Самоизоляция: как мы сохранили клиентов, увеличили штат и почти остались здоровы
Мы провели 4 месяца в самоизоляции и вернулись — сильнее, чем прежде. HR-менеджер компании ADCI Solutions рассказала о том, чему нас научило вынужденное уединение.
По оценке аналитика рынка «Форекс» Сергея Рубана, в условиях коронавируса IT-сектор наряду с сектором медицины выглядит как самый привлекательный с точки зрения инвестиций. Почему? Потому что здесь уже давно практикуется удалённая работа и со штатными сотрудниками, и тем более с фрилансерами. Но одно дело, когда есть выбор, работать ли тебе в офисе, дома или на шезлонге в южной стране, и совсем другое, когда выбор за тебя делают обстоятельства.
С апреля по август в офис компании ADCI Solutions заходили только руководители — сфотографировать интерьеры для корпоративного чата (чтобы помнили), и один разработчик — полить цветы (чтобы не завяли). А все вместе мы учились работать дома. Но мы вернулись в офис, и теперь я расскажу вам о плюсах и минусах вынужденного уединения, усовершенствованной программе стажировки и сохранённых отношениях с клиентами.
Исход
Мы — люди мнительные: малейший чих в одном из двух опенспейсов служит для всех сигналом к тому, что кое-кого пора отправлять домой. Но после выхода с новогодних каникул ситуация потеряла контроль, и с середины января по февраль заболело 32 из 40 человек.
Поэтому здороваться за руки мужская часть команды отказалась ещё в конце января.
Конкретно из-за коронавируса мы разрешили тем, кто беспокоится за здоровье, начать работать из дома раньше официального перехода на удалёнку. Оценивая ситуацию в Китае и Италии, некоторые из нас действительно переживали за свою жизнь и забирали рабочие компьютеры домой, что разрешалось — у кого-то они оказывались мощнее домашних ноутбуков и ПК.
Апрель мы встретили дома все без исключения.
Риски с переходом на удалёнку я делю на два типа: касающиеся взаимодействия с клиентами и касающиеся внутреннего взаимодействия. Та базовая часть нашей работы, которая оказалась под риском – это обучение компаний и частных клиентов софт скиллам. Несмотря на то, что онлайн-обучение сейчас – это тренд, тренинги, которые делаем мы, не полностью поддаются переходу в дистант. Например, переговоры, коллективное принятие решений и лидерство прокачать дистанционно сложнее, ведь очное взаимодействие, эмоции, невербалика не передаются через экран.
Но мы во многом адаптировались и внедрили два новых формата обучения в онлайн: онлайн ассессмент и индивидуальные программы прокачки.
Динамика настроения
Каждую неделю я рассылала сотрудникам дневник настроения — гуглформу с вопросами на тему отношения к самоизоляции, ощущений и т. п. Некоторым понадобилось несколько недель, чтобы преодолеть стадию отрицания: дома не то оборудование, пропадает свет и интернет, соседи делают ремонт, кошки и дети лезут на руки, выматывает духота, а постоянно работающий кондиционер приводит к простуде. Не у всех домочадцы верно толковали нахождение своего родственника в квартире и в рабочие часы грузили бытовухой: просили сходить в магазин, вынести мусор и т. п. Но были и те, чья тяга к труду стала дома только сильнее.
Через 2-3 недели люди начали адаптироваться.
Позже в дневник добавились шкалы для оценки своей производительности, которые давали понимание, падает она у человека или растёт. Динамика оказалась смешанной: одни писали, что производительность улучшилась, потому что не надо рано просыпаться и собираться на работу, а другие — что из-за внезапно накатывающих приступов лени включаться в работу сложно. Если нет опыта фриланса или если характер человека не тяготеет к домоседству, то искушение уйти на обед и потеряться на два часа берёт верх.
Особых провалов в работе мы не заметили, клиентов не потеряли и даже обзавелись несколькими новыми.
Самое сложное – это первая неделя. Она сложна неопределенностью и отсутствием рабочих автоматизмов при нахождении дома. Но со второй недели для MOST-Consulting проблем не было никаких. Если говорить об адаптации не к дому, а к дистанционной работе вообще, то она произошла очень давно: половина наших клиентов находятся в Москве и других регионах.
Стажировка
Процесс отбора и найма новых сотрудников прошёл однозначно лучше прежнего. Но для этого нам нужно было кое-что поменять в организации процесса, в том числе с оглядкой на всю эту новую нормальность.
Фактор удалённости оказался для стажёров более располагающим к тому, чтобы не пропустить собеседование — ведь оно проводится онлайн, не нужно включать камеру в Google Meet, а ехать в офис не нужно тем более. Для людей со склонностями к интроверсии — просто подарок.
Я, наш СТО Антон и тимлид Евгений пересмотрели саму структуру стажировки. Мы ввели дополнительный этап: прохождение нашей Drupal-школы Drulabs. Он был нужен для того, чтобы мы могли установить контакт со стажером, понять уровень его самостоятельности и готовности работать удалённо. Школа занимала у стажёров от 2 недель до месяца и помогала нам заранее отсеивать тех, с кем бы мы всё равно расстались позже.
Прошедший Drulabs стажёр закреплялся за одним из тимлидов, бравшим на себя функции наставника. Здесь удалёнка показала свои плюсы, на 100% исключив вероятность того, что стажёр подойдёт к тимлиду и вырвет его из рабочего потока, в который не всем легко возвращаться. Теперь отношения стажёра и наставника стали регламентированными: согласно памятке для прохождения удалённой стажировки, стажёр должен накопить пул вопросов для наставника и обсудить их строго в назначенный час.
Результаты работы демонстрируются на сервисе Pantheon.
Мы ввели систему фидбэка. Раз в неделю я общаюсь с тимлидами о том, как проходит стажировка, как себя показывают стажёры, что ок и что не ок. В специальной карточке наставники поэтапно оценивают стажёров. Если наставник ставит оценку ниже 5, то комментирует её. Это помогает нам составить представление о человеке сразу и увидеть на конкретном этапе, а не через 2 месяца, насколько мы совместимы. В карточках также фиксируются soft и hard skills.
Стажёры тоже дают обратную связь.
Мы по-новому взглянули на совмещение теории и практики. Если раньше стажёр читал скопом всю теоретическую часть и ближе к финалу забывал половину, то теперь программа разбита на блоки, где только что пройденная теория закреплялась практикой. Например, за разделом «Введение в Drupal» идёт установка Ubuntu, настройка окружающей среды и настройка Docker.
Обучающие секции никак не были связаны между собой логически. Стажёр проходил сайтбилдинг, потом выкидывал результат и брался за темизацию, потом выкидывал и этот результат и начинал кодить. То есть предыдущий результат никак не учитывался в последующей работе. Теперь появилось больше сложных заданий, точных формулировок и требований. Теоретические выкладки мы сделали больше, написали чеклисты наставникам и что-то перекомпоновали так, чтобы не было нестыковок.
Раньше теория изобиловала примечанием «Информация является рекомендательной и не обязательна к прочтению». Но в условиях этого года появилась нужда в противоположной формулировке: теперь читать нужно всё в обязательном порядке. Во-первых, это повлияло на скорость и качество выполнения заданий, во-вторых, стажёр не дёргает наставника по «необязательным» вопросам, а тот не отправляет его читать то, что и так надо знать.
Как итог, в период самоизоляции мы провели стажировку продуктивнее, чем в любой другой, и приняли на работу 8 стажёров. Если смотреть воронку, стало больше качественных собеседований. Но при этом нельзя забыть о том, что статистически люди чаще ищут работу весной, а у студентов последнего курса априори больше свободного времени — пар нет, диплом можно писать по вечерам, а днём работать.
Существует управленческий стереотип: когда наступает кризис или неопределённость, нужно сокращать затраты на незарабатывающие подразделения и непрофильные функции: резать маркетинг, HR и т. д. В итоге получают тупиковый путь: сотрудники понимают, что на них экономят, что в компании происходит что-то неладное и надо бы подстраховаться, поискать запасной аэродром. Знаю с десяток компаний, которые пришли к такому в апреле-мае.
Однако есть другой тип менеджеров, которые понимают, что кризис – это, во-первых, особый повод усилить маркетинг и HR, т. к. именно они создают долгосрочную устойчивость. А во-вторых, высвобождается больше времени у сотрудников для прокачки себя и для совершенствования управленческой системы. Так вот, в период пандемии несколько наших клиентов усилили обучение персонала и сделали несколько проектов по совершенствованию разных управленческих бизнес-процессов: подбор, адаптация, стимулирование сотрудников и др. В итоге именно эти компании прошли самоизоляцию с приростом доходов и полностью сохранили коллектив. Сейчас они упрочили позиции на рынке, т. к. конкуренты вышли с изоляции раздавленными.
Поэтому кризис – это возможность. Нужно работать и учиться еще больше, чтобы потом на волне драйва выстрелить, когда рынок пойдёт в рост.
Почему мы оставались дома дольше остальных
В июне, когда в другие офисы начали возвращаться люди, я заболела коронавирусом. Когда заболевший появляется в близком кругу, это меняет оценку ситуации вплоть до того, что просто становится страшно. Вышеописанный январский опыт показал, что пандемия возможна даже внутри одного офиса. Так что мы решили не вливаться в тренд, не ориентировались на то, что скажет президент или губернатор, а жили своим умом.
К первой рабочей неделе августа с нас было достаточно. Сначала мы выпускали в офис только тех, кто добирается до него на своей машине, велосипеде или пешком. Но потом под честное слово выпустили и тех, кто ездит в общественном транспорте в маске. График стал гибче: два дня из пяти можно работать из дома, а на работу приходить позже, но не забывать про правила защиты, диктуемые коронавирусом.
Заключение
COVID-диссиденты и прочие любители теорий заговора считают, что всё это тренировка для чего-то большего. Мы не относимся ни к тем, ни к другим, но в свете возможной второй волны коронавируса и, как следствие, возвращения по домам тоже расцениваем это как полученный опыт. Относительно других нам повезло: мы безболезненно ушли онлайн и на случай второй волны знаем, что делать. Кроме того, за эти месяцы появилось как минимум 4 новых клиента и остались платёжеспособные старые, чей бизнес не задушила пандемия.
А что помогло достойно преодолеть самоизоляцию вам? Делитесь в комментариях историями своих успехов и провалов и рассказывайте о нововведениях в процессах.