Электронная «первичка», новые правила оформления

Начала проводиться централизация бюджетного учета и переход к электронному документообороту.

Минфин России завершил работу над масштабными поправками в Перечни обязательных к применению унифицированных форм первичных учетных документов и регистров бухучета и Методические указания по их применению, утвержденные Приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Сейчас документ находится на регистрации в Минюсте России. Это значит, что совсем скоро нам предстоят серьезные перемены как в порядке оформления первичных документов и регистров, так и в организации документооборота. Возможно, после регистрации какие-то положения Приказа № 103 будут скорректированы, однако это не мешает нам ознакомиться с основными блоками изменений, утвержденных Минфином России.

Важным новшеством является введение новых форм электронных учетных документов:

Обратим внимание, что эти унифицированные формы абсолютно новые, но их назначение, по сути, не ново: например, решения о командировании просто заменят собой кадровые приказы и согласования, которые сейчас составляются на бумаге при направлении сотрудников в командировки, а обоснование закупок малого объема учреждения и раньше формировали, только делали это в порядке, определенном учетной политикой. Обратите внимание: теперь положения, касающиеся формирования таких обоснований из учетной политики нужно убрать.

Что касается Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520), то он не отменяет формирования Авансового отчета (ф. 0504505). Просто для применения будет две формы отчета по подотчетным суммам:

• Авансовый отчет (ф. 0504505) – оформляется только на бумаге;
• Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) – только в электронном виде.

И еще один важный момент: в новых первичных документах многие разделы подписываются сотрудниками, составляющими этот документ, простой ЭЦП; квалифицированной ЭЦП заверять документ будет, в частности, руководитель учреждения. Учитывая, что изготовление квалифицированной подписи значительно более длительное и сложное, новый подход в к оформлению «первички» должен значительно упростить работу.

Помимо новых первичных документов, в электронном виде предстоит формировать и два новых регистра бухгалтерского учета:

Теперь ответим на несколько острых вопросов, связанных с началом применения новой электронной «первички» и регистров:

1. Для кого применение этих электронных документов станет обязательным и когда?

В обязательном порядке работать с новыми электронными документами станут учреждения и органы, передавшие полномочия по ведению бюджетного или бухгалтерского учета на основании соответствующего решения Правительства РФ, органа власти субъекта РФ, местной администрации, то есть в случаях, определенных Бюджетным кодексом. Напомним, что на федеральном уровне уже реализуется модель централизации бухгалтерской функции в Федеральном казначействе. В ряде регионов также приняты решения о создании единых центов бюджетного учета. Такие учреждения и, соответственно, их центры учета должны начать применять новые формы электронных документов не позднее 1 января 2021 года. Более ранняя дата начала работы возможна при наличии организационно-технической возможности.

2. Как и когда применять новые электронные документы будут остальные учреждения?

Для учреждений, не относящихся к вышеуказанной категории, то есть тех, кто:

• передали полномочия по ведению бюджетного/ бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии на добровольной основе по договору;
• ведут учет самостоятельно

Жестких сроков начала применения новых документов не установлено. Определить для себя необходимость использования в работе этих форм и дату перехода на их применение такие учреждения могут в своей учетной политике, а централизованные бухгалтерии – в Единой учетной политике.

3. Можно ли новые формы использовать при отсутствии электронного документооборота (на бумаге)?

Конечно, можно. В этом случае в учетной политике так же нужно прописать порядок оформления таких документов, условия их участия в "бумажном" документообороте и установить дату начала применения.

Расширено количество подлежащих формированию Журналов операций (ф. 0504071). Напомним, сейчас все осуществляемые учреждением финансово-хозяйственные операции подлежат отражению в восьми указанных регистрах. После вступления изменений в силу для обособления операций межотчетного периода и исправления ошибок прошлых лет будут применяться отдельные журналы операций:

Целый ряд правок вносится и в некоторые формы первичных учетных документов и правила их применения. Многие изменения носят "технический" характер, но есть и более существенные, и касаются они всех учреждений и ЦБ: