Персональные данные📒: что это, какие виды бывают, как с ними работать?😎

В последние годы вопрос о персональных данных стал крайне острым ввиду активной цифровизации, а следовательно, и с ростом рисков по утечке и мошенническом использовании информации.

Что такое персональные данные и что к ним относят

Персональные данные — это любая информация, прямо или косвенно относящаяся к физическому лицу, и позволяющая его определить. Это из статьи 3 ФЗ «О персональных данных», от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон).

Персональные данные📒: что это, какие виды бывают, как с ними работать?😎

К персональным данным, согласно данному закону, относят:

  • фамилия, имя, отчество;
  • место, дата рождения;
  • место постоянной или временной регистрации;
  • фотография или видеозапись человека, позволяющие идентифицировать человека;
  • сведения о детях, родственниках, семейном положении;
  • сведения о заработной плате;
  • оценка навыков, личностных качеств;
  • индивидуальные личные данные (раса, национальность, политические или религиозные взгляды, философские убеждения; состояние здоровья);
  • информация о судимостях, или их отсутствии;
  • номер телефона, адрес электронной почты, иные идентификаторы в соц. сетях или мессенджерах;
  • паспортные данные, СНИЛС, ИНН (хотя с ИНН вопрос спорный);
  • биометрические данные.

Но стоит учитывать, что некоторые из этих данных сами по себе, без связки с другими данными, персональными являться не могут. Если номер телефона сам по себе не является персональными данными, то в базе оператора, с указанием ФИО владельца — является. Адрес электронной почты в формате seoshnikov@yandex.ru — тоже относится к персональным данным, как и ФИО, с привязкой к ИНН, номеру телефона или месту регистрации.

Какие бывают виды персональных данных

В Постановлении правительства №1119 перечислены категории персональных данных. Всего их четыре: общие (или общедоступные), специальные, биометрические и иные.

Персональные данные📒: что это, какие виды бывают, как с ними работать?😎

Общие персональные данные

К ним законодательство о персональных данных относит базовые личные данные: ФИО, место регистрации, информация о месте работы, номер телефона, email. Обычно эти данные и так известны некоторым другим людям, могут быть опубликованы в общедоступных источниках. Например, о месте работы человека могут знать его друзья в социальных сетях.

Специальные персональные данные

Информация о личности человека: расовая и национальная принадлежность, политические, религиозные и философские взгляды, состояние здоровья, подробности интимной жизни, информация о судимостях.

Специальные категории персональных данных отличаются от общих тем, что обычно находятся в закрытом доступе. Их можно узнать только лично у человека, либо сделав официальный запрос в больницу, полицию или суд. Чаще всего сообщать эти данные человек не обязан, они — его личное дело.

Биометрические персональные данные

Это физиологические или биологические особенности человека, которые используют для установления его личности. К ним могут относиться фотографии, отпечатки пальцев, группа крови, генетическая информация.

Однако все эти данные не всегда являются биометрическими. Согласно разъяснению правительства, они становятся такими, только если вы храните их с целью идентификации личности. Например, если на проходной стоит камера с распознаванием лиц, фотографии сотрудников будут биометрическими данными — именно по ним вы определяете личность человека.

А если к личному делу сотрудника или профилю клиента прикреплена его фотография — эти данные не биометрические. Вы не используете их для идентификации, а уже знаете, кому принадлежит фото, и просто дополняете им информацию.

То же самое касается других подобных данных, в том числе медицинских. Если их используют просто для сбора информации о пациенте, они не биометрические, а общие или специальные.

Иные персональные данные

В эту категорию ПДн относят всё, что нельзя отнести к общедоступным, специальным или биометрическим данным: принадлежность к определенной социальной группе, к примеру, членство в клубе, или корпоративные данные, например, то, что хранится в бухгалтерии: зарплата, периоды отпусков, стаж и так далее.

Иные данные сложнее всего отличить от специальных. Разница следующая:

  • Специальные данные характеризуют человека как личность, часто человеку важно, чтобы посторонние их не знали.
  • Иные данные — это просто дополнительная информация, они часто могут меняться.

Как производится работа с персональными данными?

Рассмотрим, как оператору обрабатывать и защищать ПДн.

Персональные данные📒: что это, какие виды бывают, как с ними работать?😎

Сбор

Условия. Если на сайте или в приложении есть возможность зарегистрироваться, заполнить анкету, заказать товар или подписаться на рассылку — это ресурс уже собирает ПДн. В 9 статье 152-ФЗ сказано, что обрабатывать персональные данные можно только с согласия пользователей (кроме исключений, указанных в статье 6). В интернете согласие получают с помощью конклюдентного действия, а письменную форму согласия заменяют на электронную с помощью усиленной квалифицированной ЭП.

Пример с сайта

Согласие – документ, где указаны конкретные категории ПДн и конкретные цели обработки, для которых осуществляется сбор. Общий подход компании к обработке всех ПДн для всех целей регламентируется документом «Политика конфиденциальности». В электронном виде под каждой формой необходимо добавить чекбокс с текстом: «Даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности». Без «галочки» пользование ресурсом должно быть невозможно.

Для сбора Cookies в рамках соблюдения GDPR тоже понадобится разрешение.

Пример разрешения.

Обычно новым пользователям показывается всплывающее окно с предупреждением, что сайт собирает Cookies, IP и геолокацию, а если пользователь не согласен, то может не пользоваться сайтом.

Исключения. Согласие на обработку ПДн нужно не всегда. Случаи, при которых обработка персональных данных допускается без согласия субъекта персональных данных, предусмотрены пунктами 2-11 части 1 статьи 6 152-ФЗ, но если кратко, то согласие не обязательно для обработки общедоступных данных, обезличенной статистики и СМИ (при условии соблюдения прав субъекта). При этом все данные, естественно, не должны передаваться третьим лицам. Чаще всего, на сайты, приложения и, в целом, на коммерческие ресурсы в интернете, исключения не распространяются.

Примечание. Когда оператор передает ПДн в облако, у оператора должно быть согласие субъекта на передачу, а также обязательно нужно удостовериться, что инфраструктура соответствует 152-ФЗ по требуемому уровню защищенности и заключить поручение на обработку. Это гарантия спокойной работы и отсутствия в дальнейшем проблем с Роскомнадзором. Например, облако на базе VMware и Облачные серверы в Selectel соответствуют требованиям по 3 уровню защищенности ПДн.

Обработка

Все, что происходит с ПДн — это обработка:

  • передача;
  • запись;
  • хранение;
  • извлечение;
  • изменение;
  • обезличивание;
  • анализ;
  • удаление.

Сбор — это тоже обработка.

Обработка бывает трех видов:

  • Автоматизированная — с помощью СВТ (средств вычислительной техники). Это компьютеры, телефоны и другие электронные устройства, базы данных, программы, скрипты.
  • Смешанная — обработка человеком при участии СВТ. Например, когда в бухгалтерии вбивают в программу данные из бумажного заявления на отпуск.
  • Неавтоматизированная — без автоматизации, на бумажных носителях.

Условия. Обработка ПДн должна проходить с согласия субъектов. Для обработки должны быть четкие цели, например, для рассылки. В соответствии с целями, можно обрабатывать только ограниченный набор данных и не больше. Например, для рассылки не нужны паспортные данные и ИНН.

Хранение

Если информация о субъектах хранится на серверах, жестких дисках, флешках, в облаке или даже в распечатанном виде — это называется хранением персональных данных.

Условия. К обработке ПДн много требований со стороны 152-ФЗ.

  • Данных нужно хранить столько, сколько достаточно для выполнения целей обработки.
  • Информация должна храниться так, чтобы можно было определить субъекта, не дольше, чем того требуют цели обработки.
  • Если данных не хватает или они неточные, то оператор обязан их уточнить или удалить.
  • Если есть базы данных с разными ПДн, собранными для разных целей, их нельзя объединять.
  • После обработки ПДн должны быть уничтожены или обезличены.
  • Если ПДн передаются в другую страну, нужно удостовериться, что там есть подходящая система защиты, а субъект дал на это отдельное согласие (если страна не входит в перечень стран, обеспечивающих адекватную защиту прав субъектов ПДн).

Субъект может в любой момент запросить у оператора (в письменном или электронном виде с помощью усиленной квалифицированной ЭП) какие данные на него есть, цели обработки и состав данных. А если информация неточная или старая — может потребовать ее обновить.

Защита

Согласно 152-ФЗ, оператор отвечает за все, что происходит с ПДн, даже если привлек сторонних лиц для обработки. Например, если банк собрал базу скан-копий паспортов клиентов, а она попала к мошенникам — отвечает банк. Поэтому информационные системы персональных данных (ИСПДн) должны быть хорошо защищены. Критерий «хорошо» означает в соответствии с уровнем защищенности обрабатываемых данных (УЗ). Уровни защищенности определены в постановлении Правительства 1119 и связаны с категорией ПДн.

Каждый оператор обязан самостоятельно определить уровень защищенности ПДн и настроить IT-инфраструктуру, в соответствии с требованиями. Чтобы было проще ориентироваться, используйте таблицу определения УЗ.

Таблица определения УЗ.

Примечание. Если храните данные в ЦОД, то инфраструктура должна соответствовать требованиям приказа ФСТЭК. Соответствие подтверждается оценкой эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности ПДн. Аттестованный сегмент ЦОД Selectel соответствует требованиям по 1 уровню защищенности ПДн и 1 классу защиты государственных информационных систем.

Операторы обязаны (кроме случаев, указанных в части 2 статьи 22 152-ФЗ) подать уведомление в Роскомнадзор, чтобы организацию внесли в реестр операторов ПДн. В заявлении обязательно указать какие меры предприняты для защиты, какие ПДн и где будете хранить.

Документы

Подготовить оборудование, ПО и инженерные системы недостаточно. Для обработки ПДн нужно еще много документов:

  • Политика в отношении обработки персональных данных. Общедоступный документ, отражающий политику компании в части обработки ПДн.
  • Модель угроз безопасности информации. В документе описываются актуальные для информационной системы персональных данных угрозы.
  • Приказ о назначении ответственного за обеспечение безопасности персональных данных — обычно назначают сотрудника службы информационной безопасности. Он будет отвечать за обеспечение безопасности ПДн.
  • Приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных – обычно назначают сотрудника юридического отдела, который отвечает за правильную организацию процесса обработки ПДн и соблюдение прав субъектов.
  • Акт оценки вреда субъектам ПДн. Документ, в котором производится оценка вреда, который может быть причинен субъектам ПДн в случае нарушения требований 152-ФЗ.

Это неполный список из организационных документов. Список названий займет слишком много места, поэтому оставим ссылку на большой список.

Ответственность

Роскомнадзор проверяет компании — собирают ли они ПДн и зарегистрировались ли как оператор, если это необходимо. За нарушения штрафует, согласно статье 13.11 КоАП РФ.

Например, за незаконную обработку без согласия штраф от 1 до 30 тысяч рублей, в зависимости кто нарушил: физлицо, юрлицо или должностное лицо. Также штрафуют, если оператор не защищает информацию или не обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных в базах данных, находящихся на территории России.

Штрафы можно получить не только за халатное отношение к ПДн, но и если не разработать соответствующую документацию или приказы. Например, если нет «Политики в отношении обработки персональных данных» возможен штраф от 700 рублей до 30 тысяч. А если нет «Модели угроз безопасности» — штраф от 1 тысячи для физлиц до 50 тысяч рублей для юрлиц.

Примечание. Хранение данных в облаке не снимает ответственности с оператора. ЦОД — промежуточное звено, третье лицо. Инфраструктура, соответствующая требованиям, помогает оператору не беспокоиться о требованиях регулятора в зоне ответственности провайдераа. Но вся ответственность перед субъектом лежит на операторе.

Сколько хранятся согласия о персональных данных?

Согласия на обработку персональных данных хранят 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва.

Персональные данные📒: что это, какие виды бывают, как с ними работать?😎

К примеру, согласие дано на 1 год, значит, уничтожаем его через 4 года после выдачи. Если работник отзовет согласие досрочно, тогда уничтожаем через 3 года после отзыва. Эти правила установлены ст. 441 приказа Росархива 236 от 20.12.2019 о сроках хранения всех кадровых документов.

Начать дискуссию