Доставка товара в торговые сети. 12 кейсов о том, как компании улучшили схему поставки

Привет. Я — Ярослав Мельников, управляющий партнер сервиса Pooling. В нашем сервисе более 450 компаний каждую неделю размещают заказы на доставку в крупнейшие розничные сети России. Мы часто общаемся с пользователями и розничными сетями, и они делятся советами о том, как повысить эффективность. Мы выделили 12 кейсов, которые помогут любой компании уже в течение следующих 3 месяцев вывести логистику на новый уровень. Эта информация пригодится и вашей компании, и лично вам.

Почему это важно?

Розничные сети (или формат современной торговли) наращивают долю в продажах большинства наших клиентов. Уже на сегодняшний день средняя доля продаж в розничные сети в России составляет около 64%. С каждым годом эта доля уверенно увеличивается из-за перехода к прямым договорам и экспансивного роста ключевых сетей.

Куда мы движемся? Очень вероятно, что уже через 4-5 лет мы столкнемся с
ситуацией, аналогичной Западной Европе, где 90% всех продаж приходятся на 10 ведущих розничных сетей.

Большинство лидеров рынка стремятся улучшить схему поставки, но на первое место всегда выходит сервис. Высокая оценка клиентов – определяющий фактор для успеха Вашего бизнеса. Оптимизация за счет уровня сервиса может дать краткосрочные плюсы в эффективности, но при
этом пострадают ваши долгосрочные отношения с клиентами.

Все предложенные шаги по улучшению схем поставок невозможно реализовать в одностороннем порядке, их необходимо согласовывать с клиентом. При этом важно уметь убедить клиента, что предложенные шаги не окажут негативного влияния на его ключевые показатели.

Критерии оценки поставщиков для розничных сетей. Используются авторитетной исследовательской компанией Advantage.

Отношения

Соответствие целей

• Поддержка нашей стратегии
• Исполнение согласованных планов
• Забота об обществе и окружающей среде
• Создание отличий от конкурентов
• Маржа
• Электронная коммерция
• Сотрудничество в условиях кризиса

Персонал

• Общение
• Взаимное доверие
  
• Быстрота отклика
  
• Инициативность
  

Маркетинг

Развитие категории

• Стимулирование роста категории
• Предоставление знаний о категории
• Объективный взгляд на категорию
• Оптимизация ассортимента

Потребительский маркетинг

• Сила брендов
• Новые продукты
  
• Процесс ввода продуктов
  

Торговый маркетинг

• Управление промо-мероприятиями
• Промо-активность
  
• Инвестиции в промо
  

Поставки

Цепь поставок

• Соответствие нашим целевым показателям в ЦП
• Сотрудничество в прогнозировании
• Исполнение заказов
• Своевременность поставки
• Повышение эффективности ЦП

Клиентский сервис

• Информирование в ходе исполнения заказов
• Решение текущих проблем в цепи поставок
  

Мы обратили внимание, что многие лидеры FMCG рынка строят прямые отношения между своим и клиентским отделами логистики. Это прекрасная практика, позволяющая быстро найти решения для улучшения схемы поставки. Как правило, данным процессом занимается руководитель отдела логистики или отдела по работе с клиентами.

Замыкание всех процессов, включая логистику, на коммерческой функции создает дополнительные проблемы в коммуникации и не всегда позволяет донести аргументы по улучшению цепи поставок.

Исследования Advantage показали, что клиенты более высоко оценивают подрядчиков, которые выстроили с ними прямые отношения между отделами логистики по операционным вопросам отгрузки товара и стратегическим вопросам улучшения сервиса и оптимизации цепи поставок.

Прямая коммуникация – первичная предпосылка для улучшения схемы поставок в розничные сети. Например, коммерческие условия многих сетей включают штрафы за опоздание и недопоставку. Однако с помощью должной аргументации многие штрафы можно оспорить.

Виды коммуникации:

• Повседневная: по вопросам организации полученных заказов;

• Квартальная или полугодовая: по стратегическим вопросам улучшения сервиса и оптимизации цепи поставок;

Сервис Pooling значительно упрощает процесс коммуникации с розничной сетью, и вы получаете:

• возможность отправить запрос на изменение графика поставки;
  
• аналитику по всем отгрузкам в розничную сеть;
• информацию обо всех РЦ розничной сети, а также GLN каждого РЦ.

Большинство клиентов ожидают, что вы сможете организовать поставку вашего товара на региональные РЦ. С этих РЦ обычно осуществляется доставка товара в магазины клиента. Часто розничные сети выбирают именно эту схему, так как она помогает решать 2 задачи:

• быстрее реагировать на спрос потребителей;
• не увеличивать запасы в цепи поставки.

Многие розничные сети при заключении договоров готовы обсуждать разные схемы поставок:

• прямые поставки в магазины;
• прямые поставки в свои региональные РЦ (с которых клиент отгружает товар в магазины);
• прямые поставки в свои федеральные РЦ (с которых будет происходить дистрибуция по всем региональным РЦ).
  

Цена доставки для каждой схемы различна. Как правило, она учитывается при согласовании цены товара или в рамках логистического бонуса. География и схема поставок напрямую влияет на затраты компании и должна идеально соответствовать бизнесу.

При согласовании географии поставок необходимо запрашивать коммерческие условия для разных схем поставок и сравнивать с внутренними расходами. Обладая полной картиной, выберите оптимальную географию и схему поставки.

При согласовании географии поставок учитывайте продажи в каждом регионе. Эти данные необходимо получить от вашего отдела продаж. Проигнорировав эту информацию, в некоторых регионах вы будете получать убыток вместо прибыли.

Географию и схему поставок нужно регулярно пересматривать, чтобы она идеально подходила для вашего бизнеса на текущий момент. В отделах логистики и закупок розничных сетей работают профессионалы, они готовы менять условия работы при разумной аргументации.

Специалисты Pooling обладают информацией обо всех складах розничных сетей. На нашей платформе содержатся тарифы для различных схем поставки от крупнейших перевозчиков в розничные сети России. Мы помогаем оценить транспортные расходы для разных вариантов географии поставок.

Согласована ли минимальная партия заказа для каждой точки доставки? Если нет, у вас могут возникнуть проблемы с эффективностью логистики. Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда стоимость товара на паллете едва превышает стоимость поддона и перевозки до клиента.

При этом согласование минимальной партии вызывает горячие споры между клиентом и поставщиком. Текущее положение дел на рынке складывается так: клиенты требуют от поставщиков отказаться от минимальной партии. Их аргументация звучит так: «Мы не хотим замораживать деньги в товаре и нести дополнительные затраты за хранение». Только самым крупным поставщикам удается отстоять свою позицию и получать большие заказы.

Что же делать, если вам отказали в минимальной партии и теперь вы не можете загружать машины полностью?

Постарайтесь согласовать минимальную партию, которая позволит вам не возить по 3-4 коробки на паллете. Лучше оценить среднюю стоимость полностью загруженной заводской паллеты и попытаться согласовать это значение как минимальную партию. Часто клиенты идут навстречу, так как им тоже не всегда интересно получать от вас полупустые паллеты.

Почему так лучше?

Если вы отправляете товар через Pooling, затраты в стоимости товара сопоставимы с затратами при отправке в полном траке. Это достигается за счет консолидации груза с другими поставщиками. Однако при этом затраты на доставку одной паллеты не зависят от количества вашего товара на паллете. Ваш прямой интерес – обеспечить максимальную загрузку паллеты. Наличие минимальной партии товара позволит вам отказаться от поставки заказа меньшей партии клиенту, если отгрузка будет убыточна для вас. При этом вы избавитесь от риска получить штраф.

Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда отдел продаж поставщика согласовал с розничной сетью очень короткие сроки поставки. В результате логистам поставщика приходится отправлять клиенту прямые машины с большим недогрузом, а это может быть очень дорого. Возможно, дешевле было бы отправить товар с помощью сборной доставки, но сделать это не получится. Проблема возникает из-за того, что сборные доставки, как правило, занимают больше времени.

Всегда оценивайте средний размер заказа на склад клиента. Если при междугородней доставке средний заказ не превышает 20 паллет, согласуйте сроки, подходящие для сборной доставки.

Часто для клиента важнее не скорость поставки товара на склады, а их частота. Вы можете предложить возить чаще, но с увеличенными сроками поставки. Например, вы вынуждены возить каждую неделю из Москвы в Ростов-на-Дону за 2 дня полупустой (!) трак. Вы можете предложить доставлять 2 раза в неделю, но при этом увеличить сроки поставки до 4 дней. За счет консолидированной пулинг-доставки расходы снижаются.

При согласовании даты поставки учитывайте графики перевозчиков для сборных грузов. Склад клиента получает сборные доставки не каждый день. Это позволит избежать проблем с повторным согласованием графика позже. Графики доставки перевозчиков сборных грузов на склады клиентов доступны в сервисе Pooling.

Также мы часто сталкиваемся с примерами, когда клиент отказывается вводить минимальную партию товара с поставщиком, но готов поставлять товар реже. Например, клиент возил раз в неделю, но смог согласовать доставку 1 раз в 2 недели.

Большинство розничных сетей могут настраивать квант заказа на уровне каждого продукта, что многие поставщики используют для оптимизации схем поставки. Настройка может происходить на уровне каждого склада клиента.

Чем больше квант заказа, тем проще для склада подбирать товар. Если вы пользуетесь складским оператором, то, как правило, можно согласовать различные тарифы на подборку для каждого кванта.

Правильный квант несет преимущества не только для поставщика, но и для розничной сети.

• Проще приемка товара на складе клиента.
• Ниже риск претензии со стороны клиента (меньше брака и недостачи)

Лидеры рынка регулярно анализируют размер заказа своей продукции для формирования предложения по оптимальному кванту. Большинство клиентов положительно относятся к предложениям оптимизировать квант заказа. Если вы еще это не анализировали, стоит об этом задуматься. Возможно, уже завтра часть вашей продукции будут заказывать кратно паллете или слою.

Клиент всегда заинтересован в оптимизации процесса работы с вашим товаром у себя на складе. В связи с этим существуют различные требования к сборке товара при поставках. При этом клиент не всегда может правильно оценить влияние условий сборки на стоимость вашей логистики и вероятность возникновения брака при поставках. Поэтому поставщики часто значительно переплачивают за доставку товара из-за требований по сборке.

Виды сборки товара при поставках на склад клиента:

• Кросс-докинг заказы. Ваш заказ уже должен быть подготовлен на вашем складе для доставки в конечный магазин клиента;
• Монопродуктовые паллеты. Один продукт на отдельной паллете;
• Сэндвич-паллеты. Один продукт на одной паллете, но паллеты можно ставить друг на друга;
• Микс-паллеты. На одной паллете могут быть продукты различных наименований. Определить схему, оптимальную для всех клиентов, невозможно. Все зависит от специфики вашей продукции и объемов продаж. Основная проблема заключается в том, что клиенты, стремясь оптимизировать процесс, заставляют всех поставщиков работать по одной схеме.

Ряд клиентов также вводят ограничения по высотности паллет, из-за чего компаниям приходится расформировывать свои моно-паллеты.

Донесите до клиентов, как условия сборки влияют на стоимость доставки и брак продукции. Найдите компромисс с клиентом.

Примеры:

• Кросс-докинг заказы. Часть клиентов разрешает собирать такие заказы на одной паллете при выполнении определенных условий.
• Заказы с монопродуктовыми паллетами. Многие клиенты могут пойти навстречу и разрешить размещать на паллете по 4 SKU (продукта), также можно согласовать отгрузку сэндвич-паллетами.
• Заказы с сэндвич-паллетами. Многие клиенты могут пойти навстречу и разрешить размещать на одном поддоне по 4-6 SKU (продукта).Также существует практика, когда клиент готов перейти на более оптимальные условия сборки, но, вероятнее всего, возникнет вопрос о компенсации его усилий по перекладке продукции с вашей паллеты. Эту опцию также имеет смысл рассмотреть, так как ваша экономия на транспорте может быть значительно выше.

Pooling. Если проблема с условиями сборки актуальна для вас, мы предоставим вам экспертов, которые посоветуют, как улучшить ситуацию.

По оценкам многих поставщиков затраты на транспорт – самая большая статья в общих затратах на логистику продуктов в России. В стоимости конечного продукта затраты на транспорт могут составлять до 30%. При этом более 70% транспортных затрат приходятся именно на доставку в розничные сети. Причина в широкой географии точек доставки у розничных сетей, а также в отсутствии минимальной партии заказа.

Междугородние перевозки в розничные сети – главный вызов для большинства поставщиков. Затраты на логистику для таких поставок обычно самые высокие.

Основные проблемы, с которыми чаще всего сталкиваются поставщики:

• дорогая доставка небольшого клиентского заказа к определенной дате;
• отправка машины с неполной загрузкой;

Уже более 450 компании используют сервис Pooling и объединяют грузы для совместной поставки клиентам. За счет этого цена на доставку сокращается на 30%. На портале Pooling доступен список транспортных компаний- партнеров и адреса их складов, на которых компании объединяют продукцию для совместной доставки.

Если вы заказали трак на склад клиента в другой город, а он загружен только на 80%, пустое место можно продать другим поставщикам, которые тоже хотят доставить товар вашему клиенту. Pooling позволяет вам или транспортной компании получать предложения о совместной доставке от других поставщиков вашего клиента. Если вы согласитесь доставить попутный груз, Pooling оплатит вам или транспортной компании затраты на доставку.

Если вы начали работать с розничными сетями, то, вероятнее всего, уже начали получать заказы от розничной сети через EDI- провайдеров. На сегодняшний день такая схема является основной для абсолютного большинства розничных сетей. Но пользуетесь ли вы всеми возможностями?

Переход на EDI с крупными сетями и поставщиками позволит вам:

• мгновенно получать от клиентов новые заказы напрямую в ERP;
• избавиться от ошибок ручного ввода и риска потери документов, а также сократить количество корректировок;
• обмениваться любыми видами электронных документов: pricat, orders, desadv, invoic и т.д.;
• автоматически формировать электронные счета-фактуры по стандарту ФНС, ускорить процесс оплаты и сократить время на обработку документов.

Больше информации о возможностях EDI и прямой интеграции с розничными сетями вы можете найти на сайтах крупнейших EDI- провайдеров:

• Контур
• Корус Консалтинг
  
• Synerdocs
  

Лидеры рынка FMCG активно используют EDI-интеграцию с розничными сетями и используют весь спектр возможностей:

• Обмен EDI-сообщениями;
• Электронный документооборот;
• Синхронизация продуктивных справочников.

Мы все чаще сталкиваемся с компаниями, которые доставляют товар на склад клиента только с транспортной накладной. Такие документы, как счет-фактура и УПД, уже передаются в полностью электронном виде.

Важно отметить, что все больше компаний с помощью интеграции передают клиентам не только информацию об отгруженной продукции по заказу (disadv), но и информацию по продуктам на каждой паллете (SSCC-коды паллет). А это открывает возможность для следующего лайфхака: доверительной приемки.

Претензии клиента – головная боль для отдела логистики любой компании. Из-за этого вы тратите время на обработку, а оплата за поставки может поступить с задержкой. Все понимают, что нужно повышать качество работы склада, но мы еще не встречали ни одной компании, которая смогла обеспечить 100% поставок без претензий.

По информации от розничных сетей, более 90% претензий имеют сумму менее 4000 рублей. Общие затраты на обработку претензии могут превышать стоимость товара по этой претензии.

Многие клиенты сталкиваются с проблемой длительной приемки товара. В результате необходимость оплачивать простой трака из-за длительной приемки товара остается на стороне клиента.

Вы считаете, что качество сборки на складе находится на высоком уровне, но при этом иногда продолжаете получать претензии от клиентов и тратить время на их обработку? На рынке мы встретили часть крупных международных компаний, которые полностью убрали обработку претензий из своей операционной деятельности.

Как? Они согласовали с розничной сетью франшизу на размер полученной претензии. Размер может отличаться, но обычно это 6000 руб. В рамках этих договоренностей розничная сеть не выставляет претензии клиенту, если их сумма менее 6000 руб.

Что может попросить клиент за реализацию такого подхода?

• Вероятнее всего клиент оценит свои потенциальные издержки на основании истории прошлых лет и попросит сделать скидку на эту сумму.
• Возможно, вам придется наклеивать паллетные этикетки с SSCC-кодами. Эти данные нужно будет передавать клиенту с помощью EDI-интеграции.

Дополнительный плюс такого подхода: клиент не держит вашего водителя на складе, а подтверждает приемку товара без пересчета продукции на рампе.

Абсолютное большинство поставщиков, отправляя товар в розничную сеть, использует евро-поддон (1200 на 800). Закупка поддонов – существенная статья расходов в бюджете любого поставщика.

Поддон – оборотная тара, предусмотренная для многократного использования. Достаточно очевидное решение для поставщика – повторное использование поддона для отправки новой партии продукции. Но при этом только 20% поставщиков розничных сетей смогли запустить рабочий процесс возврата поддонов от клиентов. Остальные оставляют поддоны клиентам.

Особенности логистики в России не позволяют запустить полноценную модель пулинга поддонов, которая сейчас работает в Европе. Лидер пулинга поддонов в Европе – CHEP – уже более 5 лет работает на нашем рынке, но поддоны из их пула пока не получили широкого распространения в России.

Если вы не занимаетесь возвратом поддонов, то стоит обсудить эту возможность с клиентом. Вероятнее всего, клиент пойдет Вам навстречу и разрешит забирать свои поддоны.

Если у вас нет возможности возвращать поддоны от клиента или качество возвращенных поддоны не соответствуют вашим стандартам, вы можете обратиться к специализированным паллетным операторам, которые возьмут процесс возврата и ремонт поддонов на себя. Многие поставщики Pooling используют оператора RCC.

Больше информации о возврате поддонов вы можете получить у:

• RCC;
• CHEP.
  

Большинство федеральных сетей готовы делиться с поставщиками прогнозами спроса для качественного и эффективного планирования производства или импорта продукции во избежание ситуации «out of stock» на полках магазинов.

Большинство акций согласовывает коммерческий отдел или отдел маркетинга за несколько месяцев до поставки. Но на практике, зачастую логисты узнают о данных акциях в последний момент. Улучшайте коммуникацию со всеми подразделениями внутри компании, предложите наилучшие периоды для поставки товара на склад клиента. При планировании графика необходимо учитывать нагрузку на склад, пропускную способность, сроки и количество машин на отгрузку в день, которые сможет обработать и склад, и перевозчик.

Используйте прогнозы от сетей или анализируйте статистику заказов от клиентов самостоятельно для выявления цикличности и заблаговременного планирования складских и транспортных ресурсов, особенно в конце месяца и конце года.

Привлекайте к согласованию акции ваших логистов. Для объемных акций подавайте график доставки и вывоза в транспортные компании заранее, бронирование машин позволит избежать переплат или дефицита транспорта в последний момент.

Сервис Pooling имеет прямую интеграцию с клиентами и позволяет логистам узнать о заказах розничных сетей в момент получения заказа. Это может сильно помочь с планированием транспорта и избежать срыва отгрузки.

Pooling позволяет разместить заказ на FTL-перевозку на несколько недель вперед и подобрать самого надежного перевозчика.

Сети работают с тысячами поставщиков и с еще большим количеством артикулов. При этом информация о master data на уровне SKU далеко не всегда обновляется автоматически. В связи с чем возникают проблемы с некратными заказами и неэффективным использованием транспортных средств. При некорректных данных сеть формирует заказ на 33 паллеты, а по факту у поставщика груз собран на 20-40 паллет, возникают трудности с единовременной поставкой или пустым местом в машине.

Регулярно актуализируйте с сетями информацию о расположении ваших складов отгрузки и режимах работы в выходные дни. Эта информация необходима для формирования графиков и lead time.

Регулярно сверяйте master data с сетями. Информируйте клиентов об изменении упаковки или количества вложений для корректности заказа во избежание простоев на выгрузке и возвратов от сети.

Разбирайте причины формирования крупных заказов не кратно фуре. Например, если вы получили 2-3 заказа на 1 РЦ в одну дату по 20 паллет или более 33 паллет. Ситуацию с пустым местом в FTL-машине помогут решить опции «догруз» на Pooling, но при большом количестве таких заказов на один день гарантии по догрузу в каждую машину может не быть.

Используйте прогнозы от сетей или анализируйте статистику заказов от клиентов самостоятельно, чтобы выявить цикличность и заранее спланировать складские и транспортные ресурсы, особенно в конце месяца и конце года.

Согласуйте регулярный конференц-звонок с вашим менеджером в сети (раз в 1-3 месяца), чтобы обсудить вопросы логистики, и пригласите коллег принять участие в данных переговорах.

Поздравляем, теперь вам известны ключевые приемы по улучшению эффективности ваших поставок в розничные сети от крупнейших FMCG-поставщиков России. Вы можете начать улучшать схему поставки уже завтра.

Данный материал был подготовлен благодаря нашим пользователям. Мы с радостью готовы предоставить больше информации по каждому кейсу и дать контакты экспертов, которые проконсультируют по любым вопросам.

Получить материал в формате презентации - Case.pooling.me

Связаться с нами — Pooling.me

#логистика #ритейл #торговые_сети #цепочка_поставок #доставка_в_сети