Что ждет офисы в 2021

Пандемия ускорила скачек внедрения инноваций и будущее наступает намного быстрее, чем можно было ожидать. Совместно с архитектурным бюро Today® разбираемся в ключевых системных трендах, запущенных в 2020 году, которые влияют на то, какими будут наши офисы в ближайшем будущем.

Первая и ключевая составляющая, запускающая процесс дальнейших изменений – это резкое, принудительное погружение в мир удаленной работы на период самоизоляции, в котором мы находимся прямо сейчас. Несмотря на временность явления, благодаря этому опыту, произошло две важных трансформации, без которых дальнейший прогресс был бы сильно затруднен:

1 – развитие и внедрение технологий, обеспечивающих возможность удаленной работы большинства компаний в принципе (настройка ИТ-систем компаний под удаленную работу, внедрение сервисов онлайн документооборота, командных коммуникаций, подписей, платежей и пр.);

2 – практический опыт удаленной работы. У людей (как сотрудников, так и руководителей бизнесов) появилась возможность на собственном примере оценить плюсы и минусы удалёнки. В процессе стало очевидно, что ездить каждый день из спального района в центр, чтобы просто сидеть за компьютером – действительно, не всегда оптимально. Равно как и то, что в принудительной изоляции нарушаются важные цепочки коммуникации, падает синхронизированность и продуктивность сотрудников.

В результате, баланс неизбежно сдвигается от двух крайностей (полного перехода на удаленку и принудительного присутствия в офисе пять дней в неделю) – к сбалансированной золотой середине, где сотрудники имеют возможность как выполнять часть задач удаленно, так и приезжать в офис. К слову, большинство прогрессивных бизнесов уже давно работает по такой схеме, просто в 2021, это становится нормой среди большинства компаний.

Что более интересно, такая динамика ставит под вопрос саму функцию офиса (много лет казавшейся устоявшейся нормой). Нужен ли офис в принципе? И если да, то как должен выглядеть офис для распределенной работы? Разбираемся ниже.‍

В прошлом году, консультанты из Амстердамского офиса Cushman & Wakefield разработали концепцию 6 Feet Office. В рамках новых рекомендаций описывается устройство офисного пространства, где помимо прочего, между рабочими столами сохраняется обязательная дистанция в 2 метра. Несмотря на то, что концепция носит рекомендательный и добровольный характер, в ближайшем будущем вполне вероятно появление подобных норм проектирования и со стороны официальных контролирующих органов. Если еще учесть вновь сформированные привычки людей по соблюдению социальной дистанции, то уменьшение средней плотности рассадки в офисах в ближайшем будущем становится вполне вероятной реальностью.

Естественно, что далеко не все работодатели готовы увеличивать арендуемую площадь офиса, чтобы просто обеспечить более комфортную и безопасную компоновку рабочих мест. В этом ключе концепция свободного графика посещения офиса внезапно становится еще более актуальной и экономически обоснованной. Уменьшение плотности сотрудников на квадратный метр, будет достигаться не за счет увеличения арендуемой площади, а за счет снижения количества людей, одновременно находящихся в офисе.

Однако, упущение 6 Feet Office в том, что офис будущего представляется как привычный нам опенспейс, только с уменьшенной в два раза плотностью рассадки. Тут важно понимать, что опенспейс, каким мы его знаем, это, по большей части, экономическая производная, позволяющая разместить максимальное количество людей на 1м2. Как только уменьшается плотность рассадки, мы больше не обязаны делать однообразные ряды привычных бенч-систем. Вспомните, как выглядели офисы компаний, во времена когда низкая плотность была нормой (это хорошо видно в сериалах вроде Mad Men) и станет очевидно, что офис может выглядеть совершенно иначе.

Более того, в контексте свободного графика и удаленной работы, сама функция рабочих столов становится менее актуальной и обязательной, уступая место новым типологиям, более приспособленным для современной работы. Об этом ниже.

Офис для взаимодействия. Если до последнего времени функция взаимодействия была второстепенной – много рабочих столов и несколько переговорных, то сейчас все выворачивается наизнанку. В условиях, когда сотрудники могут работать над индивидуальными задачами в любом месте (дома, в коворкинге, в кафе), ценность и целесообразность совместного пребывания в одном физическом месте, резко смещается в сторону взаимодействия с коллегами, общения и обмена информацией. Ситуация когда кто-то просто приезжает в офис, чтобы посидеть за компьютером, ни с кем не взаимодействуя, становится вторичной.‍

Больше звонков. Второе мощное изменение при переходе на свободный график – это рост количества звонков и видеоконференций с коллегами. Тут очевидна простая пропорциональная зависимость: чем больше процент людей, работающих удаленно, тем выше количество звонков в офисе. Это хорошо видно на примере компаний уже частично перешедших на удалёнку или работающую в разных часовых поясах. Осенью 2019 года мы проектировали московский офис для русско-американского стартапа с сателлитным офисами в Томске и Сан-Франциско. В результате, около половины пространств в офисе были отданы под инфраструктуру, специально приспособленную для видеоконференций и звонков – микро-переговорные и звукоизолированные телефонные кабины.

Вслед за основными функциями (и ценностью), меняется и физическое наполнение пространства. На смену рядам дженериковых бенч-систем приходят зоны, подходящие для комфортного общения с коллегами в разнообразных сценариях: общение один-на-один, брейнштормы небольшими группами, планерки и командные стендапы, конфиденциальное общение, неформальное взаимодействие, групповые звонки и т.д. Отдельное место занимают компактные переговорные и акустические кабины, позволяющие оборудовать пространства для звонков и видеоконференций, занимая минимальную полезную площадь и не создавая нагрузки на традиционные переговорные, рассчитанные на 5-8 человек. В результате, офис становится больше похож на смесь кафе, коворкинга и бизнес-клуба с набором разнообразных зон для живого и онлайн общения.

В контексте антикризисной экономии, в большинстве компаний неизбежно будет вставать вопрос целесообразности и необходимости офиса в принципе. В апреле 2020 года, Gartner провели опрос 317 финансовых директоров компаний с годовой выручкой от $500 млн до $50 млрд и численностью штата до 100 000 человек. Так, 25% респондентов заявили, что после завершения пандемии в их офис не вернётся 10% работников, ещё 17% директоров планируют оставить на домашней работе 20% штата, а 4% руководителей готовы перевести на удалёнку до 50% своей рабочей силы. Другими словами, большинство планировало сохранить физические офисы, но оставить в них не весь штат.

Для сотрудников, как ни странно, все может обернуться зеркально. Если раньше удаленная работа для многих была желанной, то теперь возможность приходить в офис станет ценностью и признаком элитарности. Ведь только для приходящих в офис (и обладающих доступом к неформальному общению) будет возможен карьерный рост, развитие в компании и возможность влиять на решения. Не говоря уже о возможности энергетически подзаряжаться, сменяя обстановку и общаясь с коллективом. Сотрудники, переведенные на постоянную удалёнку, без возможности доступа в офис, быстро превратятся в легко-заменяемых исполнителей оцифрованных задач.

Для большинства компаний, роль офиса сместится от утилитарной (места размещения средств труда) к ценностной. Во-первых, приятный офис, куда можно прийти в определенные дни, будет служить весомым HR-инструментом. Во-вторых, увеличится роль офиса, как смыслового центра и инструмента трансляции корпоративных ценностей. В эпоху онлайн-конференций и разобщенности, физические пространства останутся островком настоящести, максимально накачанные смыслом и весом.

Офис превращается в место, где происходит посвящение, где решаются основные вопросы, где принимаются решения и куда стремятся. Одновременно – закрытый социальный клуб для своих и условный центр правления полетами, со множеством мониторов, на которых отображаются удаленные участники системы.

Материал подготовлен в Today®‍.