Сравнительный обзор Excel и CRM: преимущества и недостатки
В фитнес-индустрии уровень конкуренции постоянно растет, что неизбежно создает новые проблемы и вызовы для клубов. В связи с этим многие предприниматели сталкиваются с необходимостью адаптироваться к требованиям рынка. Однако не все осознают, насколько важно менять старые стратегии управления своим бизнесом, в том числе переходить с привычного Excel на CRM.
В данной статье мы подробно рассмотрим, как использование Excel может помешать развитию фитнес-клуба и почему внедрение CRM является ключом к успешному бизнесу.
Обзор Excel
Excel — это программа из пакета Microsoft Office, которая позволяет создавать таблицы, строить графики и диаграммы, а также выполнять простые вычисления.
В настоящее время небольшие клубы и студии активно прибегают к использованию Excel в качестве своего основного инструмента.
Преимущества Excel
- Excel – это бесплатный универсальный инструмент, который может быть внедрен без каких-либо дополнительных вложений.
- Даже начинающий пользователь сможет разобраться с функционалом программы.
- Excel обладает определенными аналитическими возможностями, которые позволяют строить графики и составлять отчеты при помощи формул.
Недостатки Excel
- Информация не структурирована. В Excel возникают трудности с ведением расписания тренировок и отслеживанием действующих абонементов. Данная программа не предоставляет возможности онлайн-записи через сайт на занятия, оплаты тренировки или проведения автоматического списания визитов. Необходимо вручную обновлять данную информацию, что затрудняет систематизацию данных.
- Низкая степень защиты данных. При хранении информации в Excel существует риск утечки или взлома данных, так как в системе нет механизмов защиты. Именно поэтому любой пользователь, у которого есть ссылка на таблицу, может получить к ней доступ. Кроме того, невозможно отследить, кто и когда внес изменения в файл.
- Отсутствуют маркетинговые инструменты. В Excel нельзя запустить рассылку по клиентской базе, информировать о снижении цен и собирать заявки из социальных сетей и мессенджеров. Все это снижает качество коммуникации и препятствует увеличению потока клиентов.
- Ограниченность аналитики. В программе нет инструментов для глубокого анализа данных (динамика посещаемости, статистика продажи членств, количество персональных и групповых тренировок). Кроме того, в Excel невозможно отслеживать платежи и транзакции, что может быть использовано недобросовестными сотрудниками для скрытия факта оплаты занятий.
- Отсутствие специализации. Excel является программой широкого профиля, но она не учитывает специфику фитнес-индустрии. Также невозможно автоматизировать процесс оплаты абонементов или записи на тренировки в Excel, что вынуждает сотрудников тратить много времени на рутинные задачи и ограничивает возможности развития бизнеса.
Резюмируем
Excel – очень удобный инструмент, который прост в использовании и не требует специального обучения для работы в нем. Его можно использовать для ведения учета товаров и выполнения простых операций вроде подсчета выручки.
Недостатки Excel становятся очевидными по мере роста клиентской базы, чем больше данных вносится в систему, тем выше риск ошибок со стороны персонала. Именно поэтому для дальнейшего развития фитнес-клуба требуется инструмент с более широким функционалом.
Обзор CRM
CRM-система — это программа, предназначенная для эффективного взаимодействия с клиентами. Она обладает теми же возможностями, что и Excel, только CRM имеет более расширенный функционал.
Преимущества CRM
- Централизованная база данных. CRM позволяет хранить не только персональные данные клиентов, но и статистику посещений и информацию о членствах. Автоматическое обновление всех данных экономит время и упрощает выполнение рутинных задач. Кроме того, программа позволяет легко отслеживать расписание занятий и график работы тренеров.
- Глубокая аналитика. С помощью CRM можно собирать и анализировать данные об активности посетителей клуба. Это включает в себя определение наиболее популярных видов тренировок, оценку заполняемости залов и др. Также система позволяет отслеживать финансовые показатели, такие как доход с одного клиента или величина прибыли.
- Механизмы защиты. Внедрение CRM помогает защитить персональные данные клиентов. В системе предусмотрены несколько механизмов защиты, включая шифрование данных, резервное копирование и двухфакторную аутентификацию. Кроме того, внедрение программы позволяет разграничить права доступа сотрудников и просматривать историю изменений при работе с CRM.
- Маркетинговые инструменты. При помощи CRM можно автоматизировать составление и отправку триггерных рассылок, таких как поздравления с днем рождения, напоминания о тренировках или продлении абонемента. Программа также позволяет собирать заявки из различных источников в одном окне, включая сайт, соцсети, онлайн-карты и мессенджеры.
- Автоматизация рабочих процессов. Благодаря наличию личного кабинета и мобильного приложения, клиенты могут записаться на занятия онлайн, без необходимости звонить на ресепшн. CRM также позволяет отслеживать сроки действия абонементов и остатки оплаченных тренировок, что существенно сокращает количество административных задач и ускоряет развитие бизнеса.
Резюмируем
В CRM можно не только хранить данные о клиентах, но и проводить анализ полученной информации. Системная аналитика обеспечивает более детальное представление о работе фитнес-клуба, по сравнению с простыми отчетами в Excel, и повышает эффективность маркетинговых мероприятий. Более того, CRM помогает обеспечить безопасность важных сведений и уменьшить риск утечки или взлома данных.
Необходимо понимать, что использование CRM – это не простое технологическое решение, а комплексная стратегия. Внедрение CRM требует много времени и ресурсов, а чтобы получить доступ к программе, придется вложить определенную сумму и организовать обучение персонала. Однако в долгосрочной перспективе эти инвестиции окупятся довольно быстро.
Это можно наглядно увидеть на примере кейса спорткомплекса Кварц, который внедрил программу автоматизации 1С:Фитнес клуб.
Кейс внедрения CRM
ФОК «Кварц» успешно использует 1С:Фитнес клуб на протяжении 10 лет, раньше вся работа спорткомплекса велась в Excel. Благодаря автоматизации удалось решить несколько задач одновременно.
В первый год внедрения CRM-системы, руководство спорткомплекса смогло существенно разгрузить кассиров. Время, которое они тратили на проведение операций, уменьшилось на 28%. Таким образом, программа повысила эффективность работы сотрудников и снизила административные расходы.
Интеграция CRM-системы и IP-телефонии позволила более систематизировано вести учет данных о звонках. Руководство получило возможность прослушивать записи разговоров с клиентами и анализировать эффективность работы администраторов.
Использование мобильного приложения помогло установить прочную связь с отдельной целевой группой — родителями. С его помощью они могли отслеживать время прихода ребенка на тренировку, продолжительность занятия и время ухода ребенка из комплекса. Такая система контроля повысила доверие родителей и сделала их более лояльными.
Внедрение CRM-системы также позволило настроить триггерные рассылки, благодаря чему спорткомплекс смог упростить взаимодействие с клиентами. Поздравления с днем рождения, уведомления об изменениях в расписании, напоминания о предстоящих визитах — это лишь небольшой список триггеров, которыми активно пользовался «Кварц».
Заключение
Хотя Excel полезен для хранения данных и выгрузки отчетов, но его возможности ограничены. Если необходима полноценная автоматизация рабочих процессов, то внедрение CRM-системы является необходимостью. С помощью специализированного ПО можно установить более гибкие взаимоотношения с клиентами и заметно увеличить прибыль.