Фото рабочего дня: зачем оно нужно сотрудникам?

Фотография рабочего дня (ФРД) — популярный метод изучения, чем в течение занимается сотрудник. Обычно ФРД представляет собой таблицу, в которой указано, что делал человек, когда и как долго. «Шпионаж!?» — скажете вы, а мы ответим: «Нет!». У метода есть множество преимуществ как для руководителя, так и для самих сотрудников.

Метод фотографии рабочего дня довольно старый — его начал применять Фредерик Уинслоу Тейлор еще в середине 1880-х. Тейлор считается основоположником научной организации труда и менеджмента. Он ввел систему дифференциальной оплаты труда — когда размер зарплаты зависит от производительности сотрудника. Но как же посчитать производительность? Тогда Тейлор придумал записывать, сколько времени на что тратят сотрудники, кто из них справляется быстрее и т.д. Так и появилась ФРД.

Получается, оценка производительности нужна, чтобы понять, как справедливо платить сотруднику? И да, и нет. ФРД помогает руководителю увидеть, как работает его команда, какие задачи оказываются труднее, где есть пробелы. А как ФРД помогает сотрудникам, рассказываем на практике.

ФРД выявляет, как именно сотрудники распределяют задачи в течение дня. Если соединить эти данные с другими данными по эффективности работников, можно найти лучшие практики и инсайты по адаптации новичков в отделе.

Например, руководитель замечает, что уже несколько новеньких сотрудников долго разбирались с CRM. При этом есть более опытные люди, которые тратят на работу с CRM минимум времени в день, а оставшееся время посвящают звонкам клиентам — процессу, который реально может генерировать деньги для компании. Чтобы новички тоже так смогли, руководитель разрабатывает систему обучения — к примеру, опытные сотрудники по очереди помогают новичкам разобраться в системе.

ФРД позволяет выявить обилие рутины и задачи, которые даются сотруднику с трудом, а потому занимают слишком много времени — в таком случае руководитель может выяснить причины и предложить решение проблемы.

С рутиной — понятно: замечаем бесконечные ctrl+c, ctrl+v и ищем способы их автоматизировать. А что насчет задач, которые не получаются по другим причинам?

Предположим, в соцсетях вашей компании есть рубрика, где нужно писать о юридических вопросах. На ФРД вы замечаете, что ваш копирайтер тратит на тексты для нее слишком много времени. А если вы собираете ФРД с PIX Монитором задач, то даже видите, что во время написания текста он еще и подолгу листает Консультант.ру. Так вы можете понять, что у сотрудника просто не хватает знаний в области юриспруденции. И это нормально — он же копирайтер, а не юрист. А вам не сказал, что сложно, просто потому, что постеснялся признаться. Решение проблемы может быть любым: к примеру, соединить копирайтера со штатным юристом, который ответит на его вопросы по или почитает тексты перед публикацией.

ФРД помогает улучшить условия труда: нередко выполнение задач может затягиваться не потому, что сотрудник безответственно подходит к работе, а потому, что процесс не налажен или в условиях труда есть недостатки. Это могут быть даже бытовые неудобства, устранив которые можно поднять настроение и эффективность сотрудников.

Например, если в офисе плохо оборудована кухня — нет вендингового аппарата, одна микроволновка на 100 человек, нет одноразовой посуды, — люди начинают тратить больше времени на обед или вовсе не успевают вписать его в свой рабочий день. В ежедневной суете такие моменты часто пропускаются, но их можно выявить, если анализировать рабочий день сотрудника.

Мы привели всего несколько примеров того, как использовать данные из ФРД для развития команды — на деле же таких вариантов может быть намного больше! А как эти данные собрать?

Инструментов для сбора ФРД немало: это может быть ручной сбор, когда сотрудник или аналитик записывают, что происходит в течение дня, в таблицу. Некоторые компании также используют различные трекеры, которые отмечают время автоматически или по команде пользователя.

А внутри платформы PIX Процессы есть модуль PIX Монитор задач, который позволяет собирать ФРД автоматически и не тратить на это время сотрудников. И, конечно, упростить задачу аналитику, который будет работать с полученными данными. Что еще умеет PIX Монитор задач и как он находит в рабочем дне сотрудника целые процессы — читайте на сайте.