LifeHack. Глава 1 - Начало

Итак, первый день LifeHack ознаменовывается, с одной стороны, простым, но довольно кропотливым испытанием, которое необходимо пройти каждому участнику программы. Заключается он в контроле за собственным временем, или же тренировке навыка, под названием “Тайм-менеджмент”.

Сразу оговорюсь, методик выполнения подобных действий - великое множество, и мы встретимся с некоторыми из них дальше.

В идеале, чтобы этот навык усвоился «на отлично», каждый из вас сам должен создать для себя определенную методику отслеживания времени, однако это все – дела будущих дней, о которых мы пока не беспокоимся. Сейчас же цель весьма простая – просто посмотреть на то, куда уходит ваше время.

В Главе 1 я постарался максимально упростить и облегчить вашу задачу и создал адаптивный шаблон, с помощью которого можно попытаться отследить, на что вы тратите драгоценные часы своей жизни. Пробежимся же по частям, из которых он состоит, а также разберемся, как его следует заполнять!

Структура слайда логически разделена на три главных категории. Каждая категория привязана к определенному времени, когда ее следует выполнять и содержит в себе характерные информационные поля, подлежащие заполнению.

Прежде чем перейдем к описанию категорий и инструкциям по заполнению, оговорим момент со временем:

Вечер – Утро/День следующего дня – Вечер следующего дня

Именно по такой временной шкале следует заполнять данный чек-лист. Может быть, вещь довольно очевидная, но тем не менее. С вечера планируем задачи, весь следующий день заносим записи в чек-лист и уже следующим вечером подводим итоги дня.

Перейдем теперь к описанию самих категорий.

Время заполнения: Вечер перед будущим днем

Структура: Список задач

Инструкция по заполнению: как вы видите, первая часть слайда напоминает обычный To-Do-List, куда вы будете вносить каждый вечер задачи на предстоящий день. Чтобы их как-то систематизировать, я решил добавить несколько инструментов, которые позволят вам лучше понимать, что делать «в первую, во вторую и в третью очередь».

Всего их 4 штуки: три характеризуют тип задачи, а четвертый позволяет произвести вашу собственную субъективную оценку «важности». Кратко представлю каждый:

· Буква Т – означает «привязку ко времени».

Например, если у вас на завтра запланирована встреча в 19:00 с коллегами по работе, то вы вписываете в чек-лист эту задачу и обводите букву Т.

Так как записать время вы вряд ли сможете в силу ограниченного пространства листа, ниже списка задач есть специальная колонка под названием «Привязка ко времени». Сюда вы можете занести номер задания и конкретно указать, в какой временной промежуток оно подлежит выполнению.

· Значок огня – так называемые «дедлайны», т.е. горящие дела, которые подлежат сиюминутному выполнению.

Например, если у вас сегодня последний день сдачи курсовой работы, а вы ее не выполнили еще до конца, то эта задача становится первостепенной важности. В противном случае, к вам будут применены санкции со стороны преподавателя ввиду того, что вы не уложились в сроки.

· Звездочка - MVT-дня (= most valuable task, или же "самое ценное задание дня"). Всего таких задания у вас должно быть три. Из всего списка задач постарайтесь выделить главные и присвоить им данное обозначения, закрасив звездочку.

Например, подобной задачей может быть проведение какого-либо вебинара, (привязанного при этом ко времени).

· Категория «Оцени» - тот самый субъективный инструмент оценки «важности» задач. Принцип – Planning Poker при планировке Agile-спринтов (кому интересно, советуем почитать об этом отдельно)

Если MVT могут быть всего 3 задачи, возникает логичный вопрос, а что делать с остальными 6-ю?

Их тоже нужно как-то оценить, поэтому я решил дать вам самим возможность расставлять приоритеты, какие из задач будут более важны, а какие - менее, использовав кружки:

• Три заполненных кружка – максимальный приоритет, делается в первую очередь;
  
• Два заполненных кружка – средняя важность задачи, можно сделать после основных дел;
• Один заполненный кружок– второсортные задачи, приступать к которым рекомендуется лишь после выполнения всех основных. Зачастую их можно делегировать, либо откладывать.
  

Последняя вещь в этом разделе – «Рутинные дела». Сюда вы вносите те задачи, выполнение которых повторяется ежедневно. Чтобы не захламлять ими основной чек-лист, для них выделена отдельная колонка.

Если вы и слышали про слово «Рутина» в прошлом абзаце, то вот это как раз оно. Это самый сложный и довольно неприятный раздел, который на первый взгляд не несет в себе чего-то особо тяжелого. Однако на практике оказывается, что именно здесь очень часто люди прекращают вести свои записи и бросают чек-лист. Поэтому сразу хочу условиться и объяснить, зачем я его включил в слайд первой главы.

Т.е. я не просто здесь даю вам удобный* (*субъективно; про удобство можно будет констатировать лишь после ваших отзывов по прохождению программы) шаблон планирования задач. Мы с вами хотим провести целое исследование, касательно того, куда вы тратите свои минуты. Поэтому придется прибегнуть в рутине и несколько недель повести этот своеобразный «Дневник времени».

От себя скажу честно, дневники я терпеть не могу вести в силу своего характера и хорошо пойму вас, если вы сдадитесь и «забьете» на эту часть. Однако все же прошу выполнить ее, чтобы лучше произвести анализ в последствии и прийти к каким-то определенным выводам относительно того, куда тратится ваше время. Это действительно важно.

Сам раздел «Отслеживания» состоит из 10 граф (хотели уместить и больше, но ограничены пространством листа), куда вы по очереди записываете задачу, к которой приступаете. Советуем выделить ее определенным цветом, согласно одной из 6 категории, к которым она относится. Это могут быть «Работа», «Учеба», «Сон», «Спорт», «Отдых» и «Рутина». Ниже предлагаю свои цвета, но вы всегда можете выбрать те, которые будут удобны для вас.

После того, как заполнили цвет и записали название задачи, засекайте на таймере/секундомере время ее выполнения. Если прервались на что-то – отметьте это также в чек-листе, чтобы к концу дня у вас не было сильных пробелов в промежутках времени. Может быть, вы захотите добавить свои собственные категории, тогда отметьте их в отдельной графе на оборотной стороне листа.

Если уж так выйдет, что данного места в чек-листе у вас не хватит, также переверните листок на чистую сторону и заполняйте собственный день там сзади.

Когда, спустя неделю-две, вы соберете достаточное число данных, куда тратится ваше время, постарайтесь их закинуть в Excel, чтобы можно было детально посмотреть, сколько минут/часов вы тратите и на что они у вас уходят. Если будет необходим шаблон Excel, дайте об этом знать.

Здесь мы поговорим с вами о том, насколько успешным оказался для вас этот рабочий день. Я предлагаю вам заполнить форму, состоящую из ряда вопросов, сколько целей вы запланировали и выполнили, сколько чистого времени уходило на работу, а также чего вы сумели добиться за этот день.

Также здесь есть «проблемное место», посвященное анализу вашей собственной эффективности. Где именно вы теряли драгоценные минуты, что можно было бы оптимизировать и как? Все это пишется в средней части колонки подведения итогов.

Последний пункт – подведение итогов чистого времени, которое уходило у вас на те или иные категории в течении рабочего дня. Посмотрите, сколько минут и куда вы потратили. Выводы по этой части могут быть полезны при ответе на вопрос об экономии времени.

При выполнении этого кропотливого задания вы зачастую будете сталкиваться с различными трудностями.

Не всегда будет возможно использовать распечатанный листок, а у кого-то и вовсе нету принтера, чтобы вести записи от руки. Поэтому прошу вас проявлять смекалку в данном вопросе, при необходимости завести собственный блокнот/дневник, который всегда окажется у вас под рукой.

Также был специально разработан адаптивный PDF, чтобы вы могли сами заполнять нужные строчки на компьютере, однако по своему опыту скажу, что всю программу лучше проходить с распечатанными материалами. Во-первых, так выходит немного быстрее, а во-вторых – вы лучше сами фокусируетесь на заданиях.

Также следует отметить, цель данного чек-листа – не просто дать вам универсальный инструмент работы со временем, а прежде всего помочь собрать информацию о том, на что вы его тратите. Есть много удачных примеров дневников, посвященных тайм-менеджменту, например, Ежедневник Катерины Ленгольд, или же Ежедневник Стивена Кови. Они представляют собой еще одни полезные инструменты, которые помогают вам быть проактивными и целеустремленными. С их помощью вы сразу планируете цели и учитесь достигать их.

Здесь же помимо планирования вы еще и коллекционируете собственные данные. Поэтому он не совсем обычный. Сам я использовал много различных вариантов систем для «Тайм-менеджмента» и остановился в итоге на создании собственной. Однако после курса рекомендую вам обратить внимание на подобные инструменты, вроде тех, которые описал выше. Либо продолжайте использовать этот чек-лист. На этом пока все :)

По любым вопросам – всегда пишите мне сюда или в социальные сети, а также можете посетить сообщество. Ссылочку на файл я прикрепляю ниже.

Ссылка на файлы в Google Drive

Буду рад обратной связи и возможным комментариям! Следующая глава выйдет где-то также через неделю. Приятного прохождения программы LifeHack!