Современные инструменты для адаптации новых сотрудников

Современные компании вкладывают очень много ресурсов на поиск новых сотрудников и в свою очередь ожидают окупаемости вложенных инвестиций.

Однако,

Сотрудники, которым была предложена хорошая программа адаптации, имеют на 69% больше шансов остаться в компании на срок до 3 лет.

Поэтому процесс адаптации - это важный период в отношениях между сотрудником и компанией, и его главная цель состоит в том, чтобы помочь новому человеку познакомиться с организацией и ее культурой, получить четкое представление о своих рабочих целях и наладить хорошие отношения с коллегами. От этого будет зависеть его дальнейшая работа и эффективность. Ведь начало работы в новом месте всегда стресс, связанный с незнакомыми привычками и окружением.

Есть общие болевые точки при онбординге, которые испытывает большинство организаций: оформление документов, скука, информационная перегрузка, культурная и ролевая путаница, а также отсутствие обратной связи и личного взаимодействия.

Современные IT позволяют использовать новые подходы адаптации, которые значительно упрощают работу HR-служб, а именно:

-Предоставить прозрачный сценарий погружения сотрудника в работу

-Минимизировать хаос, создаваемый бумажной работой

-Сократить издержки, связанные с адаптацией сотрудника

-Уменьшить ручной труд и человеческие ошибки

-Уменьшить нагрузку на отдел кадров

-Обеспечить положительный опыт для всех новых сотрудников

Современные программы адаптации основаны на лучших мировых практиках HR-служб. И есть целые исследования на тему их положительного влияния на бизнес в целом.

Очень часто в компаниях, например, в крупном ритейле, можно увидеть, что на один магазин приходится один HR-специалист. И это на фоне высокой текучести кадров! Поэтому такие компании неизбежно сталкиваются с необходимостью автоматизации процессов адаптации. Наша компания занимаемся разработкой как раз таких решений. Поэтому мы готовы поделиться опытом и показать на примере как это работает. Для решения данной задачи мы используем экоcистему Microsoft 365, включая Power Platform, чат-ботов в Teams и Power BI. При таком подходе сотрудники получают единый интерфейс взаимодействия с внутренними сервисами компании, а еще помощника по адаптации.

Предварительная подготовка включает в себя любое взаимодействие с новым сотрудником с момента его принятия на должность до момента начала работы. Поскольку вовлеченность сотрудников является частью удовлетворенности работой и лояльности компании, почему бы не начать это взаимодействие как можно скорее? Бизнес-процесс подготовки к вовлечению сотрудника начинается примерно за 1-2 недели до выхода на работу. HR создает заявку в Microsoft Teams, которая проходит согласование со всеми ответственными лицами.

Организации с успешными программами адаптации закрепляют за каждым новым сотрудником наставника. Он становится входной точкой для построения отношений и доступным контактом для решения вопросов. При этом использование программного обеспечения, видео, онлайн-групп для совместной работы и других цифровых инструментов позволяет сделать процесс наставничества более эффективным, экономичным и гибким, без снижения производительности самого наставника.

В 1-й день выхода сотрудника должен быть автоматически запущен процесс, который отправляет приветственное письмо: сообщение от чат-бота в Microsoft Teams и письмо в Outlook, включающие основные регламенты, способы получения канцелярии или формы, чек-лист от руководителя, видеоэкскурсию по компании и другие полезные ссылки. Данный подход позволяет новым сотрудникам ощущать себя более уверенно и не чувствовать себя брошенными.

Прием на работу для большинства сотрудников заканчивается на самом низком уровне. Чтобы улучшить адаптационный процесс, на протяжении первых 120 дней работы сотрудника система отправляет обучающие материалы сотруднику, организует чат с Buddy, позволяющий оперативно решать возникающие вопросы, регулярно собирает обратную связь об удовлетворенности сотрудника.

Решение типовых вопросов интегрировано с Базой знаний, которая постоянно пополняется ответственным сотрудником. Это отдельный информационный веб-сайт, содержащий справочную информацию, корпоративные документы, страницы подразделений и другой контент в формате «вики». База знаний подключается в Teams посредством добавления вкладки со ссылкой в канал Teams или диалог с чат-ботом.

Чат-бот помогает сотруднику удаленно инициировать заявки, а также умеет обрабатывать сценарии отправки уведомлений, отраженные в описании бизнес-процессов.

В этом решении также была реализована функция опроса через Microsoft Forms. Опрос позволяет понять общее “самочувствие” новичка и провести анкетирование сотрудников.

Трудно эффективно оптимизировать онбординг сотруников без реальных данных. В нашем решении отчеты отображаются в виде удобных и простых дашбордов, которые дают наглядное понимание количественных показателей (сколько людей на испытательном сроке или отпуске), результатов опроса, степени удовлетворенности сотрудников.

Кроме ритейла, подобные решения актуальны также для других отраслей, например, для e-commerce, банковкой сферы, телекома, разработки в сфере IT, а также для организаций с большой текучестью кадров.

Конечно же, на процессы адаптации во многих организациях оказал влияние и Covid. Период пандемии буквально отрезал бэк-офисы от frontline-коллег. Новые условия ускорили переход таких компаний к автоматизированным решениям адаптации сотрудников. Но даже если убрать карантинный фактор, важно понимать, что сейчас мы живем в мире, где все очень быстро меняется. И если раньше периодом адаптации считались классические 120 дней, то сегодня процесс адаптации стал бесконечным и требует нового подхода с использованием современных технологий.