Новая сотрудница Х5 Group рассказывает о трудоустройстве и адаптации.
Старт работы в любой компании – очень важный этап для нового сотрудника и безусловный стресс даже в спокойное время, а уж тем более в период неопределенности и событий, на которые ты не можешь повлиять, когда штормит все вокруг.
Меня зовут Евгения Киселева, я пришла в Х5 Group в середине февраля 2022 года на позицию менеджера по связям с общественностью. Хочу поделиться личным опытом, как работодатель может поддержать и грамотно подойти к процессу адаптации даже в такое непростое для всех время.
Трудоустройство
Прислали оффер, пришла в офис. В первый день был этап трудоустройства. Несмотря на то, что Х5 – корпорация, крупный работодатель, процесс трудоустройства занимает не так много времени. Все документы заранее подготовлены – ознакомился, подписал и свободен, тут конечно зависит от твоей собственной скорости чтения. После подписания всех необходимых документов, мне вручили велкомпак с эко-сумкой для ноутбука, термокружкой, блокнотом и ручкой.
В тот день в офисе было довольно пусто, т.к. большинство работали на удаленке из-за пандемии. Пошла за ноутом, настроили ноут, пошла искать рабочее место, села в коворкинге. На этаже оказалось кафе «Белка» – сказали, что это неотъемлемая часть Х5 – такие кафе есть в офисах «Оазис» и «Калитники», и они только для сотрудников и гостей компании. Удобно, что всегда можно купить кофе и перекус.
Вообще в Х5 график работы гибридный – 70% времени можно работать удаленно и из любого офиса компании, забронировать рабочее место можно на портале.
В первый день было положительное первое впечатление от офиса– те немногочисленные сотрудники, которых я встретила были очень приветливые и готовые помочь.
Затем начался процесс адаптации, а моим buddy (наставник для новичка) стала моя руководительница. Кстати хочу отметить, что тут все общаются просто и как будто тебя давно знают вне зависимости от статуса и должности.
Ритейл – это очень быстроменяющаяся отрасль, работать в ритейле означает быть быстрым, схватывать и обрабатывать информацию налету, подстраиваться под меняющуюся ситуацию, быть гибкими. Плюс ко всему в стране поменялась ситуация, и надо было перестраиваться еще быстрее всем, неважно пришел ли ты только что в компанию или работаешь в ней 10 лет. Тут кстати почувствовалась сила нашей команды, которая проявилась в сплочённости, в том, как распределялись задачи и с какой скоростью все отрабатывалось. Так, в связи с новыми обстоятельствами и моя интеграция в компании стала в Х5 раз быстрее.
Процесс адаптации
В первые дни на новой работе новичок обычно занят организационными моментами: нужно открыть доступы к системам, ознакомиться с процедурами и правилами работы, исследовать корпоративные ресурсы и инфосистемы, познакомиться с коллективом, пройти адаптационные курсы.
В Х5 есть платформа обучения, где автоматически формируется адаптационный план новичка. В течение 12 недель новичок проходит 4 блока курсов: знакомство с компанией и командой, освоение в Х5, завершение адаптации.
Параллельно HR проводит классический welcome тренинг, на котором подробно рассказывает про корпоративную культуру, про историю компании, как сориентироваться на портале и прочих ресурсах. Тренинг заканчивается сбором обратной связи от новичков.
Второй довольно необычный этап интеграции в процессы –велком квиз. HR проводят новичкам настоящий квиз – в игровой форме вновь прибывшие сотрудники знакомятся друг с другом. В такой неформальной обстановке сразу меньше волнуешься, лучше удается прочувствовать атмосферу компании и людей.
Некоторые вопросы вызывают улыбку. Например, «Какое из этих событий состоялось в том же году, что и основание Х5 Group? (свадьба принца Уильяма и Кейт Миддлтон // выступление Димы Билана на «Евровидении» // основание премии МУЗ-ТВ // Зимние Олимпийские игры в Сочи)». А некоторые – помогают осознать масштаб компании, к которому ты теперь причастен и испытать гордость от этого осознания («В Российской Федерации 85 субъектов, в скольких из них расположены торговые сети и распределительные центры X5 Group»?)
Чем быстрее новичок вольется в рабочий процесс, тем качественнее будет его работа. Buddy терпеливо погружает тебя в процессы, задачи, нюансы работы, несмотря на свою высокую загруженность. Безусловно, нужно постараться погрузиться в тему, процессы и самому – без этого никак.
Что нужно сделать, чтобы выстроить эффективный процесс онбординга
Чтобы поменять подход и понять, чего не хватает для более эффективной адаптации, мы проанализировали опыт новичка и процесс онбординга, в том числе с помощью практик дизайн-мышления. В итоге мы создали программу адаптации оСВОЙся.
«За 12 недель новому сотруднику предстоит адаптироваться и стать по-настоящему СВОИМ через знакомство с командой в первую очередь, с процессами и структурой – во вторую, а также осознает свою ответственность и причастность к нашей общей миссии и понять, в чем его личный вклад в общий результат. В программу адаптации входит и обучение с помощью специальной платформы, квиз и тренинг, доработанный с учетом того, что многие сотрудники полностью или частично работают на удаленке.
При этом, когда мы дорабатывали процесс, мы его не просто переписали, мы думали так, как будто мы новая организация без офиса – будто все сотрудники работают на удаленке. Ведь это очень важно с первых дней работы в компании посмотреть на коллег, наладить взаимодействие, и, приходя в офис, выпить кофе или просто улыбнуться и сказать «Привет!» не только коллегам из своего подразделение, но и из смежных» – говорит Ксения.
Об участии корпоративного портала в процессе адаптации
В первые рабочие дни сотрудник получает основные доступы и может начинать пользоваться корпоративным порталом.
Часть материалов для адаптации также продублированы на портале, например, карта процесса адаптации и разделы с полезными ссылками. При первом входе сотрудник видит welcome-анонсы, которые рассказывают об основных функциях портала.
«Корпоративный портал выполняет несколько важных задач в жизни компании. Для офисных сотрудников он является основным официальным корпоративным источником новостей, сведений о компании, базой знаний и документов. Также на платформе размещаются различные сервисы и настройки для сотрудника – они помогают в решении повседневных рабочих вопросов и налаживании социальных контактов.
Например, сотрудник может найти коллегу по множеству параметров и оргструктуре, подписаться на оповещения о днях рождения, сохранить в свое «Избранное» любые странички, которые не хочется потерять, отправить виртуальное «спасибо» или открытку, записываться на различные просветительские и обучающие мероприятия и др.
Пользователь портала является полноценным участником процесса коммуникации с компанией и внутренним сообществом. Любой может влиять на развитие портала и процессы, в которых важна обратная связь персонала: может публиковать посты собственного авторства, писать комментарии к новостям и постам коллег, проходить пульс-опросы.
Система геймификации X5 поощряет пользователей за посты, участие в опросах, а также за вовлеченность в полезные для компании и внутреннего сообщества проекты, например, волонтерское движение, внутренние и внешние выступления и др. Своими действиями можно зарабатывать баллы и покупать на них корпоративный мерч в магазине на портале. Все эти «фишки» позволяют новичку быстрее влиться и почувствовать себя «своим», – рассказывает Ольга.
Подведение итогов
Проработав в Х5 уже более трех месяцев, разобравшись в процессах, могу сказать свое мнение – это компания адекватных людей. Несмотря на то, что это большая компания и, казалось бы, она должна быть бюрократической машиной, но здесь нет процессов ради процессов, и я не слышала, чтобы тут сказали – мы это делаем так, потому что это исторически сложилось. Свежий взгляд новичка приветствуется, и, если ты можешь что-то предложить или улучшить – тебе не откажут, есть идея – тебе дадут шанс ее воплотить в жизнь.
При этом даже в непростое время коллеги проявляет эмпатию, заботятся о внутреннем эмоциональном комфорте сотрудников и новичков.