Как оптимизация бизнес-процессов помогла сети клиник «Медэксперт» наладить взаимодействие между отделами

Привет! Меня зовут Константин, я руководитель отдела IT в «Медэксперте». У нас растущая сеть медицинских клиник в Калининграде, много разных отделов, им было сложно взаимодействовать из-за того, что у нас не было единого коммуникационного пространства. Каждый сотрудник или отдел вел свои планы, задачи и следил за их выполнением у себя локально. Не было возможности отслеживать работу всех участников процесса и мониторить выполнение онлайн. В итоге затягивались сроки, между отделами часто возникала ситуация «испорченного телефона». Мы поняли, что нам надо:

Для решения этих задач нужна система. Мы выбрали Neaktor.

Задачи, которые мы поставили перед системой:

Тут надо понимать, что инициаторами внедрения нового сервиса, выступило управление ИТ, хоть это и не совсем верный вариант. Лучше, когда инициатором будет являться руководство, контролирующее на всех этапах и настроенные бизнес-процессы, и следящее за большинством модулей.

Были определенные сложности с запоминанием логинов и паролей. В течение полугода всё устаканилось, и вот какие задачи сегодня для нас решает Neaktor:

Система заявок. Сначала она была только у IT-отдела, потом у технического. Постепенно добавляются пользователи-исполнители. Количество заявок растет, телефонные звонки уменьшаются, отслеживать проблемы и составлять базу готовых решений становится проще.

Система рабочих групп по внедрению. Для каждого отдельного проекта создается бизнес-процесс, назначаются исполнители и руководители, а после выполнения и контроля он закрывается.

Справочная система (статические данные в Wiki). Загружаем документы, телефонные справочники, реестры паролей и экстренные контакты для связи.

Инвентаризация оборудования. Закупили сканер, ноутбук, принтер этикеток. И вот уже около 400 инвентаризационных номеров уже горделиво могут быть отсканированы прямо с ручного приложения с телефона. Можно посмотреть дополнительную информацию об объекте инвентаризации

Внутренний учет документов, проектов, серверов и сервисов на обслуживании IT-отдела.

Система электронного документооборота пока в планах, две попытки внедрения завершились неудачей из-за противодействия пользователей. Думаем решить с помощью приказных мер. Планируем для старта ввести входящие и исходящие документы для секретаря, приказы для ознакомления.

Начало было положено с 10 рабочих мест. Мы тестировали их, исходя из наших задач. В течение двух лет мы постепенно наращивали количество, в том числе добавляли мобильные рабочие места. Сегодня их 100, на каждом открытие «Неактора» и проверка уведомлений в «Моих делах» — традиционное начало рабочего дня. Сотрудники говорят, что использование этой системы для ежедневного учета задач и следование бизнес-процессам упрощают взаимодействие и коммуникации между разными отделами и подразделениями сети клиник.