Какие риски для бизнеса создает «Офис 365» и как гарантированно сохранить корпоративную почту

«Офис 365» – облачный программный комплекс от Microsoft, включающий почту Outlook и набор популярных офисных приложений. Распространяется по подписке, оплачивается ежемесячно или ежегодно.

Главная особенность продукта заключается в том, что его компоненты используются без привязки к конкретному компьютеру – заходить в облако, в котором находятся веб-сервисы (и данные), можно с любого устройства в любом месте, где есть выход в интернет. Таким образом, «Офис 365» делает работу с документами и электронной почтой, внутрикорпоративную коммуникацию и связь с клиентами очень удобной, упрощает сотрудничество и реализацию проектов.

Вполне естественно, что бизнес активно использует этот продукт – Office 365 стал неотъемлемым рабочим инструментом во многих российских компаниях. К сожалению, в рамках антироссийских санкций Майкрософт постепенно начал сокращать свое присутствие на нашем рынке, а в сентябре 2023 года заявил о полном прекращении продаж и продления существующих подписок на свои продукты. В связи с этим серьезно вырос риск потери корпоративной информации, в частности данных почты.

Поскольку MS Office 365 не предоставляет возможность комплексного резервного копирования, то компаниям, которые пользовались программным комплексом, самим придется позаботиться о сохранности ценной информации и принять соответствующие меры, чтобы обеспечить защиту, не потерять доступы и полный контроль над данными.

Очевидно, что чем больше организация зависит от информационных систем, тем выше будут убытки при утрате корпоративной информации и вызванных этим простоев. Если регулярное создание бэкапов не было настроено, именно сейчас наступил момент, когда необходимость в резервном копировании приобрела критический характер.

Поскольку электронная переписка – один из основных элементов взаимодействия с клиентами и сотрудниками, резервное копирование почты «Офис 365» должно войти в привычную практику для любой компании, которая заинтересована в безопасности важной для бизнеса цифровой информации.

Настроив автоматическое создание бэкапов, вы сможете защитить ящики, письма, содержащиеся в них данные от потери в результате:

Резервная копия, хранящаяся в доступном месте, также будет гарантией сохранности архива почты на случай прекращения поддержки почтового сервиса MS Office 365. При наличии бэкапа практически в любой нештатной ситуации у вас останется возможность получить быстрый доступ к ценным данным.

Основная цель резервного копирования – сохранение и аварийное восстановление данных при утрате доступа к почтовому серверу. Резервные копии позволяют оперативно восстановить письма, email-адреса, присоединенные файлы и документы, настройки почтовых ящиков, избежав тем самым потери информации.

Существует несколько методов, позволяющих выполнить резервное копирование корпоративной почты из пакета Microsoft Office 365. Прежде всего это готовые продукты от Veeam и Commvault.

Компания Veeam Software специализируется на разработке ПО для резервного копирования и восстановления данных. В ее линейке представлен сервис Veeam Backup, специально разработанный для комплекса MS Office 365.

Veeam Backup Community Edition позволяет бесплатно делать бэкапы и восстанавливать данные веб-приложений, в том числе Office 365, а также других сервисов MS. Однако у бесплатной версии есть ограничения. Она рассчитана:

Имеется также платная версия, которая расширяет возможности Veeam Backup:

Commvault предлагает единое гибкое решение для защиты данных и контента в веб-приложениях MS 365. Особенностью продукта от Commvault является поддержка резервного копирования Big Data (крупных информационных массивов). Из минусов: если в Veeam можно выбрать период, то в Commvault такая опция отсутствует. Кроме того, по сравнению с Veeam система резервного копирования Commvault имеет более громоздкую инфраструктуру, сложнее в настройках и управлении – для ее эффективного использования требуется квалифицированный администратор.

Оба продукта, как Veeam Backup, так и Commvault, позволяют использовать для хранения бэкапов почты и остальных приложений «Офис 365» локальные диски, виртуальные машины, общедоступные и гибридные облака. Процедуры создания резервных копий и в том и в другом случае довольно просты, однако минимальные технические навыки требуются.

В первую очередь необходимо выбрать провайдера программного обеспечения. Как правило, это дата-центры и крупные поставщики ПО, обладающие соответствующими ресурсами для хранения объемных резервных копий. Перед заключением договора такие компании обычно предоставляют тестовый период, во время которого потенциальный клиент имеет возможность настроить под свои потребности и посмотреть в действии выбранный продукт. Благодаря наличию тестового периода можно не только протестировать услугу, но и точно рассчитать необходимый для хранения копий объем жестких дисков.

В случае с Veeam настройка (а также доступ к бэкапам и восстановление данных) происходит через фирменное приложение, которое устанавливается на сервер или ПК на базе Windows, куда будут отправляться резервные копии. Для настройки нужно пройти 3 шага:

Commvault предоставляет пользователям личный кабинет, в котором следует выбрать опцию «Защитить Office 365».

Настройка аналогична Veeam: для подключения к «Офис 365» указывается учетная запись администратора, выбираются почтовые ящики, которые подлежат резервному копированию, настраивается план.

Veeam и Commvault представляют собой стандартные способы организации резервного копирования. Они не очень сложны, тем не менее настройка этих сервисов имеет свои тонкости. Не у каждой компании в штате есть сотрудники, умеющие выполнять подобные операции, поэтому, когда требуется профессиональная помощь в конфигурировании систем резервного копирования, предлагаемых Veeam и Commvault, часто обращаются к нам.

Кроме того, возможности указанных сервисов ограничены – иногда присутствует необходимость использовать более функциональные кастомные варианты резервного копирования. У нашей команды есть опыт внедрения альтернативных решений, в частности настройка миграции почты на другой хостинг без изменения DNS-записей. В этом случае для работы с почтой по-прежнему используется Office 365, но ящики синхронизируются с другим почтовым хостингом. Что это дает: если санкции приведут к окончательному выводу из строя «Офис 365» и серверы MS станут недоступны, достаточно изменить DNS-записи в личном кабинете у нового хостера – и можно продолжать работать, сохранив полный доступ к многолетней переписке.

Автор статьи: Евгений Зубов, руководитель технической поддержки

#office365 #почта #резервное_копирование #корпоративнаяпочта