Жизнь после пандемии: гибкие офисы вытесняют традиционные?

В условиях неопределенности гибкость становится особенно актуальной, поэтому концепция ABW или activity-based workspace находится в более выигрышной позиции, чем традиционные офисы. Стоит отметить, что в мире давно намечался тренд на гибкие рабочие места, пандемия лишь ускорила увеличение спроса на них. В основе концепции ABW лежит разумное использование офисной площади и повышение ее эффективности. Согласно исследованиям, к 2030 г. около 30% офисов в Европе будет представлено гибкими пространствами.

ABW часто путают с так называемым hot-desking, когда одно рабочее место используется поочередно несколькими сотрудниками ради сокращения затрат, а интересы самих работников при этом учитываются мало. Концепция ABW создает более свободную среду, в которой формируются наилучшие условия для решения разных типов задач. Вместо одного рабочего стола каждый офисный сотрудник получает много рабочих мест, которые можно по вкусу выбирать в течение дня: рабочий стол, переговорная комната с шумоизоляцией, места отдыха, командные островки. Такая обстановка значительно увеличивает продуктивность каждого сотрудника.

Современные люди появляются в офисе в основном для коммуникаций, текущую работу можно делать из дома, кафе или даже в поездке, но для взаимодействия с коллегами и клиентами нужна какая-то «база». Кроме того, ABW можно перестраивать по мере необходимости, ведь люди и внутренние процессы компании динамичны. Например, в случае если административный директор получит звонок от HR-директора с просьбой к завтрашнему дню подготовить 10 мест для новых сотрудников, то для гибкого офиса это не будет проблемой, в то время как для классического такая ситуация - катастрофа. В гибком офисе для компании с 30 работниками в штате можно спокойно арендовать 25 мест и этого будет достаточно, ведь 100 % явки почти не бывает: часть людей в командировках, отпусках и на больничных. А даже если придут все, они найдут, как разместиться на диванах, в переговорных и за общими столами.

Реализация концепции «гибкого офиса» стала возможна благодаря развитию цифровых инструментов, которые позволяют взаимодействовать сотрудникам и решать офисные задачи из любого места, где есть интернет. Например, стало привычным, что сотрудник компании в любой момент может подключиться из дома к корпоративным системам и совместно поработать с коллегами над проектом, провести встречу по видео и подписать документы с помощью цифровой подписи. Для выполнения таких задач существуют и экосистемы крупнейших вендоров, таких как Office365 от Microsoft, и специализированные решения. Очень важно, чтобы опыт гибких офисов оказывал положительное влияние. Недостаточно создать комфортное пространство, важно также построить удобную систему для его использования. Например, избегать перегруженности одних и тех же зон, осуществлять гибкое планирование и перестройку в случае отмен мероприятий. Наша компания SystemZ всегда старается идти в ногу со временем и следить за трендами рынка, поэтому мы предложили своим клиентам решение этих задач - сервис “Бронирование рабочих мест”, который помогает обеспечивать эффективную работу гибких офисов. Он может встраиваться в любую экосистему компании и интегрироваться с календарями и корпоративными мессенджерами. Еще одна приятная “фича” этой системы - возможность бронирования рабочих мест через чат-бота.

Вообще наше решение родилось в ответ запросы, связанные с новыми требованиями Роспотребнадзора, которые появились в апреле 2020 года и поставили бизнес в новые условия работы. На плечи корпораций легла необходимость разделять рабочие потоки и рассаживать сотрудников с учетом социальной дистанции. И действительно, при возвращении на рабочее место после COVID вопрос безопасности становится одним из самых актуальных. Решения по бронированию рабочих мест позволяют руководству не только разделять потоки и учитывать социальную дистанцию, но и быть в курсе, кто посещал офис, где они сидели и когда, и кто был рядом с ними, отслеживая как назначенные, так и гибкие столы. Еще один приятый бонус сервиса: контроль соблюдения санитарных требований с помощью индивидуальных чек-листов по дезинфекции рабочих мест. А это существенно повышает уровень безопасности нахождения в офисе. Можно отслеживать готовность рабочих мест к посещению сотрудниками. Система показывает, в какие периоды необходима санитарная обработка помещений (например, после завершения запланированной встречи). Любой сотрудник может видеть текущий статус любого рабочего места и самостоятельно выбирать из них те, которые прошли обеззараживание.

Также для многих наших клиентов было важно, чтобы решение по бронированию рабочих мест “умело” оптимизировать офисные ресурсы: перераспределять рабочие места в случае отмен/замен, контролировало дубли событий и автоматически снимало все брони при неявке сотрудника. И система бронирования все эти вопросы решает. Также она помогает вести планирование, предоставляя статистику по посещению зон и полную картину по помещениям высокого и низкого спроса. Все это нацелено на увеличение эффективности работы. Причем под эффективностью понимается не только и не столько экономия площади и средств, сколько способность привлекать лучших сотрудников, правильно использовать рабочее время, дать возможность персоналу жить полной жизнью, соблюдая баланс работы и отдыха.

Если раньше доля офисных рабочих мест стремилась к 100%, то теперь лишь около трети компаний жестко намерены вернуть всех сотрудников в офисы, большинство же утверждает, что главная цель для них — эффективная и безопасная работа из любого места. Тенденция очевидна: компании, которые стремятся не потерять кадры и удержать ключевых специалистов, выбирают гибридную модель, в которой их сотрудники будут попеременно работать из офиса, из дома и из других мест.

После пандемии классический офис может стать хабом, своеобразным центром притяжения для встреч с коллегами и решения определенных задач, в то время как большинство вопросов все чаще будут решаться за его пределами. Поэтому мы ожидаем сокращения офисных площадей на фоне изменения режима работы, правил безопасности нахождения в офисе. Одни компании значительно сократят арендуемые площади, другие — частично, но это будет явным трендом конца 2020-го и начала 2021 года». Наталья Никитина партнер, руководитель департамента офисной недвижимости компании Cushman and Wakefield Источник: https://finance.rambler.ru

Спрос на новый формат отмечается и со стороны средних компаний со штатом 50-150 человек. Многие из них не готовы сейчас заключать договор аренды на 4-5 лет и тратить свои ресурсы на его ремонт под себя. "Гибкий" офис - готовый и более маневренный вариант. Он позволяет адаптироваться бизнесу под изменяющиеся условия игры.