Ресурсы на максимум: как бизнесу найти деньги и время там, где их не было
Мы теряем деньги каждый день, просто не замечая этого
Каждый раз, когда я начинаю новый проект, первая встреча с клиентом проходит примерно так: "Мы работаем на пределе, у нас не хватает времени, а денег едва хватает на развитие."
И знаете, что я делаю первым делом? Я не ищу новые источники дохода. Я нахожу ресурсы, которые уже есть, но используются на 50%, а то и на все 30% из 100%.
Секрет в том, что ресурсы — это не только деньги. Это время, команда, технологии, которые у вас уже есть, но работают неэффективно. Сегодня я покажу, как с помощью простых, но действенных методов вы сможете извлечь максимум из того, что у вас уже есть.
Что такое ресурсы? И почему их всегда не хватает?
Когда я говорю слово "ресурсы", большинство людей сразу думают о деньгах. Но деньги — это только верхушка айсберга. В бизнесе есть три ключевых ресурса, и они тесно связаны:
- Время: Как его распределяет команда, сколько уходит на рутину и ненужные задачи.
- Люди: Как эффективно задействован потенциал вашей команды.
- Технологии: Используются ли ваши системы и инструменты на полную мощность?
Исследования McKinsey показывают, что 30% рабочего времени компании уходит на рутину, которую можно автоматизировать.
А что, если это ваше время?
Шаг 1: Оцените, где "утекают" ресурсы
Первый шаг к оптимизации ресурсов — это честная оценка текущей ситуации. Вот три области, которые я всегда проверяю:
- Время: Сколько часов в неделю команда тратит на рутинные задачи? Например, один из моих клиентов терял до 15 часов в неделю только на ручное внесение данных в таблицы.
- Деньги: Где ваши основные издержки? А какие из них на самом деле не приносят ценности? Удивительно, но многие компании тратят до 10% бюджета на инструменты, которые не используются.
- Технологии: Есть ли у вас CRM или ERP(хотя бы)? Если да, то используется ли хотя бы половина их функций?
Шаг 2: Найдите скрытые резервы
Когда я провожу аудит бизнеса, я всегда ищу "резервы".
Вот несколько примеров, где их можно найти:
- Люди: Иногда один сотрудник может выполнять задачи, которые делаются двумя-тремя. А кто-то может раскрыть свои таланты в другой роли.
- Процессы: Устаревшие процессы часто "съедают" время.
Пример: В одной компании заявки клиентов обрабатывались вручную, и это занимало 29 минут. Мы внедрили CRM, и время сократилось до 11 минут. - Технологии: Большинство бизнесов используют CRM или ERP лишь на 30–40%. А ведь они способны автоматизировать до 80% рутинных задач.
Шаг 3: Как использовать ресурсы на максимум
Теперь мы подошли к самому интересному — как всё это оптимизировать.
Я делаю это в три этапа*:
- Автоматизация процессов: Установите CRM для управления продажами. Например, для выполнения рутинных задач. Интегрируйте систему сквозной аналитики, чтобы видеть все данные в одном окне.
- Финансовая оптимизация: Проверьте бюджет на наличие скрытых издержек. Используйте ERP для автоматизации финансового учета.
- Тайм-менеджмент: Внедрите инструменты, которые помогут команде работать продуктивнее. Используйте ABC-анализ для распределения приоритетов.
Шаг 4: Контролируйте и измеряйте результаты
Без контроля любая оптимизация теряет смысл. Важно определить метрики (KPI), которые покажут, что вы на правильном пути:
- ROI автоматизации: Сколько денег сэкономила внедренная система?
- Время выполнения задач: Сколько часов в неделю удалось сэкономить?
- Продуктивность команды: Увеличилось ли число обработанных заявок, выполненных задач?
Совет: используйте дашборды в Power BI или Google Data Studio, чтобы видеть результаты в реальном времени.
Ресурсы под вашим контролем
Каждый день, когда вы откладываете оптимизацию, вы теряете деньги, время и силы вашей команды. Но хорошие новости: начать можно с малого. Найдите одну задачу, которая "съедает" ваши ресурсы, и подумайте, как её улучшить.
И давайте обсудим это в комментариях. Какой ресурс в вашем бизнесе, по вашему мнению, используется неэффективно?*UPD: 1) Касается полного аудита с подписание работы под ключ.
*В большинстве случаев этапов больше, всегда зависит от компании и ее специфики.