Как Администрация Костромы перевела сотрудников на удаленку за два дня. Спойлер: готовилась заранее

2020-й год стал годом перемен для всех и каждого. Одно из самых заметных проявлений – переход сотрудников по всему миру на удаленную работу, где Россия не стала исключением.

О том, какое ПО выбрала Кострома, как проходил отбор нового решения и внедрение, а также как оно себя показало при срочном переходе 30% сотрудников на «удаленку», расскажет вам Дмитрий Диденко, начальник управления цифрового развития администрации Костромской области.

Основная цель перехода на отечественное ПО, в данном случае на Р7-Офис — это обеспечение безопасности и наращивание функциональности.

Безопасность в нашем понимании — это не только выполнение требований по технической защите информации, это независимость от изменений лицензионной политики иностранных компаний.

Функциональность в нашем случае — это возможность на базе одного продукта построить облачную платформу для всех органов власти.

На рынке существуют разные офисные пакеты. Как правило, это классические офисные редакторы, которые устанавливаются на компьютер, а созданные и отредактированные в них файлы используются в системе электронного документооборота и, например, пересылаются по электронной почте. В общем-то, это все.

Сейчас российские регионы ориентируются на проектный подход к управлению, для этого нужны средства совместной коллективной работы. Для проектного подхода необходима возможность формировать проектные группы. Внутри этих групп должна функционировать коммуникационная платформа (чаты, видеочаты, хранилище документов, редакторы, CRM и т.д.). Для всего этого требуется комплексное решение, сам по себе редактор документов уже никого не интересует.

Для себя мы сформировали концепцию развития, в которой система управления проектами основывается на двух основных подходах:

- облачные продукты должны обеспечивать сотрудникам возможность работать из любого места, используя только браузер;

- продукты должны быть интегрированы друг с другом, чтобы у пользователя не было необходимости переходить из одного продукта в другой.

Мы помониторили рынок, посмотрели облачные продукты Microsoft (дорогие, функционал не достаточный), посмотрели облачные предложения Google и Яндекс, и нигде не нашли решения, которое позволяло бы создать на базе используемого продукта или совокупности продуктов систему локального гособлака, которая была бы независима от платформ разработчиков продуктов. У Яндекса есть возможность создания похожей экосистемы, но нет собственного редактора, в системе используется Microsoft 365. Нам же нужно было купить отчуждаемый продукт, установить на своих ресурсах и организовать к нему коллективный доступ.

В итоге, остановились на Р7-Офис. Продукт разрабатывался давно, плюс в 2019 году вошел в Реестр отечественного ПО. Для нас это важно. Таким образом, нашли и функциональность, и решение задачи импортозамещения в одном пакете.

Следующим шагом для нас было развитие продукта в рамках гособлака. Мы интегрировали офисный продукт в СЭД CompanyMedia. Это одно из преимуществ Р7-Офис — не только большая функциональность, но и развитые API.

С точки зрения безопасности на этапе внедрения дело обстояло следующим образом:

Продукт российский, передается по отчуждаемой лицензии. Таким образом, мы не зависим от лицензионной политики компаний.

Второе важное преимущество — возможность развернуть систему у себя. При использовании облачных продуктов Microsoft или Google, если на их стороне произойдет какая-то утечка, сбой аутентификации, обеспечения безопасности и т.п., то мы на это никак повлиять не можем. Нас интересовал продукт, который разворачивается локально, и который мы можем полностью контролировать.

При этом в самом начале мы предполагали не просто замену одного решения на другое, а изменение самого подхода к организации работы сотрудников, смену парадигмы.

При построении любой новой системы важно обеспечить комфортные условия перехода для сотрудников. Люди привыкли выполнять свою работу определенным образом — скачал файл, отредактировал, отправил или загрузил. Резкая смена ПО может вызвать сопротивление у сотрудников. Кроме того, может не хватить ресурсов собственной техподдержки, для того, чтобы отработать все вопросы и нюансы, связанные с жестким переходом. Система госуправления не место для экспериментов, перерывы в работе недопустимы.

Мы это понимали, поэтому старые форматы оставили как есть, а новые сервисы стали развивать уже на новой платформе, и постепенно перемещали туда все свои основные задачи.

Сначала на новую систему перевели глобальный каталог с учетными записями пользователей и объектов, информационные сервисы, потом перенесли туда коммуникационные платформы, инструменты для проектной работы и т.д. Большинство изменений были прозрачны для пользователей, у людей не возникло необходимости что-то кардинально менять в своей работе. Они просто начали пользоваться новыми сервисами, а старые постепенно становятся невостребованными. Сейчас на некоторых участках работы мы меняем компьютеры (было принято решение в течение двух лет полностью заменить весь парк техники), и там уже установлен только Р7, подключенный к гособлаку.

Такой постепенный переход на новую систему занимает 2-3 года, и проходит легко и без стресса.

Кроме того, разработчики от Р7-Офис постоянно на связи, оперативно реагировали на все возникающие вопросы в ходе внедрения. То есть важный для нас момент — хорошо работала техническая поддержка.

План по импортозамещению официально завершили в этом году. У некоторых подразделений еще остаются востребованными старые продукты, но это, опять же, наше решение в рамках постепенного переключения на новую систему. Полный переход планируем осуществить до конца года.

Надо сказать, что пандемия Covid-19 заставила нас проверить всю систему в действии почти сразу. Благодаря развернутому у нас гособлаку нам не составило труда перевести пользователей в режим работы из дома. Для перехода на удаленную работу в связи с эпидемиологической ситуацией потребовалось, фактически, написать инструкцию и настроить некоторые бизнес-процессы в нашей системе. На все ушла неделя, может быть, две.

В регионе этот период прошел достаточно благоприятно, поэтому на удаленную работу перевели не более 30% госслужащих и работников учреждений. Но мы были готовы и к большему объему. Когда структура позволяет организовать домашний режим работы, переход заключается, в основном, в организационных мероприятиях. Дополнительных технических решений не потребовалось. Единственное требование — на домашнем компьютере должен быть установлен антивирус. И все.

Сейчас, когда ситуация нормализовалась, на удаленной работе осталось совсем немного сотрудников. Но привычка работать удаленно уже сформировалась. Мы видим, что многие госслужащие, приходя домой вечером, доделывают какие-то рабочие дела. Это дает больше свободы в действиях и гибкость и особенно важно для руководителей, которые даже в отпуске остаются на связи.

Сейчас мы по примеру Липецкой и Ульяновской областей рассматриваем возможность закрепить принцип удаленной работы на законодательной основе. На федеральном уровне разрабатывается законопроект, который будет регулировать этот вопрос. Технически мы к этому готовы.

Мы плотно общаемся с коллегами из других регионов, обмениваемся опытом. Например, есть передовые регионы в плане цифровизации, такие как ХМАО, Тульская, Московская, Тверская области. Есть регионы, которые смотрят уже на нас как на своеобразный полигон, изучают наш опыт и ищут свои собственные решения.

Мы ведем базу знаний, список замечаний, вопросов, чтобы другие регионы могли использовать этот опыт. Например, в начале года у нас был коллективный мозговой штурм между регионами о том, какое количество пользователей для одновременного редактирования может быть оптимально для системы. Кому-то нужно было 20 пользователей, одновременно редактирующих документ, кому-то 40 и больше. Каких-то технических ограничений у продукта нет, мы их не нашли, но мы пришли к тому, что 20 человек — это разумный порог для одновременной работы.

Еще один пример. Сейчас для нас важно внедрение в систему видеочатов с возможностью одновременного протоколирования и получением итогового документа по результатам видеовстречи. Ответ на наш запрос к разработчикам Р7-Офис уже есть, такой продукт будет, но пока мы его не тестировали.

Чем дальше регионы будут продвигаться в этом направлении, тем больше будет новых вопросов и задач.