10 популярных бизнес-процессов в электронном документообороте

Оцифровка и автоматизация документооборота может оказать без преувеличения огромное влияние на Ваш бизнес.

С ручными процессами успех компании всегда будет зависеть от человеческого фактора, а замедленное время отклика на запросы непременно будет тормозить ее развитие. Автоматизация процессов в документообороте, напротив, позволяет компании стать более гибкой, эффективной и отзывчивой на любые изменения.

Более того, мы обнаружили 6 случаев, когда внедрение ЭДО (электронного документооборота) в вашей организации даст серьезное конкурентное преимущество. Если какая-либо из следующих ситуаций (на инфографике ниже) кажется вашему бизнесу знакомой, пора серьезно задуматься об оцифровке документов и автоматизации рабочих процессов.

Перечислим также 10 самых популярных бизнес-процессов в ЭДО, которые можно быстро внедрить с помощью готовых современных решений:

Согласование документов

Автоматизация процессов согласования документов является одним из самых популярных способов повышения эффективности работы с документами. Поэтому помимо регламентированного согласования внутренних и исходящих документов, этот процесс может включать и универсальное согласование произвольных документов по готовым маршрутам и создаваемым пользователями. И если в традиционном бумажном процессе нередко случаются потери версий документа, срыв сроков и бесполезные затраты рабочего времени, то ЭДО позволяет не только сократить количество итерации, но и ограничить функции пользователей. Так, например, бухгалтер не сможет править в тексте договора условия нефинансового характера. Ему отведена конкретная область проверки в договоре, например, только порядок оплаты. На поиск и проверку статуса любого документа тратятся секунды, а цикл согласования ускоряется в несколько раз.

Для оптимизации кадровой и административной работы все чаще используются электронные способы ознакомления сотрудников с нормативными или распорядительными документами. Но вместо ручной рассылки их по электронной почте или размещения на внутренних порталах, можно настроить определенные маршруты ознакомления с учетом оргструктуры и прав доступа.

Тут речь может идти не только о согласовании договора, но и об автоматизации всего жизненного цикла документа, в т.ч. его исполнения. Важно, чтобы согласование договоров было связано с другими бизнес-системами (например, ERP), а также интегрировалось с внешними решениями по обмену документами со сторонними контрагентами. Автоматизация договорной деятельности также расширяет возможности совместной работы и поиска нужных документов.

В последнее время возможность электронного подписания документов становится необходимостью. Ведь это значительно расширяет круг возможностей компании. Имея такую электронную подпись, можно осуществлять гражданско-правовые сделки, оказывать и получать государственные и муниципальные услуги, участвовать в электронных торгах и совершать другие юридически значимые действия через интернет. Любая современная платформа автоматизации позволяет интегрировать такую возможность в свою систему.

Автоматизация этого процесса помогает разгрузить вашу HR-службу от типовых и повторяющихся запросов, сократить время отклика на них до 2-3 минут вместо дней. Автоматизация командировок может охватывать полностью весь процесс: от создания заявок, бронирования билетов и гостиниц до формирования отчетности. При этом обеспечивается коммуникация и четкое распределение задач между всеми участвующими департаментами

Автоматизация заявок на оплату помогает компании соблюдать сроки оплаты, сотрудникам - упростить рабочий процесс и снизить вероятность ошибок, а для руководства - в любой момент отследить полную картину движения денежных средств. При этом возможно создать любой сценарий согласования под задачи компании.

Обычно сотрудники запрашивают копии трудовой, справки о зарплате и периоде своей работы в организации. Такие несложные, но частые процедуры можно полностью возложить на чат-бота, интегрированного в систему документооборота, который и становится основным инструментом автоматизации этого процесса. Быстрая выдача справок никак не влияет на финансовые показатели компании, но сильно увеличивает лояльность сотрудников. Это особенно актуально для крупных компаний или режима удаленной работы, где работник ждет нужную справку стандартно около 3 дней. Вместо этого, он может получить ее в тот же день и решить оперативно свои личные вопросы: получить кредит, социальные выплаты или налоговый вычет.

Автоматизация этого процесса помогает своевременно обеспечивать сотрудников необходимыми канцтоварами и оборудованием, а также планировать их закупку. Для руководства это позволяет увеличить прозрачность хозяйственной деятельности, а также оптимизировать текущие затраты.

Если в компании нет полноценного help-desk, но есть небольшие регулярные заявки в части IT, то этот процесс можно автоматизировать в рамках документооборота. Можно создать целую систему автоматизации для help-desk или же ограничиться микроавтоматизацией точечных процессов. Но как правило и то, и другое задает конкретные и сжатые сроки на исполнение стандартных заявок (заведение почты, установка ОС), что исключает их потерю или неисполнение. Остальное может быть настроено под цели компании: это может быть повышение прозрачности работы IT-отдела или же быстрое открытие дополнительных рабочих мест и филиалов.

Сам по себе документооборот является большим источником данных. Поэтому для повышения эффективности использования базы знаний, возможно расширение применения документооборота для накопления и сохранения внутренней экспертизы. Сегодня популярны решения, где не просто встроена база знаний, а предоставляется полностью автоматизированное консультирование сотрудников на ее основе. Большую часть работы в этом процессе берет на себя чат-бот, который отвечает на вопросы и предоставляет необходимую информацию под запросы.

Внедрение документооборота - трудоемкая, но вполне выполнимая задача. Предварительная подготовка со специальными чек-листам облегчит процесс и повысит вероятность эффективного использования ЭДО в дальнейшем.