Главное — договориться: 7 правил работы с поставщиками

Владелица сети семейных кафе «Бабушка приехала» Марина Литвинова рассказывает о своих правилах и нюансах выбора поставщиков и работы с ними

Мы закупаем продукты раз в неделю. Повар делает запрос, менеджер составляет список для поставщиков, на следующий день приходят все необходимые на следующие 7 дней продукты. У нас эта система отработана отлично: заказываем регулярно у крупных поставщиков, имеем эксклюзивные цены. Придя к этому, выработали некоторое количество правил. Они работают у нас (в сети семейных кафе), вероятно, они могут быть полезны и вам.

Если только начинаете работу с поставщиком, закажите минимальную партию товара. В зависимости от продукта, это от 3000 рублей. Если же у вас большие обороты, и работа с вами приносит поставщику хорошие деньги, вполне нормально будет просить небольшие бесплатные пробные партии новых продуктов.

Выбирать можно, после нескольких небольших поставок. Если даже при малых объемах продукты доставляют вовремя, их качество, не вызывает вопросов, закрывающие документы и все сертификаты в порядке, значит, с поставщиком можно работать. Важно и то, как оперативно поставщик заменит товар, к которому у вас есть претензии.

Мы в кафе тратим на закупки примерно 20% оборота. И нам целесообразнее всего работать с поставщиками, которые сами привозят нам свои товары.

Большие рестораны пользуются услугами экспедитора. Он ездит по магазинам, рынкам, выбирает лучшие по цене и качеству продукты, как правило работая одновременно на несколько заведений.

У нас (семейное кафе) шесть поставщиков:

1. Вафельная смесь.
2. Чай и кофе.
3. Овощи и фрукты.
4. Бакалея.
5. Мясо и другие продукты.
6. Хозтовары.

С точки зрения поставщика нормально желание продать вам побольше. Вы заказали 2 кг сыра, а вам привезли 2,5 кг. В накладной сумма совсем немного выше оговоренной. Но учитывая количество заказов, в месяц можно серьезно переплатить. Так что подобное стоит пресекать сразу.

Можно еще посоветовать самостоятельно взвешивать весовой товар, это и нелишний контроль, и более точный подсчет закупленного продукта. Но если поставщик вас обвешивает (читай: обворовывает), работать с ним, пожалуй, не стоит вообще.

Стандарт поставок — большая проблема российских поставщиков. Сложнее всего — с курицей и рыбой. Даже у отличного проверенного поставщика они могут быть прекрасного качества в один день и отвратительного — в другой

Особенно это мешает ресторанам, которые работают на, так называемой, порционной системе – им всякий раз нужна рыба определенного размера и веса. Изменения сильно влияют на себестоимость блюда.

Если товар плох, его лучше вернуть, даже если это приведет к тому, что какое-то блюдо придется на время убрать из меню. Как правило, проблему можно решить своими силами за несколько часов: сотрудник едет в магазин «Метро», «Ленту» или «Окей», докупает необходимое.

Мы предпочитаем «Метро», потому что там могут и выписать накладную и товарный чек. Но это не значит, что в других местах товар хуже.

Да, поставщик предпочитает отгружать товар тогда, когда ему это удобно. Но если ему удобно делать это вечером (а однажды это непременно произойдет), то вам придется принимать товар, когда в вашем заведении — полная посадка. Если вам удобно утром, договаривайтесь на утро.

Мы со всеми поставщиками условились, что они доставляют нам товары в разные дни в удобные нам промежутки. Например, мясо и рыбу — по понедельникам, овощи и фрукты – по вторникам, и так далее.

И не забудьте, что накладную формирует бухгалтер. Важно вычеркнуть из нее то, что вы не получили, и удостовериться в подписи экспедитора, что товар не был принят.

В эпоху всепроникающей концепции Zero Waste мы часто слышим призывы (вполне справедливые) бережно относиться к пище и минимизировать отходы. Собственно, именно тщательность расчетов определяет, сколько еды вам придется утилизировать. Стандарт списания продуктов – не более 5% от оборота. Это означает, что вы закладываетесь, что не досчитаетесь 5% прибыли.

Как обычно, любые вопросы и темы для будущих заметок предлагайте в комментариях, либо у меня в инстаграме. «Я добавляю практически всех» (с).