Как подготовиться к удаленному совещанию (секреты эффективных встреч)

Пандемия породила очень высокий спрос на удаленную работу. Но сегодня, уже независимо от ситуации, людям нравится работать издалека. Это породило целую систему продуктов для корпораций — Zoom, Trello, Slack, Miro и прочие сервисы.

Однако сейчас некоторые из этих платформ доступны лишь частично, а проблемы всем известны. Я расскажу, из каких российских инструментов можно собрать новый набор для удаленных совещаний, и как провести встречу с максимальной пользой.

Сейчас мы все ощущаем недостаток продуктов для создания удаленного офиса. Поэтому в России начинает создаваться новая экосистема сервисов, которые должны заместить ушедшие платформы. Для совещания нужен целый набор инструментов — от сервиса для звонков до доски с совместным доступом. Я предлагаю полностью собрать «офис» из доступных в нашей стране платформ.

Это доска для совместной удаленной работы. sBoard — мультифункциональный сервис, который подходит для работы малых и крупных компаний и даже фрилансеров. Доска подойдет для любых команд, которым нужно создать удаленный офис.

Среди главных преимуществ: sBoard легко подключить к звонку, это практически бесконечная доска, есть выгрузка в PDF и совместный доступ с участниками, у которых нет подписки на сервис. Более того, у sBoard российские сервера, а оплата расширенных тарифов доступна с любых российских карт. Также на платформе есть широкий набор инструментов. На доску можно добавлять изображения, стикеры, текст и стрелки. sBoard регулярно обновляется, и в скором времени список функций будет заметно расширен.

Все мы привыкли к Zoom, но у этого сервиса есть и недостатки. Например, ограничение по времени — очевидное неудобство платформы. В качестве альтернативы можно выбрать Телемост от Яндекса, где нет лимитов по времени, а одновременно на связи могут быть до 40 человек. В Телемосте можно легко проводить рабочие встречи и конференции, приглашая участников по ссылке. У платформы есть возможность подключения к звонку через браузер, а также собственное мобильное приложение.

Создать встречу можно на любой площадке, а участникам не нужно устанавливать дополнительные приложения. При этом посещать конференции других пользователей можно без регистрации учетной записи, просто переходя по ссылке на звонок. В Телемосте можно делиться экраном, участвовать в чате во время звона и даже проводить трансляции.

Облако — знакомый и понятный сервис для хранения информации. Платформа существует с 2014 года и предлагает пользователям привычные инструменты облачного хранилища. Тут есть хранений файлов их электронной почты, фото и видео, текстовые документы, таблицы и презентации. У облака от Mail.ru есть общий доступ к файлам, мобильное приложение и широкая тарифная сетка.

Это сервис для управления личными и командными проектами, а также база знаний. Внутри платформы есть разделы с разными функциями: от ввода и редактирования текста до создания сделок, постановки задач и прикрепления сторонних файлов.

У WEEEK хорошая кастомизация и интерфейс. Например, на платформе можно ставить ссылки на участников воркспейса или смотреть задачи только на отдельный день, неделю или месяц. Типы задач можно разделить на звонки или встречи, а также добавить им уровень важности и оставить к ним комментарии. Сервис развивается и как база знаний. Это хранилище для договоров, регламентов и других общих документов компаний. Использовать базу можно как персонально, так и в режиме команды. В разных тарифах доступны разные размеры памяти — от 250 МБ до 5 ГБ.

Чтобы встреча прошла продуктивно, нужно включать каждый из инструментов на нужном этапе. Вот простая инструкция.

Порой мы устаем от использования множества сервисов. Особенно это заметно, когда в одном интерфейсе смешиваются рабочие задачи и личные дела. Поэтому для повышения эффективности работы мы советуем разделять работу и частную жизнь. Проще всего будет выбрать профессиональные инструменты для работы, которые не используются большинством людей в частной жизни. Так можно снять усталость сотрудников и получить большую отдачу, ведь люди будут лучше фокусироваться на деловых вопросах.