Как подавать новый отчет об удаленных сотрудниках в мэрию Москвы с 19 октября

Столичные власти уточнили правила подачи нового отчета по удаленным сотрудникам. Анастасия Синицына, главный редактор системы «Актион Кадры и HR», объясняет нюансы оформления документов.

Если после сдачи отчета 12 октября у компании не поменялось количество сотрудников, которых перевели на дистанционную работу или не изменились сведения о сотрудниках, то каждую неделю по понедельникам подавать отчет не нужно. Если количество работников поменялось или изменились сведения о них, то нужно подать отчет в день, когда произошли изменения (Указ мэра Москвы от 15.10.2020 № 101-УМ).

В указе мэра ответили на вопрос: что делать компании, если у сотрудников чередуется дистанционная работа и работа в офисе или введен сменный режим. В этом случае в отчете нужно указывать данные всех сотрудников, которые работают по таким графикам, как переведенных на дистанционный режим. При таком режиме работы одновременно на рабочем месте должны находиться не более 70 процентов работников (Указ мэра Москвы от 15.10.2020 № 101-УМ).

Чтобы передавать новый отчет, у компании должен быть зарегистрирован личный кабинет юридического лица на портале и должна быть электронная цифровая подпись. Также для авторизации в личном кабинете на mos.ru можно использовать учетную запись организации на портале gosuslugi.ru.

Изначально власти планировали собирать отчетность еженедельно по понедельникам. Но после правила изменились. Отчет надо сдавать в «день принятия соответствующего решения». Если компания переводит кого-то на удаленку или обратно в офис, отчет нужно передать в мэрию в тот же день. Московские власти разрешили сдать первый отчет до 19 октября. Дело в том, mos.ru не выдержал наплыва добросовестных работодателей, которые пытались подать отчет.

30% сотрудников — это не просто треть сотрудников, которых нужно отправить работать дома. Обязательно перейти на удаленку должны: все сотрудники старше 65 лет; беременные женщины; сотрудники с хроническими заболеваниями, в первую очередь, с диабетом, болезнями легких, почек и сердца, злокачественными образованиями.

Чтобы не упустить никого, раздайте сотрудникам анкету с перечнем заболеваний, при которых нужна самоизоляция. Сотрудники могут подтвердить наличие хронических заболеваний справками или выписками из медицинских карт, если они у них есть. Но не советую заставлять ходить в медорганизации и получать такие справки. Лучше поверить сотрудникам, которые заявят о заболевании и попросят дистанционную работу либо отпуск. Если они будут оформлять больничный, то основание для выплаты пособия и так проверит ФСС. Работодателю важно, чтобы он подтвердил, есть заболевание или нет. Наличие заболевания у сотрудника проверят врачи, когда будут оформлять ему больничный.

После того как переведете всех сотрудников старше 65 лет и работников с хроническими заболеваниями на удаленную работу, исключите тех, чье присутствие на рабочем месте является критически важным для функционирования организации. Затем посчитайте общее количество сотрудников и исполнителей по ГПД, которые фактически работают у вас на территории Москвы. «Доберите» ими до необходимых 30%. Важно: требуется не среднесписочная численность, а фактическое количество работников. Нужно посчитать всех сотрудников, в том числе совместителей целыми единицами. От получившейся численности сотрудников определите 30%, которых можете перевести на дистанционную работу, с учётом сотрудников 65+ и хроников. Такой порядок предусмотрен в указах Мэра Москвы от 01.10.2020 № 96-УМ и от 06.10.2020 № 97-УМ.

Для загрузки списка сотрудников, переведенных на удаленную работу, нужно зайти в личный кабинет юридического лица — раздел «Удаленная работа». Для передачи сведений у компании должен быть зарегистрирован личный кабинет юрлица на портале, должна быть электронная цифровая подпись. Для авторизации можно использовать учетную запись организации на портале gosuslugi.ru. ИП могут сдавать и без электронной подписи. Для этого им нужно создать личный кабинет ИП на портале gosuslugi.ru (это можно сделать и без ЭП) и связать учетные записи на mos.ru и госуслугах.

В сведениях укажите численность сотрудников и исполнителей по ГПД, которых перевели на дистанционный режим работы, и тех, которые продолжают ходить на работу. В форме для заполнения сведений об организации необходимо указать:

По указу Собянина компании должны указать в отчете следующие сведения о работниках:

Самый безопасный вариант исполнения этой обязанности — получить согласие сотрудников на обработку их персональных данных, прежде чем затребовать такие данные и направить их в мэрию.