Организация тендерного отдела: что необходимо знать новичкам?

С одной стороны, сегодня конкуренция в бизнесе становится все более ожесточенной, с другой – для малого бизнеса открывается все больше перспектив. Например, возможность участия в государственных тендерах. Даже если вы – владелец небольшой компании, то можете войти в эту нишу благодаря современным технологиям. Раньше казалось, что бюрократические сложности на этом пути под силу одолеть только крупным компаниям с большим штатом тендерных специалистов. Сейчас даже компания с минимальным количеством сотрудников может начать зарабатывать, пользуясь широким функционалом современных поисково-аналитических систем по управлению тендерами.

Марина Власенко, основатель “Академии тендерных продаж”, делится секретом – как малыми ресурсозатратами выстроить тендерную работу на уровне крупных компаний.

Досье

Марина Власенко - основатель «Академии тендерных продаж», бизнес-консультант с опытом работы в тендерных продажах более 14 лет.

Образование: финансы, закупки (44-фз, 223-фз, корпоративные, коммерческие), продажи, систематизация бизнеса, внедрение тендерных бизнес-процессов в CRM.

Начинала свою деятельность в роли заказчика в министерстве спорта Ростовской области, затем работала со стороны поставщика в корпоративном бизнесе, 2 года руководила компанией по оптовой торговле цветным металлопрокатом, является учредителем консалтинговой компании в России, обучает специалистов и бизнесменов по собственной методологии.

Опыт организации тендерных отделов, оптимизации и автоматизации тендерных бизнес-процессов, работает со сложными ситуациями (арбитражи, ФАС, недобросовестные конкуренты / заказчики).

Отчеты Министерства финансов демонстрируют, что рынок государственных закупок неуклонно растет с каждым годом. Тендерных процедур становится все больше, увеличивается число заключаемых контрактов, растет объем рынка. Иными словами, в государственных закупках становится все больше денег и возможностей для предпринимательства.

Сегодня для малого бизнеса участие в государственных и коммерческих тендерах становится одним из наиболее эффективных способов увеличить выручку, клиентскую базу и закрепиться на рынке. При этом заказчик – государство, а значит платежеспособность и прозрачность контрактных обязательств гарантирована.

Однако, зачастую у малого бизнеса просто не хватит ресурсов на создание полноценного отдела, но сегодня благодаря современным технологиям эта проблема стала разрешимой.

Идеальная структура тендерного отдела

Крупные компании, которые делают высокую ставку на участие в тендерных закупках и могут выделить большой бюджет на расширение штата, создают целые тендерные отделы. Для общего понимания рассмотрим, как выстраивается такой отдел при наличии соответствующих возможностей.

Руководитель тендерного отдела: человек с опытом участия в тендерах, способный разрабатывать стратегии и координировать работу команды. На начальном этапе обычно эти функции выполняет руководитель отдела продаж или коммерческий директор.

Тендерные специалисты: опытные специалисты, отвечающие за подготовку и подачу заявок на тендеры, а также за обеспечение их соответствия требованиям заказчика.

Юридический отдел: занимается юридической проверкой тендерной документации и обеспечением правовой безопасности компании.

Коммерческий отдел: отвечают за выставление ценовых предложений и коммерческие условия в заявках. Как правило, это менеджеры по продажам, которые ведут переговоры с потенциальными заказчиками и прорабатывают тендеры еще на этапе планирования закупок.

Финансовый отдел: занимается финансовыми расчетами, контролем средств на счетах компании, своевременной сдачей и предоставлением бухгалтерской отчетности в тендерный отдел. Достаточно одного бухгалтера или аутсорсинговой бухгалтерии.

Технический отдел: отвечают за техническую часть заявок, предоставление технических решений и документации. Все сильно зависит от специфики компании. На производственных предприятиях часто выделяют одного инженера, который отвечает на все запросы тендерных специалистов или менеджеров по продажам. В торговых компаниях продающие сотрудники отлично разбираются в продукте. В строительстве нередко привлекают сметчика.

Как малый бизнес может наладить работу с тендерами, не расширяя штат компании?

Для старта работы с тендерами новой компании, недавно начавшей свою деятельность, будет достаточно:

- менеджера по продажам или офис-менеджера для расчета тендеров и переговоров с заказчиками.

- тендерного специалиста для поиска, отбора тендеров и подготовки документации.

С течением времени при необходимости вы сможете увеличивать численность отдела. А пока можно заручится помощью специализированных сервисов – таких, например, как Тендерплан.

Это поисково-аналитическая система по управлению тендерами и с ее помощью можно в одном пространстве совместить поиск тендеров, аналитику и работу с командой. Это выгодно и удобно одновременно. Помимо этого, Тендерплан позволяет пользователям не только проходить все этапы тендерного отбора онлайн, создавая собственные бизнес-процессы проработки извещений, но и использовать возможности уникальной предиктивной аналитики сервиса, позволяющей просчитывать вероятность победы в тендере на основании исторических данных, а также отслеживать статистику по заказчику.

Как это работает:

Тендерные специалисты: в этом качестве Тендерплан автоматизирует поиск нужных закупок благодаря ключам, настроить которые вам помогут специалисты отдела сопровождения. Достаточно ежедневно просматривать новые тендеры по искомой тематике, не тратя время ручной поиск. Встроенный календарь агрегатора автоматически рассортирует необходимые даты и напомнит о них в нужный момент. Метки, в свою очередь, привнесут в работу системность и возможность распределить зоны ответственности.

Юридический отдел: Используя встроенный в Тендерплан просмотрщик документов, вы сможете совместно с коллегами прорабатывать тендерную документацию, не загружая многотомные архивы на компьютер. Это существенно сэкономит время на изучение контракта и обсуждение технического задания. Возможность оставлять персонализированные комментарии прямо в структуре документа придаст работе наглядность и позволяет за несколько простых движений согласовать правки документа.

Если на каком то этапе возникнут сложности - вы сможете обратиться за профессиональной помощью к экспертам Академии тендерных продаж, которые в рамках консультации ответят на все интересующие вопросы и помогут найти правильное и безопасное решение.

Коммерческий отдел: Используя аналитический модуль Тендерплана, сотрудники могут с высокой точностью спрогнозировать участие конкурентов в интересующем вас тендере, а также рассчитать стоимость вашего предложения, ориентируясь на динамику отрасли в целом, которая ярко и наглядно показывается в поисково-аналитической системе. Такие возможности многократно повышают конкурентное преимущество при участии в торгах.

Важно: недостоверные или неполные данные могут снизить шансы на победу в тендере или вовсе привести к отклонению заявки. Уделите должное внимание подготовке качественной документации и информации – совокупность инструментария Тендерплана позволит сделать это наиболее полно.

Кроме того, аналитика подскажет наиболее частые ошибки участников и причины отклонения у того или иного заказчика. Это необходимо иметь в виду при обработке технического задания и составления своего предложения.

Необходимые сервисы и инфраструктура

Организация тендерного отдела требует особого внимания к необходимым сервисам и инфраструктуре для эффективной работы:

Специализированное программное обеспечение: использование специальных поисковых, аналитических сервисов и программ поможет оптимизировать процессы подготовки и участия в тендерах, а также обеспечит стратегический подход к управлению данными.

Облачные ресурсы: использование облачных технологий позволит сократить затраты на аппаратные средства и обеспечит удобный доступ к данным из любой точки мира и с любого устройства.

Тренинг и обучение персонала: регулярное обучение сотрудников позволит им быть в курсе последних изменений в законодательстве и получить практику участия в тендерах.

Возможность выбора

Когда речь идет об организации тендерного отдела, важно понимать, что нет универсального подхода, который подошел бы всем компаниям. Каждая компания уникальна, и подход к созданию тендерного отдела должен быть индивидуальным. Руководствуйтесь особенностями своего бизнеса, бюджетом, ресурсами и опытом при принятии решений.

В заключении хотелось бы сказать, что эффективная организация тендерного отдела – ключевой элемент успеха вашего бизнеса в сфере государственных и коммерческих тендеров. Надеемся, что представленные рекомендации помогут новичкам понять основные аспекты этого процесса, найти оптимальные решения и достичь желаемых результатов. Помните, что тщательная подготовка и командная работа играют важную роль в достижении успеха.

Пишите в комментариях, какие еще темы вам было бы интересно разобрать вместе со мной?👇👇👇