Как автоматизировать работу HR-специалиста в Битрикс24
В данной статье мы поделимся с вами готовыми решениями для успешного найма персонала. Наша цель - сделать работу HR-специалистов более прозрачной, эффективной и приятной.
Мы рассмотрим, как использовать автоматизацию в Битрикс24 для улучшения HR-процессов.
Для кого эта статья полезна?
- владельцам небольших компаний, которым приходится самостоятельно искать новых сотрудников;
- организациям, где набор сотрудников проводится регулярно и требуется оптимизация этого процесса;
- тем, кому хочется оценить эффективность работы своего HR-отдела.
Порядок и оптимизация рутины - неотъемлемая часть успешного ведения бизнеса. Битрикс24 представляет собой не только CRM для отдела продаж, но и мощный инструмент для решения различных бизнес-задач.
Для чего это нужно?
Представьте себе обычную ситуацию: руководство отдела кадров получает задачу - найти новых сотрудников. HR-специалист начинает действовать быстро: размещает вакансии на hh.ru, обращается к знакомым, делает посты в социальных сетях. Ответы кандидатов приходят из разных источников: кто-то пишет на почту, другие - в сообщения Telegram.
С появлением большого числа кандидатов начинается неразбериха:
- некоторые не выполняют тестовые задания, им приходится напоминать об этом, так как выбор среди выполнивших задание ограничен;
- некоторым отвечают сразу, а другим приходится долго ждать, про каких-то кандидатов вообще забывают;
- назначение собеседований также вызывает проблемы: иногда их отменяют из-за несогласования с руководством, а кандидаты могут уйти к конкурентам из-за долгого ожидания.
Благодаря внедрению системы Битрикс24 в работу процесс найма становится более организованным, а работа отдела кадров - эффективной. Многие проблемы как для HR-отдела, так и для руководства компании находят свое решение.
Основные процессы управления кадрами
В каждой компании существуют основные процессы управления кадрами, которые могут иметь некоторые особенности, но в целом они схожи.
Вот основные из них:
- поиск и подбор персонала;
- оценка возможностей и развитие сотрудников;
- учет кадров и управление их карьерой;
- оформление различных документов, связанных с наймом, увольнением, отпусками, декретным отпуском и так далее.
С чего начать автоматизацию процессов управления персоналом?
Наша цель - автоматизировать работу с персоналом в Битрикс24, чтобы сократить время на найм сотрудников, создать удобную платформу для взаимодействия HR-специалистов и сотрудников, а также сделать процесс адаптации и обучения более современным и комфортным.
Чтобы оптимизировать работу с кадрами в системе Битрикс24, мы предлагаем следующие рекомендации:
- Создавайте страницы для рекрутинга, откуда данные сразу попадают в специальную CRM-воронку HR.
- Настройте интеграцию с популярными ресурсами для поиска кандидатов, такими как hh.ru.
- Автоматизируйте отправку писем, SMS и сообщений в мессенджерах в зависимости от этапа движения кандидата по воронке.
- Эффективно планируйте время собеседований и используйте функционал задач для контроля процесса.
- Массово отправляйте сообщения отфильтрованным кандидатам.
- Анализируйте результаты работы воронки и постоянно совершенствуйте ее, а также внедрите систему KPI для HR-специалистов.
- Создавайте, отправляйте и храните предложения о работе и детали взаимодействия с кандидатами.
- Используйте шаблонные задачи с чек-листами для процесса найма, чтобы ничего не упустить.
- Обеспечьте горячий прием новым сотрудникам, даже если вы не в офисе. Сделать это можно с помощью автоматических задач с видео, буклетами и ссылками на базу знаний.
- Мотивируйте и обучайте персонал с помощью возможностей Битрикс24.
Автоматизация найма через Битрикс24
Получение заявок от кандидатов
Первым шагом следует оптимизировать процесс приема заявок. Обычно работодатели публикуют объявления о вакансиях на своем сайте, в социальных сетях или используют онлайн-рекламу для привлечения потенциальных кандидатов.
В этом случае лучше всего воспользоваться лендингом с вакансией, в который встроена CRM-форма. Также можно создать лендинг на базе Битрикс. Если вы хотите использовать другой конструктор лендингов, включая Тильду, то не беда. Битрикс можно интегрировать с любыми сайтами и формами.
Для оперативного взаимодействия с кандидатами рекомендуется установить на странице инструмент "Открытые линии". Это ответ Битрикс24 чат-ботам и онлайн-консультантам.
С их помощью вы сможете:
- настраивать очередность ответов для каждого сотрудника;
- перенаправлять запросы другим сотрудникам;
- создавать заявки прямо из диалога с автоматической загрузкой всех сообщений;
- настраивать автоматические ответы для различных сценариев;
- создавать шаблоны для стандартных ответов.
Интеграция с hh.ru
Интеграцию с hh.ru можно осуществить через API или используя готовое приложение для Битрикс24. Приложение дает доступ к списку актуальных вакансий и анкетам откликнувшихся кандидатов. С его помощью можно автоматизировать обработку откликов и получать подробную статистику по каждому сотруднику отдела кадров.
Настройка воронки для HR
Представим вам два варианта реализации реальных процессов.
В первом примере у нас есть воронка подбора персонала, разработанная нами. Она состоит из этапов: "отклики на вакансии", "первичный скрининг", "прохождение опросника", "отправлены инициатору", "назначено собеседование" и так далее.
Каждый кандидат на вакансию связан с соответствующей вакансией, на которую он претендует. Для каждой вакансии есть список всех кандидатов с информацией по ним в табличном виде, а также отображается текущий этап работы.
Во втором примере у нас есть воронка по работе с вакансиями. Она включает этапы: "согласование заявки", "заявка для публикации", "подбор персонала", "вакансия закрыта неуспешно", "вакансия закрыта успешно".
Настроенная HR-воронка для подбора персонала позволяет нам оценить эффективность процесса найма в компании. Она помогает выявить возможные проблемы на различных этапах. Например, понять почему кандидаты не доходят до собеседования или отказываются от предложения о работе.
Также важно настроить воронку для работы с вакансиями, чтобы оценить эффективность работы HR-менеджера, например, скорость обработки обращений от кандидатов.
Для успешной работы HR-воронки важно, чтобы она отражала реальные процессы найма в вашей компании. Проведите опрос среди специалистов по найму, чтобы точно определить требования к разработке.
Вовлекайте тех, кто будет использовать новую систему, и вы удивитесь, насколько легко будет ее внедрить!
Автоматизация
Существует множество возможностей для автоматизации и оптимизации работы HR-отдела. Вот несколько примеров типовых сценариев:
- Система автоматически отправляет письма или сообщения кандидатам в зависимости от стадии процесса. Например, уведомление о приглашении на собеседование.
- Система автоматически назначает задачи или отправляет уведомления сотрудникам HR-службы. Например, "обработать заявку кандидата", "пригласить на собеседование", "получить решение руководителя".
- Подключение телефонии для записи и сохранения всех звонков с кандидатами, доступ к которым будет предоставлен в их контактной карточке или сделке.
- Создание новых сущностей, таких как джоб-офферы на фирменном бланке компании с автоматической генерацией текста на основе данных из карточки сделки кандидата.
База знаний
В Битрикс24 новые сотрудники могут легко получить доступ к обширной базе знаний компании прямо на корпоративном портале.
База знаний - это справочник, где сотрудники могут найти всю необходимую информацию для работы: подробные сведения о компании, список используемого программного обеспечения, внутренние регламенты, график работы, формы отчетов, а также полезные советы.
Стоимость
Направление сделок в Битрикс24 и их автоматизация - 66 000 рублей.
В эту сумму включено:
- Интервью для выявления потребностей и разработки концепции, которая будет согласована с вами.
- Создание HR-воронки с настройкой стадий и предоставление стандартной аналитики по каждой стадии.
- Предоставление инструкции для сотрудника HR по использованию системы.
В рамках автоматизации мы предлагаем:
- Назначение автоматических задач или уведомлений для сотрудника HR, таких как "обработать заявку кандидата", "пригласить на собеседование" и "получить решение руководителя".
- Отправка автоматических уведомлений кандидатам по электронной почте или SMS в зависимости от стадии сделки. При этом включается возможность подключения SMS-службы с дальнейшей оплатой за каждое отправленное сообщение.
Готовы оптимизировать свои бизнес-процессы?
Обращайтесь к нам в iTrack. Давайте разработаем индивидуальное решение для вашей компании!