Структура презентации для защиты проекта или итогового отчета

Бюро подготовки публичных выступлений Глагол

Под выступлением обычно понимают доклад на конференции в большом зале, но гораздо чаще приходится выступать в более будничном формате — с защитой проекта перед командой или итоговым отчетом для руководства. При этом работа над такой презентацией может занимать дни, поэтому тренеры бюро «Глагол» предлагают использовать готовую структуру «Как есть — как может быть». Она помогает сэкономить время и составить стройный рассказ.

Мы расскажем о самой структуре, подготовительной работе и каждом блоке по отдельности. И хотя речь пойдет только о выступлении перед коллегами, все те же принципы применимы для конференции, обучения и питчинга идеи. Если хотите понять, чем все-таки отличаются эти выступления и как к ним готовиться, записывайтесь на наш онлайн-курс.

В основе структуры — контраст. Сначала в деталях расскажите о сложившейся ситуации, чтобы слушатели согласились: так дальше нельзя. Затем опишите будущее, в котором проблема уже решена и ситуация стала лучше. Слушатели увидят, как здорово может быть, и захотят понять, что для этого нужно сделать. Благодаря контрасту вам будет гораздо легче их убедить.

Преимущество структуры — сравнить можно что угодно: как было и как стало, как у нас и как у них. При этом структура помогает найти со слушателями общий язык. Прежде чем призвать к изменениям, вы начинаете с описания знакомой ситуации. Слушатели понимают, о чем вы говорите, и готовы внимательно слушать дальше.

Яркий пример структуры — выступление Илона Маска на встрече с сотрудниками «Теслы». Он анонсировал в нем запуск новых батарей. Сначала Илон рассказал, что батарей мало и они дорогие. Затем описал будущее, которое наступит благодаря решению проблем с объемом и производством. А в конце предложил план и призвал ускорить наступление будущего.

Прежде чем разобраться, как выстроить структуру, давайте пройдемся по подготовке. Без подготовки самая стройная структура может оказаться бесполезной.

Сразу составлять план выступления — ошибка. В начале нужно определиться с контекстом, аудиторией, целью и главной мыслью. Если вы четко сформулируете, для кого и зачем собираетесь выступить, то с большей вероятностью достучитесь до слушателей, и ваша презентация покажется им интересной и полезной.

Еще до того, как откроете Power Point и соберете первые слайды, ответьте на несколько вопросов. Обычно это занимает 10…30 минут.

Подробно этапы подготовки описаны в нашем инстаграме.

В структуре «Как есть — как может быть» задача вступления — обозначить статус-кво. Нужно честно и без драматизма рассказать о ситуации в компании или на рынке. Важно, чтобы эта ситуация уже была знакома слушателям в общих чертах. А еще важно сразу установить с ними контакт, чтобы они отложили в сторону ноутбуки и включились в происходящее.

Первая ошибка — не сверяться со знанием аудитории о проблеме. У слушателей может быть разное представление о ситуации, и без контекста не все поймут ее одинаково. Чтобы этого избежать, дайте необходимые вводные, например, расскажите предысторию. Бывает и так, что ситуация обсуждалась, но когда-то давно. Тогда напомните, на чем все остановились.

Вторая ошибка — начинать с шаблонных фраз: «Здравствуйте! Сегодня я хочу подвести итоги и…» Такие фразы сами по себе не плохие, просто они звучат постоянно, и слушатели привыкли пропускать их мимо ушей. Начните с противоречивого утверждения, например: «Выручка за I квартал выросла вдвое, но этого мало…» Такое начало сразу привлечет внимание.

К ошибкам также можно отнести скомканное или быстрое вступление. Если слишком коротко рассказать о текущей ситуации и резко перейти к описанию будущего, слушатели не успеют вникнуть в проблему. В итоге понять смысл изменений им будет тяжело. Отведите на вступление 15% времени и сопроводите его наглядными примерами. Ситуация станет понятнее.

Основная часть зависит от формата. Обычно она делится на блоки «Как может быть» и «Что нужно сделать», то есть на описание будущего и план действий. Но если на мероприятии будут подводиться итоги месяца, то уместнее рассказать, как стало и как удалось этого добиться.

В блоке «Как может быть» нужно четко описать будущее. Если сейчас что-то идет не так, покажите, что будет, если это исправить. Если все в порядке, покажите, как сделать еще лучше.

Блок «Что нужно сделать» в таком случае — короткий план действий. Слушатели должны понять, какие шаги приблизят их к будущему, в котором проблема уже решена.

Самая частая ошибка — слишком подробный план действий. Во время выступления слушателям неважно, кто сколько должен сделать или уже сделал для улучшения ситуации. Это только усложняет восприятие. Достаточно представить общую картину, обозначить три-пять пунктов. Главное, чтобы слушатели поняли суть выступления или пережили тот же опыт.

Задача заключения — подчеркнуть самое важное и расставить акценты. Слушатели должны понять, чему было посвящено выступление и что делать сразу после.

Ошибка возникает, когда заключение делают для галочки. Из-за этого появляются бесполезные призывы к действию, например: «Если остались вопросы, пишите». Будет лучше, если после защиты проекта или подведения итогов вы предложите универсальную инструкцию и скажете, что делать, когда выступление закончится: опробовать новую функцию или прочесть отчет.

Если дать инструкцию не получается, не заканчивайте скучными словами: «Спасибо, у меня на этом все». Слушатели лучше всего запоминают конец выступления, и это также нужно использовать. Закончите презентацию ключевым выводом или повторите главную мысль.

Расскажите в комментариях, как вы защищаете проекты, подводите итоги работы и в целом выступаете перед коллегами.

Если вы хотите изучить больше структур для создания публичных выступлений, ждем вас в бюро Глагол на открытых курсах, индивидуальных консультациях или корпоративных тренингах.