Microsoft Office 365: как продлить в России – кейс

Так как ни купить, ни продлить лицензию Office 365 в России сейчас невозможно, предприятиям, которые хотят продолжить использовать почту, офисные пакеты и веб-сервисы от Microsoft, приходится искать обходные варианты. Об импортозамещении «Офис 365» мы уже рассказывали в этом материале. Сегодня на примере клиентского кейса поделимся другим способом обойти санкции Запада в отношении самого востребованного у российского бизнеса программного продукта.

Постоянный клиент, с которым мы работаем на протяжении нескольких лет и выполняем для него разные задачи (например, перенос базы данных «1С: Предприятие 8» в облако), обратился к нам за помощью.

В свое время, еще до наступления санкций и запретов, они оформили «Офис 365» на одну из своих компаний, зарегистрированных в России. Из-за этого у них пропала возможность покупать новые лицензии и полноценно пользоваться программами из пакета. Переходить на другие продукты было неудобно – встал вопрос, как остаться на привычном Office 365, но при этом не испытывать сложностей ни с дополнительными лицензиями, ни с доступами, ни с функционалом Outlook и офисных приложений. Мы предложили перевести компанию на зарубежный аккаунт – в сложившихся обстоятельствах это было самое простое и комфортное решение.

В первую очередь мы завели новый кабинет на фирму, оформленную за границей. После чего купили к нему несколько лицензий на почту Office 365 и тщательно протестировали работу в российском сегменте интернета.

Сохранить зону .ru было очень важно. На российском домене завязаны многие бизнес-процессы компании, поскольку значительная часть покупателей находилась в России. Именно с email на домене .ru с ними велась переписка. Просто перейти на .com клиент не мог, в том числе и потому, что сотрудники, ориентированные на западный сегмент, пользовались ящиками, которые отличались только доменной зоной.

Мы не были уверены, что из РФ получится работать с лицензиями заграничного аккаунта, что не будет ограничений на скачивание, активацию программы и т. д. После того как мы убедились, что лицензионные ключи активируются и все отлично работает, нужно было создать резервные копии писем. Поскольку фактически мы переводили компанию с одного 365-го на другой, требовалось из текущей учетной записи удалить все имеющиеся данные:

А затем открепить домен – для переноса он полностью должен быть удален из кабинета компании. Естественно, если делать это без бекапов, вся почта, история переписки, документы, созданные за годы работы, просто пропадут. Для бизнеса это невосполнимая потеря, поэтому к миграции нужно было очень хорошо подготовиться, предварительно настроив резервное копирование. Мы сделали его в двух вариантах: почта Яндекса и Commvault.

Оплатили платный почтовый сервис от Яндекса и выполнили в него миграцию клиентской почты, при этом не меняя CNAME, MX и другие DNS-записи. То есть Яндекс просто забирал всю корреспонденцию из ящиков компании, существующих в Office365.

Такой способ резервирования был выбран в качестве страховки на крайний случай. Когда что-то пойдет не по запланированному сценарию, мы подготовили путь к отступлению. Если вдруг после переноса по какой-то причине не получится добавить лицензионный ключ и запустить новый «Офис 365», а старый будет уже удален, мы просто пропишем DNS-записи и останемся на Яндексе с готовой почтой, которая уже там имеется и настроена.

Да, в этой ситуации пришлось бы изменить настройки у всех Outlook, возникли бы проблемы с активацией «Офис 365», потому что это полноценный продукт, а Яндекс.Почта всего лишь почтовый сервис. Но корпоративные email при этом оставались бы в рабочем состоянии.

Платформа Commvault специально предназначена для хранения самых разных резервных копий: от приложений и баз данных до целых серверов. Сервис стал нашим основным решением для резервного копирования. Именно на него мы рассчитывали и возлагали надежды, в том числе и потому, что к хранилищу можно напрямую подключить Office365 и загрузить туда все почтовые ящики.

Два ключевых преимущества Commvault:

Commvault – это одно из лучших решений для резервного копирования, когда требуется надежность и гибкость. Поэтому оно и было выбрано в качестве основного.

Мы настроили копирование, сделали бекапы всех ящиков и протестировали сервис. На всякий случай выполнили восстановление из резервной копии. Также связались с поддержкой Commvault, чтобы выяснить, сможем ли восстановить письма в новый «Офис365» без сложных манипуляций. Они посовещались и ответили, что такая возможность есть. Таким образом, платформа позволяет в одном кабинете параллельно подключить сразу два Office365 – на текущей учетке и на новой.

В итоге через это решение мы подключили старый «Офис», загрузили всю почту, убедились в том, что резервное копирование автоматически запускается по расписанию и все надежно работает. Соответственно, настала пора переходить на новый 365-й.

Чтобы не создавать лишних сложностей, переход запланировали на вечер пятницы в один из майских праздничных дней, когда сотрудники отдыхали.

Сначала удалили все ящики из старого кабинета, затем отключили домен и начали процесс восстановления почты на новом аккаунте. Процесс включал несколько операций:

Функционал Commvault позволяет сделать полное восстановление без дополнительных манипуляций – нужно просто указать все ящики, выбрать восстановление в новый аккаунт и запустить процесс. Но с учетом того, что объем корпоративной почты у клиента накопился немалый, а также хотелось добиться большей управляемости и оперативности, мы создали отдельные подзадания для каждого ящика. Помимо гибкости, это давало возможность отслеживать возможные ошибки, сбои, недочеты и быстро их исправлять.

Надо сказать, что часть заданий провалилась, то есть при их запуске возникали ошибки. Но мы это сразу обнаруживали и связывались с техподдержкой сервис-провайдера, которая помогала их решить.

Кроме того, возникла еще одна проблема: по какой-то причине не хотели восстанавливаться письма за последние 2-3 недели. В резервной копии они были, однако восстановления не происходило, хотя само задание завершалось успешно. Сотрудники уже перешли на новый 365-й, и, естественно, у них начиналась паника по поводу «пропажи» писем. Стали разбираться, написали в техподдержку, те, в свою очередь, обратились напрямую к вендору. Commvault не сразу, но проблему устранил, выполнив какие-то обновления на своей стороне. После этого нам пришлось повторно запускать эти все задания, и в итоге вся почта появилась на новом аккаунте.

Outlook заработал, но возник другой нюанс. В корпоративных email скопились письма за очень длительный период, и все они попали в резервные копии. В результате объем данных превысил допустимый лимит. Дело в том, что «Майкрософт Офис 365» предоставляет на письма 50 Гб, как только ограничение вступает в силу, они не приходят и не отправляются. При восстановлении из бекапов около трети ящиков этот лимит превысило, почта работать перестала, потребовалось дополнительное вмешательство. Нужно было вручную очистить ящики от архивов и «древней» корреспонденции. Поэтому нам пришлось объяснить ситуацию сотрудникам компании и предложить определиться, от каких писем можно безболезненно избавиться. Кто-то сам чистил свой ящик, кто-то просил нас: письма с 2014 по 2017 г. не нужны – можете удалять. То есть, помимо переноса почты, мы помогали еще и с чисткой писем.

Оставьте заявку на консультацию

Возникла еще одна сопутствующая проблема – активация лицензий Office 365. Программа ссылалась на предыдущую лицензию, оформленную на российскую компанию. А при вводе новой лицензии выдавала ошибку: не могу подключиться из-за отсутствия лицензионного ключа.

Выяснилось, что у «Офис365» где-то глубоко в реестре сохранялся изначально прописанный путь к лицензии. Его нужно было изменить, но добраться до него было непросто. Пришлось искать нестандартное решение:

Здесь нас тоже ждал целый ворох самых разных ошибок, которые отличались в зависимости от операционной системы: на Windows ловили одни, на macOS – другие. Причем версия ОС тоже играла роль – ошибки на Win10 отличались от Win11, а Ventura выдавала совсем не то, что Big Sur или Monterey.

В некоторых случаях удавалось частично активировать пакет: офисные приложения Excel и Word начинали работать, но вот Outlook продолжал подключаться к старому аккаунту. Если же лицензия Outlook подтягивалась, то почтовую учетку программа не позволяла добавить. Иногда свежая версия 365-го, скачанная уже из нового кабинета, вообще отказывалась запускаться, а когда удавалось добиться нормальной работы, возникали проблемы после его обновления – почта просто отваливалась.

В общем, ошибок было невероятное количество, абсолютно разных. Около месяца мы с ними боролись и в итоге со всеми справились. Сейчас все сотрудники компании спокойно работают в Office365, зарегистрированном на зарубежную фирму. Все лицензионные ключи активированы и на ПК (на Windows и Mac), и на мобильных устройствах, почтовая корреспонденция восстановлена, новые письма приходят и отправляются без проблем.

Из плюсов переезда за рубеж можно отметить, что компания избавлена от необходимости покупать коробочные лицензии MS Office или искать российские аналоги продукта. Клиенту это очень важно, поскольку в компании для аналитики используются огромные таблицы со множеством формул. Стандартный пакет от Microsoft идеально подходил для такой работы, на рынке просто нет альтернативы, которая могла его бы заменить. Компания пробовала другие программные продукты, но ничем хорошим это не заканчивалось. К примеру, установка и перенос данных на бесплатный Libreoffice, который считается одной из лучших альтернатив Office 365 в России, привела к жесткому нарушению структуры (таблицы начинали «плыть»), «поломке» формул, потере информации.

Если бы руководство приняло решение выбрать подобную программу, сотрудникам пришлось бы проделать гигантскую работу по восстановлению всей табличной информации. А также возникла бы необходимость переучивать весь персонал. На это требуется не один месяц. Так что второй профит для клиента при переезде за рубеж – экономия ресурсов.

Таким образом, перейдя на зарубежный аккаунт, клиент получил более гибкий и удобный план в сравнении с первоначальным, который был оформлен на российскую фирму. Останься он с прежним аккаунтом, неизбежно начали бы возникать проблемы при увольнении сотрудников, добавлении новых и т. д. Просто потому, что купить подписку на Office 365 в России уже нельзя, а возможность продлить, которая в начале 2024 г. еще была, может исчезнуть в любой момент. Сейчас, после миграции, у клиента нет с этим никакой головной боли: при необходимости можно как отказаться от лишних, так и оплатить недостающие лицензии, а также без сложностей обновить программы.

В работе над проектом с нашей стороны участвовали системный администратор и руководитель технической поддержки. Так как производственная компания находится у нас на абонентском обслуживании, мы постоянно на связи и при необходимости всегда готовы оперативно оказать помощь.

Если вы ищете ответ на вопрос, как продлить Office 365 для работы из России, обращайтесь – поможем найти подходящее решение для вашего бизнеса.

Автор статьи: Евгений Зубов, руководитель технической поддержки

#office365 #office_365