Внедрение CRM Битрикс24 для HR-отдела

1. Краткая информация о клиенте:

Компания: Печной Эксперт

Сайт: https://pechnoy.expert/

Сфера деятельности: Сеть оптово-розничных магазинов

Тариф Битрикс24: 1С-Битрикс24: Корпоративный портал 250

Число сотрудников (число сотрудников, работающих с Битрикс24): 181

Количество офисов/филиалов, география: Россия, 9 филиалов по стране

Печной Эксперт - профессиональная ассоциация специалистов по оказанию услуг проектирования, монтажа банного и отопительного оборудования.

Миссия компании – повышение качества и безопасности загородной жизни. Печной Эксперт делаем все, чтобы от их услуг и товаров, которые отвечают традиционным и инновационным требованиям, клиент получал больше удовольствия.

Почему выбирают Печной Эксперт:

- Печной Эксперт – лидер в России по продаже печного оборудования

- Команда Печного Эксперта – это высококвалифицированные печные эксперты и мастера банных дел с опытом работы с 2006 года

- Широкий ассортимент: от бюджетных товаров до премиум-класса, от базового оборудования до профессионального для частного и коммерческого использования

- Представляют актуальные тренды и новинки банного и печного ремесла

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

Необходимо было организовать работу сотрудников HR-отдела в Битрикс24. Отдел кадров осуществляет поиск кандидатов по вакансии для всех отделов и филиалов, процесс найма в компании централизованный. Основная проблема заключалась в том, что поиск кандидатов по вакансиям осуществлялся вручную. Информация о вакансиях передавалась в бумажном виде на почту, не было четкого понимания, на каком этапе находится вакансия, взяли ли ее в работу, есть ли по ней кандидаты. Работа с кандидатами так же была не удобной, так как не было четкого понимания по следующим пунктам:

· На каком этапе находится тот или иной кандидат;

· Сколько кандидатов откликнулось на вакансию;

· Сколько кандидатов согласовано или нет, и по каким причинам;

· С каких источников пришли кандидаты и какой был тип отклика;

· Не велась база кандидатов.

Отчеты, необходимые для работы, создавались вручную. Сотрудникам необходимо было самостоятельно собирать данные, подсчитывает показатели и предавать данную информацию руководителю.

Ключевые задача внедрения:

· Повысить эффективность отдела кадров;

· Добиться сокращения сроков от публикации вакансии до выхода сотрудника в штат;

· Повысить конверсию из потенциальных кандидатов в готовых выйти на работу;

· При повторном открытии вакансии организовать быстрый поиск резервных кандидатов для приглашения на повторное интервью.

· Выстроить структурную работу отдела кадров с возможность оценки эффективности рекрутеров.

Необходимо было настроить Воронки по вакансиям и кандидатам, связать их между собой, настроить автоматизацию и отчеты, провести обучение.

3. Процесс внедрения, особенности проекта

1. Аудит бизнес-процессов и проектирование Технического задания

Был проведен аудит бизнес-процессов HR-отдела, в ходе которого были выявлены основные цели и задачи, бизнес-процессы, которые в первую очередь будут реализованы в CRM Битрикс24. В результате анализа, было составлено техническое задание, в котором были описаны этапы внедрения CRM-системы.

2. Реализация проекта в соответствии с техническим заданием

· Была реализована воронка «Вакансии» со своими этапами и автоматизацией: автоматическая постановка задач руководителю и рекрутёру на каждом этапе ведения сделки, уведомления о закрытии или отмене вакансии, приближении срока желаемой даты выхода сотрудника.

· Была настроена карточка вакансии, данные в которую заносит непосредственный руководитель, которому необходим новый сотрудник.

· Была реализована воронка «Кандидаты» со своими этапами и автоматизацией по всем сотрудникам, участвующим в найме и обучении кандидата: уведомления, постановка задач на проведения собеседования, проверки тесового задания, регистрации нового сотрудника, проведения обучения и т.д.

· Была настроена карточка кандидата, в которую автоматически подтягиваются данные, при выборе вакансии (т.е. на какую вакансию откликнулся данный кандидат). Настроены обязательные поля, которые необходимо заполнять при переходе на соответствующий этап.

· Были реализованы автоматически отправки сообщений кандидатам с информацией о собеседованиях, полиграфе, тестовом задании.

· Были реализованы бизнес-процессы в CRM, которые помогают автоматизировать ряд задач и упростить работу сотрудникам HR-отдела.

· Был реализован отчеты, которые автоматически позволяют собирать нужную аналитику по деятельности HR-отдела.

3. Особенности проекта

Для удобства работы с кандидатами был разработан парсер данных для заведения кандидатов с различных источников: hh.ru, Авито, Работа.ру и т.д.

Парсер данных позволяет заводить карточки кандидатов в Битрикс24 в два клика. Так же парсер данных сохраняет пресет по источникам, запоминая какие поля были сопоставлены ранее, и при заведении нового кандидата сопоставляет их автоматически. Так же есть возможность выгружать пресет и делиться им с коллегами, таким образом отпадает необходимость производить первоначальные настройки сопоставления данных из резюме с полями в карточке кандидата.

Процесс работы парсера:

1. Устанавливаем парсер → Прописываем веб-хук→ Нажимаем «Настроить»

2. Сопоставляем данные из резюме с полями в карточке кандидата в Битрикс24

3. Заполняем свойства сделки Нажимаем «Сохранить»

4. Нажимаем «Создать сделку»

5. Карточка кандидата автоматически создается в воронке найма в Битрикс24. По кнопке «Перейти» можно перейти в карточку кандидата.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты

· По результатам аудита бизнес-процесс были выявлены и сформулированы задачи, которые необходимо было достичь по средствам CRM Битрикс24.

· Настроены и автоматизированы воронки по ведению вакансий и кандидатов.

· Реализованы карточки вакансий и кандидата с пользовательскими полями, обязательными на каждом этапе.

· Настроены необходимые отчеты для ведения аналитике по работе HR-отдела.

· Разработан парсер данных для заведения кандидатов.

5. Преимущества от внедрения

Основным преимуществом стало то, что началась вестись база кандидатов в Битрикс24. Автоматически в карточке контакта проставляются статусы этого кандидата (Кандидат, Резерв, Сотрудник, Уволен), в зависимости от того, на каком этапе воронки находится кандидат. Хранится вся история взаимодействия с этим кандидатом, и на какие вакансии он откликался

Автоматизированная воронка вакансий позволяет видеть, сколько вакансий сейчас находятся в работе и не забывать про них, видеть причину закрытия вакансии и информацию о том, сколько вакансия находится в работе.

Автоматизированная воронка по кандидатам позволяет вести карточки по этапам, на каждом этапе ставится задачи определенным участникам процесса, например: провести собеседование, провести аттестацию, зарегистрировать нового сотрудника и тд.

В карточке кандидата хранится все необходимая информация для принятия решения и быстрого поиска данных.

Настроенные бизнес-процессы позволяю передавать в карточку вакансии всех откликнувшихся кандидатов. При привязке кандидата к конкретной вакансии данные из карточки вакансии в карточку кандидата передаются автоматически, например: Заказчик, город, должность, руководитель и т.д.

Настроенные отчеты позволяю собирать все необходимые данные автоматически, например, распределение вакансий по статусам и ответственным, сводный отчет по вакансиям, Распределение кандидатов по статусам, отчет по источникам и типу отклика, распределение кандидатов по городам и т.д.