Алексей Пестерев
Спасибо за комментарий! SAP учитывался, как один из источников поступления данных и электронных документов. Например, мы часто сталкиваемся с тем, что заказчики в каждой системе создают и обрабатывают одни и те же виды документов: где-то они пересекаются с СЭД и с другими системами (например, с решениями на базе SAP). Например, в финансовых и договорных процессах есть документы (договор и приложения, а также первичка), которые идут сквозными процессами из учетных систем в СЭД или наоборот, или комбинировано.
Юлия, спасибо за вопросы, они очень правильные:
1. Как бумажные документы попадают в «электронный вариант»?
Есть несколько решений этой задачи. Все они сводятся к автоматизации процесса сканирования документов. Есть решения от ABBYY, KOFAX и других игроков. Суть решения такая – у вас есть сканер, вы кладете стопку материалов для сканирования, после сканирования происходит автоматическое распознавание и извлечение данных (№ и дата документа, отправитель, название документа и т.д.). При необходимости возможна ручная проверка распознанных документов. Такое бывает, если документ плохо пропечатан или поврежден. Далее документ автоматически перемещается в необходимые внутренние ИТ-системы компании. Если мы говорим про электронный архив, то создается и заполняется карточка документа (на основании распознанных данных), а также переносится документ в электронное хранилище.
2. Чем отличается ваш архив от обычных папок на серваке, или в облаке, или в CRM?
В случае хранения документов на сетевых дисках или облаке отсутствуют поиск документов по атрибутам или тексту, нет механизма разграничения прав доступа (не просто на чтение и изменение, а гораздо шире). Нет связи документов между друг с другом, в т.ч. с документами из оперативного хранилища и т.п. Если говорить про CRM, то здесь чаще рассматривается вопрос шире – источников документов и данных гораздо больше, это CRM, СЭД, HR-системы и др. Задача - сделать так, чтобы все архивные документы и данные могли хранится в одном месте и иметь необходимый инструментарий для работы с ним.
3. Кейсы банков, это круто. Но тогда получается, что ваш архив только для очень крупных игроков?
Все сильно зависит от целей создания архива, его ценности для компании и какую выгоду получает компания. Конечно, если ваша компания небольшая и ваш архив умещается в двух шкафах, то создавать электронный архив со всеми наворотами явно не стоит. Поэтому перед началом любого подобного проекта важно оценить все затраты, поэтому крупным игрокам проще принять решение.
4. Ещё я не поняла, как ваш архив решает вопрос бумажного архива, ведь его тоже придется хранить, закон вроде ещё не отменили?
Да, требования законодательства и требований к хранению различных видов документов никто не отменял, но есть некоторые виды документов, которые можно перевести 100% в электронный вид. Например, это касается служебных записок, исходящих писем, распоряжений. Кроме того, документы, изначально составленные и подписанные с помощью систем электронного документооборота (операторы ЭДО) с проставлением соответствующей электронной подписи, могут храниться без распечатывания на бумаге в течение установленных сроков. Минфин РФ неоднократно разъяснял этот момент. Для подтверждения легитимности электронной подписи (ЭП, даты и времени подписания, с учетом долговременного хранения документов, можно использовать системы штампов времени, а также программного обеспечения по перештамповке документов ЭП.
Юлия, проблематика неутвержденной нормативки сильно влияет на создание электронного архива. Ни Росархив, ни ВНИИДАД, ни отдельные постановления пока не смогли утвердить единую схему. Но внедрение электронного архива помогает решить те проблемы, которые были обозначены в статье.
Для маленьких компаний делать такой архив точно неактуально, можно использовать те же возможности аутсорсеров, например, мы работаем с одной из компанией. Они обеспечивают весь цикл: вывоз бумаги, сканирование, создание читального зала на основе сканов + поддержание целостности, хранение оригинал и их последующее уничтожение. Для небольших и средних компаний это действительно выгоднее. Когда мы говорим про крупные компании/корпорации, то эффект от внедрения электронного архива появляется
Ну, а сейчас есть крупные игроки, которые как раз поделили рынок. В общем, вовремя подняли хорошую идею и монетизировали.
Это такой каламбур и игра слова :-)
Есть еще Шреддер из Черепашек Ниндзя
Помню, когда 5 лет назад переехал в Москву, то регулярно гулял на Волочаевской и видел здание КРОК. Думал при этом "Блин, круто работать в большой компании, классном офисе и делать мега-проекты". Делал все для того, чтобы попасть в КРОК и это случилось. Рад, что уже год работаю здесь!
Вячеслав, применялся ABBYY FlexiCapture адаптированный под требования заказчика, там же были интеграции с системами.
Спасибо за обратную связь! Ссылку прислал в личку
Ответил в личку
Опрос по ссылке
Юлия, если интересно можем обсудить отдельно, например, в facebook: https://www.facebook.com/pesterev.aleksey