Неслучайная встреча: 10 правил успешной работы с волонтерами в культурном проекте

Фонд «Четверг» рассказывает, как поддержать мотивацию волонтеров, повысить эффективность такого сотрудничества и создать активное волонтерское сообщество, которое будет не только поддерживать, но и развивать ваш проект.

Для культурного сектора волонтеры — огромной ресурс и источник поддержки, особенно необходимой в момент глобального кризиса. Однако не все организации могут грамотно воспользоваться этим ресурсом, поэтому такое сотрудничество часто приводит к разочарованию к обеих сторон. Как организовать работу волонтеров так, чтобы каждый из участников этого процесса остался в выигрыше? Делимся опытом «Школы волонтерства» — проекта Фонда, нацеленного на системную поддержку культурных организаций и профессионализацию волонтерства по всей России.

Важной отправной точкой в работе с волонтерами является определение ваших внутренних запросов и ожиданий от волонтерской работы. Подумайте, почему вы хотите привлечь волонтеров к вашей деятельности и как они могут помочь вам в достижении или расширении поставленных целей. Спросите себя: «Какую пользу от этого сотрудничества получит организация, волонтеры и широкая аудитория?».

Постарайтесь выработать единую позицию и общий взгляд на привлечение волонтеров внутри всей организации: обсудите это с членами вашей команды и донесите до них основные аспекты работы с волонтерами.

Ничто так не убивает мотивацию волонтеров, как отсутствие задач или никому не нужные задания. Поэтому важно заранее определить, с какими именно вопросами вашей организации или проекту нужна помощь, чтобы давать волонтерам понятные инструкции и четкие технические задания.

Откажитесь от предубеждения о том, что волонтеры могут выполнять только самые простые задачи. Квалифицированный волонтер в культурном проекте — это не только возможность снять нагрузку со штатных сотрудников. Обученный волонтер может выполнять сложные задачи, используя полученные знания и навыки, а также свой прошлый профессиональный опыт.

Большинство культурных волонтеров — студенты и недавние выпускники гуманитарных специальностей, которые чаще всего преследуют не только альтруистические цели. Исследования показывают, что основные причины, по которым молодые люди выбирают волонтерство, связаны с саморазвитием. Это желание усилить свои профессиональные навыки, расширить социальные связи, понять себя и свои способности, а также повысить личную эффективность.

Понять мотивацию волонтера — значит найти его точное место в команде и способствовать крепким (и долгосрочным) отношениям между ним и организацией. Помните о том, что мотивация находится под влиянием множества факторов и может изменяться в течение всего сотрудничества.

Опыт «Школы волонтерства» Фонда показал, что заключение договора — лучший способ обезопасить как себя, так и волонтера. Договор позволит вам показать серьезность намерений обеих сторон, четко проговорить все условия и доказать волонтеру, что он тоже часть вашей команды.

Волонтеры в культурной организации — это сообщество, которое может внести свой вклад в достижение ваших целей Если вы делаете волонтеров частью своего проекта и работаете с ними так же, как и с другими членами команды, то они с большей вероятностью получат удовольствие от своей деятельности и будут транслировать ценность проекта внешней аудитории.

Ключ к таким успешным отношениям — партнерство в обстановке взаимного уважения и доверия. Этого можно достичь благодаря качественному коммьюнити-менеджменту: проводите для волонтеров встречи с неформальными активностями, подготовьте для них отдельную группу в социальных сетях или даже специальное приложение, а также регулярно собирайте обратную связь.

Проблему неэффективного менеджмента может решить специалист по работе с волонтерами, который в идеальном мире работал бы в каждой культурной организации. Но в реальности такой человек в команде есть далеко не всегда, поэтому управление волонтерской командой ложится на одного из постоянных сотрудников.

В таком случае человеку, ответственному за эту работу, должно быть отведено определенное количество времени для выполнения его обязанностей. А менеджмент волонтерской программы должен быть интегрирован во все рабочие процессы: обсуждаться на совещаниях, разбираться как одна из задач, сопровождаться фидбеком от других членов команды.

По таким принципам в Фонде устроена «Школа волонтерства»: в течение всей программы волонтеров сопровождает куратор, который помогает им интегрироваться в разные проекты и в то же время следит за решением внутренних задач Фонда.

Фидбек и опросы волонтеров показывают, что им важно иметь свое физическое и «интеллектуальное» место в команде. Это может быть как отдельное место в офисе, так и любое другое физическое обозначение их присутствия, например, доска или мудборд с расписанием и задачами.

Если работа проходит удаленно, подготовьте для волонтеров онлайн-расписание или отдельную онлайн-доску с их обязанностями. В «Школе волонтерства» Фонда разработано специальное приложение, куда помещена вся информация, важная для волонтеров. Так они чувствуют себя частью команды и ответственнее подходят к работе, потому что видят комплексность задач и уровень доверия организации.

Чтобы предотвратить эмоциональное выгорание и поддерживать мотивацию участников, благодарите волонтеров за вклад в проект и конкретно перечисляйте их достижения на летучках и совещаниях. Также вы можете проводить для них неформальные мероприятия (мастер-классы, чаепития, кинопросмотры) или подготовить мерч, связывающий их с проектом.

Фидбек от волонтеров позволит не только подвести итоги их работы, но и понять, что можно исправить или улучшить при планировании волонтерских сотрудничеств в будущем. В «Школе волонтерства» Фонда есть 3 формы обратной связи, которая помогает решить краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные задачи.

Куратор программы всегда находится на связи с волонтерами и регулярно собирает обратную связь в общем мессенджере, что позволяет оперативно реагировать на запросы. Каждую неделю волонтеры встречаются с куратором на встрече-рефлексии, где детальнее обсуждают процесс работы. После окончания Школы волонтеры заполняют подробную анкету, где оценивают каждый этап обучения и сообщают о разочаровывающих моментах. Этот пункт важно включить в форму обратной связи, чтобы избежать подобных ситуаций в будущем.

Оценка эффективности — необходимый этап работы над любым проектом, который позволяет расширить горизонт планирования и думать не только о количественных, но и о качественных результатах работы с волонтерами. Для анализа эффективности «Школы волонтерства» в Фонде используется теория изменений — инструмент, помогающий связать между собой действия участников и цели проекта, а также оценить влияние проекта во времени. Понять, как применить этот инструмент к своему проекту, можно здесь.

Эти подходы к работе мы развиваем в «Школе волонтерства в сфере культуры». Практика показывает, что подобные волонтерские программы предлагают уникальные возможности для культурной организации: повышают ее эффективность и креативный заряд, расширяют и укрепляют сообщество, делают ее более гибкой и позволяют привлечь новую, не охваченную ранее аудиторию.

Узнать больше об опыте «Школы волонтерства» и других аспектах привлечения волонтеров к проектам в сфере культуры и искусства можно на сайте Фонда.

В 2020 году проект реализуется при поддержке Фонда президентских грантов.