Онлайн-трудоустройство: как это работает?
У трудоустройства нет границ — сегодня можно работать из дома на компанию в любой точке России и мира.
Для проведения собеседований, встреч с коллегами и совещаний есть уже ставшие привычными инструменты онлайн-взаимодействия. Но сам процесс заключения трудового договора до недавнего времени был неудобным и сложным, особенно если стороны находились в разных городах. Работодатель пересылал документ с курьером, кандидат подписывал его и отправлял обратно. Если вкрадывалась ошибка (к примеру, подпись, поставленная не в ту графу), все приходилось начинать заново. Тратились деньги и время с обеих сторон.
377-ФЗ, принятый в ноябре 2021 года, спешит на помощь: теперь внутри организации можно вести кадровый электронный документооборот (КЭДО), а значит обмениваться документами и подписывать их без дублирования на бумаге. КЭДО распространяется на большинство кадровых документов, в том числе и на трудовой договор.
Важно, что обмениваться документами в цифре можно также и с соискателями при приеме на работу.
Как происходит онлайн-трудоустройство?
Организовать КЭДО можно на цифровой платформе «Работа в России» или в корпоративной информационной системе, которую использует компания. Обязательные требования к такой системе — поддержка подписания и хранения электронного документа, а также фиксации факта его получения работодателем и сотрудником. Портал «Работа в России» сегодня имеет ограничения по функциональности, в то время как системы КЭДО переживают настоящий бум и готовы закрыть широкий спектр задач, связанных с созданием, подписанием, обменом и хранением кадровых документов.
После успешного собеседования кандидат направляет работодателю основные документы для трудоустройства (паспорт, ИНН, трудовая книжка) в виде скан-копий или фотографий для занесения в информационную систему. В будущем большая часть данных будет экспортироваться автоматически из цифрового профиля гражданина, если соискатель даст на это разрешение. До конца 2022 года технология тестируется в рамках эксперимента (регламентирован Постановлением Правительства РФ от 03.06.2019 №710).
Затем данные проверяются через сравнение с информацией о будущем сотруднике, которая размещена в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА), — у кандидата должна быть подтвержденная учетная запись на «Госуслугах».
После этого соискатель должен ознакомиться с приказом об использовании КЭДО в организации, подписать согласие об участии в электронном кадровом документообороте и затем — трудовой договор. На этом этапе не обойтись без электронной подписи, использование которой регламентирует 63-ФЗ. За ее выдачу отвечает удостоверяющий центр (УЦ). Законодательство предусматривает разные типы подписей для работника (усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная и простая ЭП), но рекомендуется использовать УНЭП, так как ею можно заверить любой документ, для которого разрешено электронное оформление. Работодатель для подписания трудового договора использует УКЭП.
Онлайн-формат трудоустройства у многих вызывает опасения, связанные с безопасностью данных. Люди привыкли доверять бумаге и зачастую считают, что такой способ фиксации информации надежнее. На деле ситуация обстоит иначе. Документы, которые обрабатываются и хранятся в соответствии с 152-ФЗ «О персональных данных», защищены на порядок лучше бумажных.
Обезопасить процесс передачи данных при удаленном приеме на работу можно, организовав весь процесс в контуре информационной системы.
«Обычно для пересылки сведений о кандидате используется e-mail. В этом случае почтовый сервер становится третьей неконтролируемой стороной, и на конфиденциальность передачи информации никак нельзя повлиять. В случае с Directum HR Pro будущий работник получает доступ к личному кабинету внутри системы, регистрируется в нем и загружает туда сведения в цифровой форме. Третья сторона исключается из процесса, и уровень безопасности повышается».
Важно, что сотрудник имеет право потребовать бумажный экземпляр трудового договора, даже если соглашение было заключено онлайн.
Также 377-ФЗ устанавливает: если сотрудник принимается на работу после 31 декабря 2021 года и на эту дату у него нулевой трудовой стаж, работодатель может не запрашивать у него согласие на взаимодействие через КЭДО.
Удаленное трудоустройство — новая реальность
Модернизированные стандарты делают процесс найма быстрым и удобным. Где бы ни находился соискатель, рекрутинг, собеседование и трудоустройство можно провести за считанные часы. Будущий сотрудник экономит время и получает возможность искать вакансии за пределами своего города, а работодатель сохраняет не только временные, но и материальные ресурсы, которые раньше уходили на обслуживание принтеров, услуги курьеров и организацию хранения документов.
Использование корпоративных информационных систем тоже стоит денег, но даже здесь выгода впечатляющая: одна только доставка трудового договора в другой город раньше могла обойтись в несколько тысяч рублей; в то же время стоимость лицензии КЭДО для одного сотрудника составляет несколько сотен рублей в год (к примеру, в системе Directum HR Pro — от 500 руб.).
Также взаимодействие в цифре повышает эффективность работы HR-специалистов. Поиск соискателей становится быстрее, организация собеседования — проще, процедура согласования кандидата — прозрачнее. Вся информация хранится в одном месте и всегда доступна.
За цифровыми технологиями — будущее. Переход кадровых процессов в электронную форму — это зарождающийся, но уже вполне очевидный тренд. Поэтому компании, которые первыми поднимут флаг цифровизации, ждут и репутационные бонусы. В ближайшем будущем возможность удаленного приема на работу и дальнейшего обмена кадровыми документами с работодателем в электронной форме вполне могут стать критериями, напрямую влияющими на выбор компании соискателем.