Как эффективно управлять коллективом «удаленно»?

Строить «удаленные команды» и управлять бизнесом дистанционно — вот те навыки, которые чаще всего приходилось осваивать руководителям в 2020 году. Мы хотим поделиться своим опытом «удаленного управления» и методами повышения эффективности работы команды.

У коллектива платформы «АнтиТренинги» никогда не было офиса. Удаленно компания работает более семи лет. Разобраться в теме помогал Антон Ельницкий — основатель нескольких дистанционных сервисов, который уже 9 лет полностью удаленно ведет свой бизнес.

Руководитель из традиционного менеджмента может столкнуться сразу с несколькими отличиями и проблемами:

Далее более подробно обсудим каждый из аспектов и разберемся, как выстроить эффективный процесс при дистанционной работе.

Для начала посмотрим, что происходит по обе стороны экрана участников «удаленной работы», попробуем понять их психологическое состояние и окружение. Именно оно влияет на те результаты, которые можно получить, и методы управления.

Главная особенность дистанционного управления заключается в том, что коллеги не видят друг друга «в живую», не могут постучать в кабинет и попросить помощи прямо здесь и сейчас. Формат оставляет за границей очевидного понимания то состояние, в котором находится сотрудник. Так как отсутствует возможность визуального контроля ситуации, руководитель не знает, кто сейчас на рабочем месте, а кто — нет. Кто работает, а кто не пришел? Кто в хорошем боевом состоянии и на него можно рассчитывать, а кто заболел? Вживую руководитель видит все эти ситуации, оценивает, на кого он может рассчитывать, на кого не может, и далее корректирует действия. Если ничего не предпринять для заполнения этого визуального пробела, то можно полностью выпустить процесс из-под контроля.

Со стороны самого наемного специалиста: снижение эффективности работы во многом связано с отсутствием опыта работы дома. Нет привычки разграничивать рабочий процесс и быт. Эти категории сильно смешиваются. Человек может к началу рабочего дня только проснуться, хотя коллектив рассчитывает на его полную «боевую готовность». Сотрудник может делать больше перерывов, отвлекаться на сериалы, «попить чай», то есть переводить внимание на такие ситуации, которые не были позволительны в офисе. Особенно этому подвержены коллективы, переходящие на дистанционную деятельность после «жесткого менеджмента» и тотального контроля в офисе. Обратим внимание, что перегиб может произойти как в сторону офиса, так и в сторону дома. Наблюдается вот такое расслоение: персонал, у которого в высшем приоритете стоит личная жизнь, не очень настроен работать, он больше отдыхает и меньше уделяет времени трудовому процессу. Люди же, которые сильно вовлечены в работу, у которых большие карьерные амбиции, наоборот могут дома работать гораздо больше, чем в офисе. Они решают вопросы в реальном времени, независимо от рабочего графика. Таких случаев, конечно, меньше, чем противоположных, но бывает, что люди настолько много работают из дома, что переутомляются и выгорают. И важно суметь это предотвратить.

Менеджер, не привыкший руководить удаленно, пугается новых обстоятельств. Он не понимает, как контролировать, считает, что процессом невозможно управлять в полном объеме, и тут возможны две крайности. Первая крайность: из-за того, что руководитель не понимает, как осуществлять контроль, он вообще перестает контролировать. Вторая крайность включает тотальный контроль: опасается обмана, постоянно дергает и отвлекает сотрудников от рабочего процесса. Это две крайности, которых нужно стараться избегать. Контроль 100% возможен при применении подходящих под данную задачу инструментов. В онлайне теряется неоспоримое влияние роли руководителя. Предстоит выработать привычку добиваться поставленных результатов новыми инструментами: через чаты, мессенджеры, звонки.

Большая часть вопросов на дистанционной работе решается с помощью переписки. Главная проблема письменной коммуникации — скудность эмоций.

Переписка без смайликов (и даже со смайликами) содержит гораздо меньше эмоций, чем живой разговор. Часто при обсуждении спорных вопросов с непривычки может показаться, что оппонент холоден, зол, рассержен или игнорирует вопросы, хотя на самом деле он может быть в абсолютно адекватном и приветливом состоянии. Поэтому при возникновении спорных вопросов лучше всегда созваниваться, обсуждать и решать вопросы голосом, потому что живой разговор несет гораздо больше эмоций, чем просто текст.

Вторая сторона бизнес-переписки заключается в отсутствии культуры «подтверждения». Когда вы отправляете поручение, сотрудник может сразу уйти его исполнять, ничего вам не сообщив в ответ. В этот момент руководитель остается в непонимании происходящего. Исключить «подвешенных» ситуаций помогает внедрение культуры подтверждения. Например, человек попросил что-то сделать, другой ему отвечает, что «задачу принял, сделаю в такой срок» или «задачу принял, сейчас сделать не смогу, сделаю тогда-то и тогда-то». Эту культуру нужно прививать для того, чтобы общение шло более комфортно.

От этого не застрахованы и сотрудники обычной офисной жизни. Валятся письма, приходят сообщения в чатах, кто-то отошел с коллегами… И вот вместо того, чтобы сделать запланированные задачи на день, сотрудник начинает решать какие-то срочные, но, может быть, не такие обязательные вопросы. В онлайне этой расфокусировки может быть еще больше. Люди сидят в чатах, где им могут написать друзья, родственники, коллеги, и при отсутствии контроля ответы на такие запросы поглощают большую часть рабочего времени. Есть и другие информационные соблазны. Зашел в YouTube, отвлекся на интересные видео, еще «прилетела» реклама какого-нибудь нового сериала — и всё, отвлекся от работы. Дома человек может терять время и внимание на пустые реакции или срочные, но неважные задачи, на развлечения. Дома, как правило, человек в еще более расфокусированном состоянии. Если нет практики удаленной работы, развлечения могут стать бичом для работы дома. Желательно иметь отдельное помещение, комнату, где можно остаться одному. Особенно это полезно руководителю.

Первое — сотрудники должны осознавать, что они на работе. Дома родственники воспринимают человека не как на работе, а как члена семьи, к которому всегда можно обратиться. Важно дать семье понять, что он на работе. Можно разграничить время работы и время отдыха, разграничить пространство работы и отдыха. Пробовать различные психологические приемы. Одеваться, как на работу, для того чтобы и себя привести в рабочее состояние, и семье показать, что он на работе и его беспокоить в рабочее время не нужно. Соответственно руководитель может внедрять приемы, попробовать их на себе и на основе своего опыта обучить сотрудников.

Необходимо провести ликбез по тому, как добиваться результата от других. Нет ничего страшного в том, чтобы лишний раз написать, позвонить через мессенджер или по телефону для решения действительно важных и требующих скорости решения вопросов. Договориться, что звонить можно и нужно, что телефоны и мессенджеры должны быть включены.

Контролировать рабочее время и содержимое экрана с помощью программ учета. Эту систему уже много лет используют на платформе «АнтиТренинги». Она довольно хорошо себя показала. Есть отличные программы, позволяющие реализовать выполнение этих задач. Человек устанавливает такую себе на компьютер, и когда работает, то нажимает кнопку «работаю». Может вписать задачу, над которой трудится. Пока кнопка «работаю» активна, программа делает скриншоты экрана раз в 3 минуты, раз в 5 минут или раз в 10 минут и сохраняет их на сервере. К скриншотам добавляется информация об активности клавиатуры, мышки, собирается статистика, какие сайты посещаются. Вместе эта информация позволяет оценить карту рабочего дня человека.

При внедрении системы контроля руководители часто сталкиваются с некоторыми людьми, которые говорят: «Вы что, вы нам не доверяете?! Я не хочу никакого шпионства!» Еще варианты: «я забываю включать», «я боюсь, что у меня украдут пароли», «я боюсь, что сделают скриншот, когда переписываюсь со своей родней или сфотографируют пароли». Всё улаживается. Во-первых, если сотруднику нужно поговорить с родственниками, то можно «остановить работу», и это время не будет учитываться. Сфотографированные пароли всегда можно удалить на скриншотах в личном кабинете. Знайте, что всегда, когда идет сильное сопротивление, человек рассчитывает работать меньше, чем длительность рабочего времени, он рассчитывает параллельно делать какие-то другие задачи. В практике платформы был случай, когда сотрудник сначала согласился замерять, а потом оказалось, что у него два монитора подключено к компьютеру, и программа делает скриншоты на обоих мониторах. Говорит: «О нет, к сожалению, я не могу». Оказалось, у него есть другая работа, которой он планировал заниматься на втором мониторе и не думал, что второй монитор тоже попадает в отчетность. Чаще всего, когда человек яростно отказывается от подобного контроля, означает, что он планирует использовать рабочее время для других своих задач.

Ставить планы на день, неделю и контролировать их. Специалист должен быть занят. Недостаточное количество задач приводит к простою, простой приводит к лени и разложению дисциплины, профессионализма, энергии. Хороший рабочий темп — когда есть определенный объем задач и регулярные координации. Если вы хотите действительно хорошей дисциплины, то планерки лучше проводить в видеоформате, чтобы видеть лица всех участников и понимать, кто и в каком состоянии. На созвонах сотрудники отчитываются о своих планах на день и озвучивают задачи, выполненные накануне. Есть еще одна рекомендация. Актуальна для контроля сотрудников, отвечающих за показатели, которые можно оцифровать. Обязуйте их ежедневно скидывать в общий чат показатели за прошедший день. Когда люди коллективно созваниваются, делятся планами, результатами, это создает определенное коллективное давление и подталкивает к выполнению задач. Для некоторых

отделов полезны инструменты для быстрой коммуникации, в которых не нужно звонить. Например, в классическом мессенджере, чтобы пообщаться, нужно позвонить, люди должны снять трубку и т.д. Есть программы связи, например, такие как Discord, где есть комнаты, и видно, кто в какой комнате находится. Можно зайти к нужным людям, щелкнуть на их комнату, нажать микрофон и сказать то, что вы хотите, чтобы они услышали. И они услышат. На платформе «АнтиТренинги» так работает отдел техподдержки и реже эту программу использует отдел разработки.

Оставайтесь с платформой «АнтиТренинги», - будет интересно!