в постановлении Совмина №250. К ним относят товары, сведения об обороте которых подлежат прослеживаемости или же являются предметом информационного взаимодействия с государствами-членами ЕАЭС.
Если приобретать, хранить, использовать в производстве, реализовывать или транспортировать без ЭН, это влечет административную ответственность. С начала 2023 года работают контролирующие органы, которые составляют протоколы об административных правонарушениях, связанных с отсутствием:
- сопроводительных документов;
- документов, которые подтверждают приобретение или отпуск товаров для реализации.
Также существует ответственность, если документы поддельные или в них указана информация, не соответствующая действительности.
Грузополучатель не подписал ЭН: что делать?
Электронная накладная имеет юридическую силу и считается завершенной в таких случаях:
- документ подписан ответственными лицами участников ЭДО;
- документ передан и получен с помощью EDI-провайдера.
Таким образом, если документ составлен и подписан грузоотправителем, передан через провайдера, но не подписан грузополучателем, не будет считаться окончательно сформированной. Чтобы это произошло, необходима обратная подпись и передача через провайдера. В правовом документе на счет фиксации провайдером момента создания ЭН есть четкое указание.
Таким образом, если грузополучатель не подписал накладную, но использует полученный товар, это приведет к административной ответственности для него. Грузоотправитель в данном случае не несет никакой ответственности. Однако при этом он должен убедиться, что электронная накладная корректно составлена и в ней отсутствуют ошибки. Если обнаружена ошибка, тогда накладную нужно скорректировать согласно нормам законодательства.
Процедура корректировки электронной накладной
Изменение ЭН возможно максимум до 10 рабочих дней с момента ее получения.
Для этого грузополучателю нужно сделать следующее:
- составить уведомление о необходимости изменений/дополнений накладной;
- подписать уведомление с помощью ЭЦП;
- направить уведомление грузоотправителю через провайдера;
- сохранить уведомление в электронном виде.
После получения уведомления грузоотправитель должен сделать следующее:
- проверить подпись получателя;
- сформировать извещение о получении уведомления;
- подписать извещение электронной подписью;
- передать извещение отправителю через провайдера;
- сохранить уведомление получателя и извещение о получении уведомления;
- отменить накладную, которая требует изменений;
- создать новую накладную с учетом изменений;
- передать получателю новую накладную.
В заключение нужно сказать, что вся ответственность за не подписанную накладную перекладывается на грузополучателя. Если же ЭН не будет подписана в течение 10 рабочих дней, тогда провайдер отменяет ее автоматически.
Важно!
Если вы хотите в своей организации наладить электронный документооборот с надежным провайдером, тогда воспользуйтесь услугами сервиса ЭДиН. Запишитесь на консультацию, чтобы узнать подробности.
Контакты:
Сайт ЭДиН ("Электронные документы и накладные"): edn.by
Личный Телеграм Веры Куницкой