Оптимизируем бизнес-процессы без вложений

Время чтения 4 мин.

Бизнес-процессы – это действия и события внутри компании, которые направлены на создание продукта или услуги для клиента. Т.е. по сути это всё то, что происходит в вашей компании, чтобы она оставалась на плаву и получала прибыль

Если Вы уже сталкивался с вопросом оптимизации бизнес-процессов, то наверняка знаете что это затратное удовольствие. Стоимость BPM-программ начинается от 100 тыс.рублей и заканчивается где-то на заоблачных цифрах в 100 и более миллионов. Прибавьте к этому стоимость работы специалистов и время, затраченное на описание, оптимизирование и автоматизирование бизнес-процессов. Для средней компании в 300 человек на это может уйти до 2х лет работы. А итоговая сумма исчисляться десятками и даже сотнями миллионов. Далеко не каждый собственник бизнеса готов расставаться с такими деньгами.

Конечно, управлять процессами в компании можно и по старинке: сделать кучу регламентов, инструкций, указаний и положить их в стол руководству. Это самый худший вариант оптимизации бизнес-процессов. Это не только неэффективно, но и вырабатывает некоторую «резистентность» компании к изменениям: в голове у рядовых работников появляется мысль, что все перемены – сплошная бюрократия.

Что можно сделать, чтобы снизить издержки при описании бизнес-процессов и повысить эффективность при внедрении автоматизации? И стоит ли вкладывать в это деньги? Что делать, если бизнес-процессы в компании нужно оптимизировать уже сегодня (а лучше еще вчера) и у вас нет нескольких лет на полноценное внедрение процессного управления?

Как понять, что пришло время для изменений?

Начнем с того, какие события свидетельствуют о нарушениях в бизнес-процессах компании.

Как понять, что этот момент настал:

· Конкуренты делают быстрее/дешевле в несколько раз

· Часть сотрудников сидят без работы, в то время как другая часть перегружена

· Теряются важные документы

· Много недовольных клиентов, негативных отзывов

· Отсутствуют горизонтальные связи внутри компании. Вася из продаж не знает, что делает Петя из закупок

· Новые проекты длятся очень долго без видимого результата

· Невозможно найти ответственных за ошибки

По отдельности каждый из этих пунктов может быть вызван разными причинами. Но если совпадают хотя бы 2-3 момента, необходимо срочно перестраивать рабочий процесс.

Что можно сделать прямо сейчас?

1.1. Спросите сотрудников лично или через руководителей. Обычно те, кто находится «на линии фронта» и непосредственно выполняют данные процессы – лучше осведомлены о внутренних сбоях и проблемах. Рекомендуем сделать анонимный опрос, чтобы у ваших работников не возникало проблем с руководством из-за различных мнений.

1.2. Спросите у клиентов – что им нравится, а что нет в вашей работе? Если у вас уже есть такие опросы – изучите их внимательнее, скорее всего ваши клиенты уже указали на проблемы.

1.3. Проведите хронометраж времени сотрудников. Это возможно сделать с помощью специализированного программного обеспечения: Crocotime, Harvest, Toggle и другие. Обязательно сравните продуктивность сотрудника до и во время хронометража. Если наблюдается сильная разница – скорее всего, на деле сотрудник не слишком загружен работой.

Если в среднем получается больше 40 часов на человека (при нормальном рабочем дне) – ваши сотрудники перегружены! Многие сейчас скажут: да нормально, мы же им платим за это!

Однако, согласно исследованиям, при постоянных переработках продуктивность сотрудников может снизиться на 30-40%: можете сами посчитать, во что вам это обойдется.

1.4. Пригласите специалиста на аудит бизнес-процессов. Да, придется потратить средства, но эксперт в управлении процессами сэкономит ваше время и силы, потраченные на изучение.

После того, как вы зафиксировали проблемы, которые вам мешают – необходимо их устранить

Как это сделать правильно? Частая ошибка – рубить с плеча. «Если это не работает, сделаем вообще все по-другому, уволим всех лентяев и тогда заживем!» На деле, резкие изменения в компании вызывают негативный отклик и могут обернутся против вас утечкой кадров, потерей клиентов и прибыли.

Поэтому делаем по алгоритму:

1. Строим гипотезу. (Возможно по-другому будет работать лучше?)

2. Моделируем (В системе для описания бизнес-процессов, нарисовать на доске или составить в формате блоков онлайн)

3. Сравниваем (Что поменялось?)

4. Показываем непосредственному исполнителю и его руководителю! (Потому что иногда на бумаге не видно всех нюансов работы)

4. Тестируем (Обязательно смотрим, как это работает в реальных условиях)

5. Анализируем результат (сработало или нет? Почему?)

6. Внедряем

7. Контролируем.

Несколько важных моментов:

1. Всегда консультируйтесь со специалистами в изменяемом бизнес-процессе. Вы можете быть самым лучшим руководителем, но невозможно знать все нюансы.

2. Экономьте кадры. Не торопитесь увольнять человека из компании, если он не загружен. Возможно, его навыки и способности вам пригодятся в другом месте. Так вы сэкономите время на обучении сотрудника и завоюете его лояльность

3. Обязательно контролируйте вносимые в процессы изменения. Зачастую новый порядок действий вызывает «непринятие» со стороны ваших работников и им нужно время, чтобы привыкнуть

Современные технологии позволяют сократить большинство рутинных процессов. Роботы для телефонных звонков, автоматические расчёты, электронный документооборот – все это позволит вам значительно ускорить и упросить ваши бизнес-процессы.

Но помните, если автоматизировать бардак – получится … «Автоматизированный бардак»!

Поэтому, возможно сначала стоит упорядочить все бизнес-процессы в единую структуру, а затем применять сложные технические решения.

Успехов вам и вашему делу!