Почему тендеры в event сфере часто не дают результата, на который вы рассчитываете?

А вместо "Дешевле" и "Лучше" есть высокий шанс получить дорогое и плохого качества.

Я недавно зачем-то полез в тендер на креатив и реализацию, где клиент не озвучивал бюджет. Меня уговорил сам клиент и тут моя ошибка - я воспринял эту работу, как помощь людям, попавшим в сложную ситуацию.

Всё, как всегда – мы разработали и оформили полноценную концепцию, смету, 5 альтернативных вариантов проведения, собрали подборку по площадкам и сувенирной продукции, я провёл за две недели 6 часов в скайпе и зуме с представителями компании. Мы были явными лидерами и по словам HR отдела лучше всех поняли потребности компании, да и готовы были провести мероприятие по постоплате.

Но представители клиента удалились на недельное совещание, и в итоге я получил такое письмо:

"…Нам очень понравилось твоё понимание «достаточного качества» и нашей специфики (это то, что многим компаниям не достаёт). И все же, мы приняли решение в пользу другого поставщика. Мы решили взять проверенного провайдера (того, с кем ранее работали)..."

Что-ж, на этот тендер я сам согласился.

Поясню:

Я не против тендеров в принципе! Я сам их провожу! Но есть разные способы их организовать. Я стараюсь не участвую в таких, где не озвучивают бюджет и объединяют конкурс на идеи (креатив), плюс конкурс на реализацию, в один пул работ.

Действительно, достаточно часто клиенты не открывают бюджет предстоящего события.

Чего вы боитесь? Никто из участников тендера не составит смету ниже бюджета?

Или вы хотите "посмотреть варианты идей", а также узнать политику ценообразования на рынке?

В результате подобных тендеров без бюджета вы получаете "перекреатив" и историю "Пальцем в небо" - концепцию и смету: "лишь бы выиграть, а потом разберёмся". По факту, от части этого "перекреатива” придётся отказаться - не в бюджете. Либо, с высокой вероятностью, сначала будет "дешевле", а потом возникнут "дополнительные расходы".

Такой "футбол" - он кому нужен?

Но на данной стадии клиенту все это уже не важно - главное, что формально конкурс вроде как был. Трубы же мы так закупаем. Почему, с мероприятиями должно быть иначе?

Как донести до заказчиков, что такие истории приводят не только к выгоранию команд агентств? В “неправильный” тендер, клиент закладывает проблемы и для себя самого. Какие?

Помимо того, что вы как клиент тратите свои ресурсы, время, которое могли бы потратить на свою компанию. Организовывая одновременно конкурс на креатив и реализацию вы должны осознавать, что подрядчик, который круто придумывает, не всегда лучший реализатор. Одни агентства хорошо креативят, но реализуют хуже. А другие - наоборот. Безусловно, есть немногие, кто и то, и другое делают хорошо.

Затем вы собираете таких разных участников в тендер? Все они начинают играть в одну игру: “Выиграй и в креативе, и в реализации одновременно”.

На практике заказчику нравится креатив от одного, а уверены в реализации от другого. “Да и вообще - реализацию оставим тем, с кем уже раньше работали, кого знаем". Менять его есть смысл только в случае серьёзного факапа. В итоге, каждый из участников многочисленных тендеров проигрывает то в части креатива, хотя силен в реализации, либо проигрывает в реализации, будучи крутым креатором.

Тендеры “креатив + реализация” приводят к тому, что все агентства-участники постоянно вкладываются в многочисленные тендеры немалыми деньгами и временем, но проигрывают на 1 из 2 этапов.

У заказчика на выходе несколько “бесплатных” идей (креативов). Реализацию тоже никому - можно отдать прошлому, проверенному исполнителю. “Всем спасибо - все свободны”. Вот модель многих тендеров.

А те агентства, которые своим “конвейером” стараются “перемалывать” большие объёмы, все расходы, понесённые в проигранных тендерах, закладывают в проекты следующих клиентов - там, где тендер удалось выиграть. Иначе для агентств, «играющих в тендеры» постоянно, рентабельность была бы под большим вопросом. А теперь, когда event признан одной из индустрий, наиболее пострадавших от пандемии - так и подавно.

Так растёт себестоимость, а на выходе стоимость услуг на рынке. И она уже изначально завышена для всех клиентов. Даже для тех, кто проводит справедливые тендеры, а не “всем спасибо - свободны!”

Заказчик говорит: “Не будет конкуренции - не будет лучшего качества и лучшей цены”. В случае тендера “И швец и жнец и на дуде игрец” (креатив+реализация) вы редко когда получите эксперта с глубокой специализацией в своём направлении. Скорее “среднячка”, который “согласен на все - лишь бы выиграть”. Особенно в условиях кризиса, жёсткой конкуренции и демпинга в event сфере.

Что такое справедливый тендер с точки зрения ивент? В котором, к вам-заказчику, через реальную конкуренцию, придут лучшие.

• Клиент не боится озвучивать бюджет, даже если он предварительный, чтобы не было “угадайки” и идей “пальцем в небо”.
• Когда тендер на креатив и на реализацию, проводится не в одном конкурсе, а отдельно друг от друга, чтобы классные креаторы конкурировали с еще более классными. А крутые реализаторы сразились в своей углубленной специализации. Когда в конкурсе соревнуются профи с углубленной специализацией в своём деле, победителем становится действительно лучший в этой сфере.
  

Именно такие тендеры я провожу сам, и именно в таких я готов участвовать.

Именно так я собираю команду под проект из экспертов, которые круто разбираются именно в своём направлении.

Поэтому, я ПРОТИВ конкурсов на лучшего “режиссёра шоу, с умением креативить в кейтеринге, немного знающего как монтировать конструкции, с учётом компетенцией в пиротехнике, для организации классной полосы препятствий”. Мне в проект нужны те, кто за долгое время в своей сфере успел съесть собаку, кошку, мышку, бабку, дедку и репку. А не откусил от каждого по небольшому кусочку.

В агентстве креативщик и реализатор — это в большинстве своём разные люди. Так какая разница, будут ли эти люди сидеть в одном агентстве или в разных? Если лучшие сидят в разных компаниях, городах, странах, не нужно все компетенции валить в 1 кучу. Лучше их разделить по направлениям и в каждом устроить конкурс на лучшего. Лучшего в СВОЁМ направлении.

И если к прошлому подрядчику есть доверие, уверенность и спокойствие, он знает и понимает вашу компанию, тогда в чем смысл устраивать тендер и выходить из зоны комфорта?

Подрядчики давно говорят клиентам: "Вы знаете, как мы работаем, мы знаем ваши мельчайшие нюансы. Вы уверены, что в этом случае вам нужен тендер?" А если в какой-то из областей вам нужен новый исполнитель, не играя “в темную”, озвучьте бюджет, разделите конкурс на креатив и реализацию, заплатите победителю в креативе за его идеи и реализуйте их с тем, кого считаете лучшим исполнителем - новым или старым. Без “бесплатных идей”, без “обещать не значит жениться”, с открытой партнерской позицией.

Просто клиент зачастую видит только свои боли. Но из-за незнания болей индустрии событий, вы, к сожалению, получаете не то, чего ожидали.

Если мы будем готовы слышать честную, открытую позицию друг друга, тогда:

• Не будет выгорания команд после “бесплатного” креатива.
• Не будет скрытых комиссий агентств.
  
• Не будет завышенных в итоге цен по рынку.
  
• Не будет историй, когда клиенты в панике звонят: “Женя, спаси проект - у нас люди выиграли тендер, но не знают, как реализовать то, под чем подписались.”
  

Давно пора починить тендеры, которые не работают и суммировать экспертности вместо того, чтобы делать “борщ с вареньем”.

Да, разнести тендеры по разным направлениям — это дольше по времени. Зато и результат для всех будет лучше. Сам давно уже практикую работу с узкими специалистами, в каждом из направлений.

#Producer #EventProject #event #маркетинг #ивент #pr

Не пропустите волнение! Заходите на мой Telegram-канал «Ивент & Дроны» прямо сейчас и присоединяйтесь к нашему постоянно растущему сообществу увлеченных исследователей. Вместе создадим более яркое и увлекательное будущее! 🚀🎉 #ПростоДелаем#ЕвгенийШаповал #ШаповалЕвгений