Весной 2020-го стало ясно, что все мероприятия теперь надо проводить в онлайн. Возрос спрос на сервисы, предоставляющие удобный пользовательский интерфейс. Немаловажным критерием стало и то, как подобные сервисы справляются с пользовательской нагрузкой. Рассказываем о своем опыте перевода мероприятий в онлайн.
«Мастерская Олега Замышляева» вот уже 15 лет специализируется на проведении очных стратегических сессий. В 2016 году мы начали внедрять на наших мероприятиях цифровые инструменты, но ни один из них не смог полностью удовлетворить наши потребности: участникам было тяжело впервые использовать незнакомые приложения с большим количеством активностей, часто приходилось работать в нескольких вкладках, совмещая целый ряд инструментов, а фасилитатор не полностью контролировал ход мероприятия.
Так мы пришли к идее разработки собственного веб-приложения, дающего моментальную информацию об активности аудитории на каждом этапе сценария и возможность его гибкого редактирования. Для этого мы перевели в цифровой формат все типовые инструменты фасилитации:
- опросы
- квизы
- голосования
- инструктирование
- мозговые штурмы
- деление на группы
- таймеры
- аналитику активности в режиме реального времени
- ролевые игры и другие.
Из-за пандемии и введения режима самоизоляции весной 2020 года все мероприятия и бизнес-встречи перенеслись в онлайн. Менеджеры и фасилитаторы стали активно использовать инструменты Google, Zoom и Microsoft Teams для организации видеочатов. Тогда нам казалось, что для работы в привычном режиме будет вполне достаточно добавить в TELLSY встроенный видеочат с комнатами. Однако опыт первых же стратсессий нового формата показал, что онлайн требует значительных трансформаций.
1. Участникам стало гораздо сложнее выдержать целый день мероприятия — они отвлекаются на домашние дела, после перерывов групповая динамика сильно снижается.
2. Привычные инструменты для поиска решений, например SWOT-анализ или World cafe, в онлайне стали занимать слишком много времени. Появилась потребность проводить некоторые активности заранее, давать участникам возможность поработать в удобное для них время.
3. И спикерам, и участникам очень не хватало живого общения.
Учитывая новые реалии, мы добавили несколько новых фичей в TELLSY и изменили подход к проведению стратегических сессий, чтобы сделать работу в онлайне более комфортной для всех участников процесса.
При переходе в онлайн актуально:
- Оперативно делить аудиторию на рабочие группы
Для этого в TELLSY есть несколько опций: рандомное распределение, автоматическое распределение по предварительным спискам и предложение участнику выбора группы для работы над интересующей темой. Также в приложении мы добавили комнаты с видеочатами, куда участники могут расходиться для групповой работы, и оставили возможность свободного перехода между группами, чтобы приблизить ситуацию к привычному залу со столами.
- Создать условия для живого общения
Чтобы дать возможность участникам пообщаться и познакомиться, теперь можно создавать отдельные видеочаты для перерывов и чат для общения со спикерами. Так участники стратсессии могут в любой момент пообщаться с коллегами, перейдя в другую комнату.
- Держать участников в фокусе
Мы разрабатывали интерфейс участника с последовательным инструктированием, учитывая контекст использования цифровых средств фасилитации, уровень цифровой грамотности и возраст целевой аудитории. Дизайн приложения создан таким образом, чтобы участник, впервые имеющий дело с TELLSY, мог интуитивно сориентироваться в приложении и не отвлекался на лишние вкладки: на экране перед ним — только текущая активность, включенная фасилитатором. Модератор стратсессии также может воспользоваться таймером, чтобы помочь участникам сохранять концентрацию внимания, и имеет возможность отправлять быстрые сообщения любой команде.
- Дать участникам выполнить часть работы заранее, в удобное для них время
Мы проектировали TELLSY так, чтобы мероприятие не было ограничено по времени. Видеочаты в нашем интерфейсе тоже работают ровно столько, сколько нужно, — это позволяет модератору приглашать участников заранее и давать им возможность накидывать и оценивать идеи для мозгового штурма заранее и в удобное для них время. Такой подход позволяет сократить рутинную работу во время сессии и больше времени уделять обсуждениям.
- Автоматизировать часть функций
Нашей первой разработкой была синхронная ролевая игра на 400+ участников с цифровым алгоритмом распределения ролей и сбора анкет. Также мы разработали мозговой штурм по матрице 2x2.
- Анализировать активность аудитории в режиме реального времени
Наше веб-приложение помогает быстро собрать контент и гибко управлять им. Фасилитатор просит зайти в систему и совершить определенное действие — например, отправить идеи по усовершенствованию определенного процесса — и моментально получает графики и информацию о количестве участников, совершивших это действие. Таким образом он мгновенно видит степень активности аудитории и имеет возможность исправить ситуацию.
- Получать отчеты сразу после мероприятия
Больше не нужно перепечатывать записи на флипчартах: по окончании сессии фасилитатор сразу получает отчет по всем этапам и весь контент, полученный за время встречи, в формате Excel или PDF. Это позволяет ему по горячим следам передать результаты заказчику.
Использование единого приложения для бизнес-фасилитации значительно упрощает жизнь организаторам и помогает лучше контролировать участников. Тем не менее, активность людей во время онлайн-мероприятий сильно зависит от того, насколько контент ценен лично для них. Подробнее о наших находках по проведению онлайн-стратсессий мы расскажем в следующей статье.
#онлайн #мероприятие #удаленнаяработа #фасилитация #фасилитатор #команднаяработа #сессия #командастартап #стратсессия #организациямероприятий #онлайн_сервисы #collaboration #remotework #facilitation