Кейс: как настроить бизнес-инструменты и не устать
Когда бизнес запускается с нуля, ему нужен базовый набор бизнес-инструментов: как минимум домен для сайта-визитки, электронная почта и телефонная связь. Именно с такой задачей к нам обратилось руководство металлообрабатывающей компании из Санкт-Петербурга.
Открывался новый офис, предприятию требовалось настроить IP-телефонию и завести корпоративную почту. Какого провайдера выбрать, где и сколько аппаратов покупать, как соединить телефоны в локальную сеть, как настроить почтовый сервис – во все эти нюансы заказчику вдаваться не хотелось. Ему важно было получить готовую недорогую систему, которая обеспечит нормальное функционирование офиса. Мы предложили комплексное решение.
Первый этап: IP-телефония
В первую очередь побеседовали с клиентом и оценили масштаб работ:
- сколько сотрудников будет пользоваться телефонами;
- куда будут направляться звонки;
- все ли аппараты должны находиться в одном офисе;
- понадобится ли корпоративная связь на выездах и т. д.
У нас есть специальный опросный лист, который помогает быстро выяснить, как устроены бизнес-процессы в организации и что именно требуется. На основе ответов разрабатываем техническую схему реализации и составляем план-график.
Мы сразу делаем все под ключ, чтобы в дальнейшем клиенту не понадобились доработки. Например, на этапе стартапа не все задумываются о системе обработки вызовов. В то же время в компании, где работает более 10 человек и есть несколько отделов, простой IP-телефонии недостаточно – для распределения входящих звонков необходима функция автосекретарь. Соответственно, требуется разработать план маршрутизации, настроить IVR (технологию, в которой для переадресации звонков используется голосовое меню), записать приветствие и шаблонные фразы. А также решить вопрос с хранением записей, которые могут понадобиться для урегулирования спорных моментов. Систему обработки вызовов желательно наладить сразу при настройке IP-телефонии.
Подготовка ATC
Учитывая потребности заказчика, как оптимальный вариант предложили сервис облачной телефонии Zadarma. Виртуальная АТС Zadarma имеет понятный интерфейс, предоставляет пользователям широкий набор функций, позволяет быстро телефонизировать бизнес, пользоваться связью без привязки к местоположению, переадресовывать звонки на любые телефоны.
- Выбрали тариф «Офис», рассчитанный на команду до 20 человек. Он предоставляет 2 000 минут бесплатных исходящих звонков по России и включает расширенные возможности АТС и ZCRM (система взаимодействия с клиентами). Минимальный платеж – 1 800 руб. (по факту клиент за 6 месяцев наговорил на 1 500 руб.). Услуги сервиса можно оплачивать по безналичному расчету, достаточно добавить реквизиты компании в личном кабинете.
- Оплатили тарифный план, выбрали виртуальный номер – в нашем случае нужен был городской.
- Создали три внутренних номера и два – для переадресации на сотовые телефоны директоров компании, выполнили необходимые настройки АТС.
- Клиенту не требовалось сложной маршрутизации и приветствия, поэтому мы просто настроили перенаправление вызовов на первый внутренний номер.
Организация телефонной сети на объекте
- Купили 3 телефонных аппарата с доставкой. Модели подбирали с гигабитной сетью, поскольку ставить их планировалось в местах, где нет двух Ethernet-розеток, и подключение ПК осуществлялось через телефон (режим моста).
- Завели SIP-аккаунты (учетные записи в SIP дают возможность звонить по интернету).
- Выехали на объект.
- Установили телефоны, настроили SIP-аккаунты облачной АТС.
- Протестировали работу.
- Провели инструктаж сотрудников (как переводить звонки, собирать конференции, пользоваться кнопкой DND, включать запись разговоров и т. д.).
- Передали инструкцию в текстовом виде.
- Записали пароли в KeePass и отправили клиенту.
Решение для этого кейса было достаточно простым. Но мы выполняем и сложные, нестандартные задачи. Пример: компании нужно организовать переговорные комнаты с возможностью бронирования (а это нередко бывает при слияниях или продаже бизнеса). В таком случае к почтовому серверу подключается специальный модуль, который позволяет не только бронировать переговорную, но и смотреть календарь событий и статусы занятости.
Второй этап: корпоративная почта
Мы можем организовать почту под ключ на разных хостингах, включая международные. Сейчас это очень актуально. Дело в том, что с момента введения санкций наблюдаются нарастающие проблемы с доменами в зоне. ru и находящимися на российских серверах. Западные почтовые провайдеры и сервисы блокируют доставку/отправку писем с почтовых аккаунтов, зарегистрированных на таких доменах. Пользование многими европейскими площадками стало невозможным даже при условии оплаты банковской картой другого государства.
Если предприятию необходимо иметь надежную доменную почту для коммуникации с партнерами за рубежом, сейчас домены лучше регистрировать в зоне. com и подобных, а хостинг использовать иностранный, такой как Google* или ProtonMail.
В этом кейсе компания работала только с российскими заказчиками, поэтому для регистрации корпоративной почты был выбран «Яндекс 360 для бизнеса».
- Мы подобрали доменное имя, оформили его на reg. ru.
- Завели в «Яндексе» аккаунт администратора, выбрали подходящий тариф.
- Подтвердили организацию на «Яндекс 360» – клиент предоставил ИНН компании и другие необходимые данные.
- Привязали домен к почтовому сервису, подтвердили на него права, добавив TXT-записи в DNS.
- Настроили записи MX и SPF, сделали другие необходимые настройки для корректной работы почты.
- Создали почтовые ящики для каждого из сотрудников из списка, предоставленного клиентом.
- Запустили почту, проверили работоспособность и передали клиенту логины/пароли.
Результаты
У компании появился единый городской телефонный номер. Каждый из отделов обеспечен отдельным внутренним телефоном. Директора постоянно на связи – важные клиенты и партнеры в любое время могут до них дозвониться. Появилась возможность проводить совещания по конференц-связи и записывать телефонные разговоры.
В сервисе «Яндекс 360 для бизнеса» завели и настроили почту на корпоративном домене: у всех сотрудников теперь есть отдельные почтовые ящики для приема и отправки писем.
В работе над заказом был занят один технический специалист. На выполнение в общей сложности потребовалось 15 часов. Ежемесячные расходы клиента на содержание корпоративной IP-телефонии и почты теперь составляют около 1 500 руб. за 5 пользователей.
Нужна помощь? Пишите на горячую линию в Telegram
* — компания нарушает законодательство РФ.