Кризис — это всегда что-то незапланированное и страшное. Рушатся планы, впереди пугающая неопределённость, эксперты выдвигают самые разные прогнозы, и непонятно, кто из них прав и что делать. В таких условиях одна из наших основных целей — оставаться островком стабильности для своих сотрудников.
Компания пережила уже несколько глобальных кризисов, и сегодня мы хотим поделиться нашим опытом поддержки команды в непростые времена.
С 2020 года мы работаем удалённо, и в этих условиях мы стараемся быть опорой для ребят и постоянно быть на связи друг с другом.
1. Самое первое что происходит с человеком в любой кризис — это страх неопределённости. С ним мы и работаем в первую очередь.
Какие инструменты мы используем для снижения этой самой неопределённости и какую коммуникацию ведём:
- Мониторинг ситуации
С первой недели мы мониторили ситуацию в мире и все события, которые могут повлиять на компанию. На эту роль мы выделили отдельного специалиста. Он несколько раз в день просматривал все новости и самые актуальные для нас публиковал в специально созданном канале в Slack.
Так у руководства компании была возможность максимально оперативно реагировать на изменения на рынке, а у сотрудника появилась работа, ведь по основной его должности в этот период нагрузка снизилась. - Внутренние встречи отделов
В течение первой недели руководители департаментов провели встречи со своими сотрудниками. К этому моменту менеджеры запросили статусы по проектам и встретились с клиентами для понимания их дальнейших планов по сотрудничеству с нами.
Руководители рассказали, как будет строиться работа в их отделе и про тактику работы с каждым клиентом и проектом. Отдельное внимание уделили вопросам сотрудников. Им было важно понять, как ситуация скажется на каждом из них. - Презентация плана действий
В первые две недели работы в условиях неопределённости наш совет директоров разработал план действий в кризис. В него вошли меры поддержки команды, работа с клиентами, внешние коммуникации и внутренние процессы в компании.
Когда план был готов, руководители компании провели встречу со всей командой. Рассказали, как идут дела у компании, что происходит с проектами и клиентами, как это повлияет на нас и какие меры мы принимаем, чтобы снизить это влияние.
Донесли до команды политику компании в кризисе по основным болевым вопросам:
— Подтвердили выполнение финансовых обязательств — все получают зарплату вовремя и в полном объёме;
— Проговорили, что компания приложит все усилия, чтобы никого сокращать. И на данный момент нам это удаётся делать;
— Попросили всех руководителей и сотрудников детально следить за нагрузкой. Если она снижалась, ребята переключались на общие задачи, не связанные с их основной деятельностью или связанные с ней косвенно;
— Рассказали про запас прочности компании и про то, сколько мы выстоим даже при самом плохом развитии событий;
— Обсудили, как изменится работа с софтом и другими привычными всем инструментами;
— Рассказали про финансовую часть. Например, порекомендовали сотрудникам открыть карты «Мир» для удобства оплаты на территории России. Поделились, кто что делает сейчас с деньгами в целом. - Оперативная реакция на новые риски
В специальном канале руководители подразделений регулярно обсуждали, какие новые меры компания принимает в сложившихся условиях. Отдельно освещали, как конкретные изменения скажутся именно на нас, будь то санкции, новые законы или меры поддержки бизнеса.
2. В период кризиса есть потребность объединяться, чаще встречаться с коллегами, родными и друзьями. Мы стали проводить ещё больше встреч вне работы и получили отклик от ребят. Встречи проводим и онлайн, и оффлайн.
1 апреля — день рождения СreativePeople (нам уже 19 лет) . В честь этого мы планировали провести большой корпоратив, но приняли решение его отложить. Однако мы поняли, что в коллективе есть потребность встретиться, пообщаться, побыть в знакомой компании, поэтому изменили формат и просто встретились в офисе, уютно посидели с «чаем» и поболтали.
Расширили календарь мероприятий, в котором мы отмечаем все общие активности. Сейчас почти каждый день можно чем-то заняться вместе с коллегами — от изучения английского языка до игры в волейбол.
- Играем в настолки в офисе каждую неделю
А иногда онлайн. В числе любимых игр — «Страдающее Средневековье», «Длина волны», «Экивоки», «Нечто», «Зельеварение», «Эпичные схватки боевых магов». Для настолок у нас есть чатик, в котором мы выбираем, во что будем играть в следующий раз, и определяем время встречи.
В клубе настолок есть постоянные участники, которые не пропускают почти ни одной встречи, а иногда туда заглядывают сотрудники и из других городов. Кстати, среди постоянных участников есть не только нынешние сотрудники, но и бывшие. И конечно, наши семьи, друзья и друзья друзей. - Организовали английский разговорный клуб
Собираемся каждую неделю. Встречу ведёт преподаватель, а темы мы выбираем сами и накидываем материалы для подготовки. Уже успели обсудить темы creativity & creative mindset, movies & series, travel, food & healthy eating. Встречи клуба проводим пока онлайн, и, чтобы они были эффективными, участвует в них не больше восьми человек. - Продолжили уже традиционные встречи книжного клуба
И расширили его состав. С момента запуска клуба в прошлом году мы уже прочитали и обсудили шесть книг. Что читали: Патрика Зюскинда «Контрабас», Фэнни Флэгг «Жареные зелёные помидоры в кафе „Полустанок“», Харуки Мураками «Норвежский лес», Олдос Хаксли «О дивный новый мир», Фредрик Бакман «Тревожные люди», Стюарт Тёртон «Семь смертей Эвелины Хардкасл».
В мае читаем: Эрих Мария Ремарк «Ночь в Лиссабоне». Когда прочитаем, хотим посмотреть в офисе экранизацию. - Играем в волейбол каждые две недели
И здесь тоже прибавилось количество игроков. Сформировали уже постоянную команду, есть сыгранность, командный дух, масса положительных эмоций и здоровая физическая нагрузка.
- Проводим тематические мастер-классы.
Попробовали себя в каллиграфии и организовали несколько мастер-классов по лепке из глины. Получилось несколько уютных вечеров при свечах.
- Провели серию онлайн игр «Своя Игра»
В турнире было четыре игры, 14 участников и три финалиста. А победителем уже второй год подряд стала наш digital-директор Кристина Маринович. - Пьём чай онлайн
Регулярные онлайн-чаепития сделали тематическими. Обсуждаем на них что-то интересное и полезное, делаем небольшую передышку во время рабочего дня. На последних встречах обсудили награды на фестивалях и конкурсах, позадавали вопросы backend-разработчику. Например, обсудили, как выглядит профдеформация у разработчиков. - Проводим внутренние лекции
Стало ещё больше потребности делиться своим опытом и знаниями внутри. Внутренние лекции про проекты сейчас планируем два раза в месяц. Например, ребята рассказали, как запускали два сложных интернет-магазина, а наш арт-директор и дизайнер провели лекцию про то, как мы участвовали в тендере одного из крупнейших игроков автомобильного рынка. Следующая лекция будет о построении бренд-платформ.
«Здорово, что сейчас появились такие интересные форматы общения, как мастер-классы и английский разговорный клуб. Это очень помогает лучше узнать своих коллег и пообщаться в неформальной обстановке. За последние два года команда выросла, а offline-мероприятий было немного, поэтому с некоторыми ребятами знакомишься как раз на таких встречах. Это сближает и даёт ощущение единства коллектива.
При этом на встречах английского клуба можно очень многое узнать о жизни ребят и об их интересах, так как мы обсуждаем абсолютно разные темы, и чаще всего они не связаны с работой. Во время мастер-классов по лепке или каллиграфии можно узнать коллег с творческой стороны, что тоже, на мой взгляд, прекрасно.
В такие вечера ты можешь отвлечься от насущных проблем, не зацикливаться на рабочих задачах и не залипать в новостных лентах. Иногда это лишний повод собраться и поехать в офис, чтобы отлично провести вечер в кругу классных ребят. Либо, наоборот, не выходя из дома, весело поболтать на отвлечённые темы, сидя на удобном диване под пледом, вспоминая английские слова и прокачивая свои скиллы».
3. Что-то одно не работает для всех. У каждого своя мотивация и своё поведение в кризис. Кому-то нужен отпуск, а кого-то нужно загрузить задачами.
Сотрудники — это наша основная ценность, поэтому каждый руководитель старается внимательно относиться к настроению своей команды.
- Проводим small talk в начале рабочих встреч
Поскольку мы работаем удалённо и видимся в основном на внутренних встречах, большинство из них мы начинаем с неформального разговора. Обсуждаем погоду, домашних животных, настроение и планы на выходные. Такая практика была у нас всегда, и сейчас её значение возросло. - Обращаем внимание на эмоциональное состояние
Многим ребятам первое время было тяжело работать из-за переживаний. Мы дали всей команде время адаптироваться к ситуации. А тем, кто совсем не мог сосредоточиться на работе, дали отпуск. Чтобы работа компании при этом не страдала, чётко расставили приоритеты по задачам, срочные и важные перераспределили на других, а остальные временно поставили на холд.
Сейчас мы чаще собираем фидбэк, отслеживаем эмоциональное состояние и общий настрой команды, чтобы держать руку на пульсе и оперативно принимать решения. - Обеспечиваем нагрузкой каждого сотрудника
У многих возник вопрос: «А что теперь со мной будет?». Мы составили план расширения обязанностей и с каждым поговорили лично. Как показывает практика, людям намного легче справляться с проблемной ситуацией, когда готов план действий конкретно для каждого. - Поддерживаем коммуникации внутри компании
У нас остаётся прежний стиль общения, и у команды всегда есть возможность по любым вопросам и сложностям обратиться напрямую к руководителю отдела или компании.
«Настроение пока остаётся переменчивым, и напряжение есть, скрывать не будем. Но мы есть друг у друга, мы действительно хорошая команда, друзья, семья.
Мы продолжаем работать дальше, находим мотивацию даже в кризисной ситуации, ведь и этот кризис когда-нибудь пройдёт».
Выводы
Эффективная работа агентства в кризис невозможна без спокойствия и благополучия людей, которые в нём работают. Мы считаем, что важно не только иметь план и быстро ориентироваться в ситуации, но и быть открытыми для всей команды, обсуждать проблемы и решать их совместно.
Стоит сообщать обо всех изменениях как можно раньше и рассказывать подробно, что конкретно будет меняться и как мы будем выстраивать новый рабочий процесс.
И не менее важно поддерживать друг друга и идти навстречу не словами, а реальными действиями. Поэтому важно не только встречаться по работе, но и проводить неформальные встречи, которые дадут эмоциональную поддержку.