Как строить бизнес без офиса

Ведение бизнеса в удаленном формате во многом гораздо выгоднее, так как позволяет создавать комфортные условия клиентам и сотрудникам, а также инвестировать больше средств в развитие и осуществлять точечные вложения в слабые места.

Именно таким образом уже на протяжении семи лет работает студия дизайна и брендинга Gagarin Studio. Как это происходит на практике, и какие методы используются, делится основатель компании — Артем Беседа.

Успешность студии подтверждается выполнением более тысячи крупных проектов для таких гигантов, как Ашан, МЕТРО, Мегафон и другие. Работают филиалы в нескольких стран: России, Казахстана, Беларуси, Украины. В скором времени запланировано открытие филиала в Польше. В чем же секрет успеха?

Дело в том, что деятельность в удаленном формате позволяет экономить на офисах и их содержании, вкладывая эти деньги в развитие и технологии. Какие преимущества удаленки:

• экономия около 30%, которые были бы потрачены на офисную работу. В результате — конкурентные цены, достойные зарплаты, инвестиции в улучшение качества продукта;
• большой выбор специалистов, которые не привязаны к месту жительства. Грамотная организация трудового процесса и подбор ответственных сотрудников из разных стран обеспечивает налаженный механизм деятельности всей компании;
• люди, проживающие в разном ментальном окружении, коммуницируют больше оригинальных идей;
• удаленная работа позволяет сотруднику находиться в любо месте и регионе — свобода действий дает лучшие результаты, чем просиживание в замкнутом офисном пространстве.

Коммуникация и взаимодействие — одна из важных составляющих удаленной работы. Чтобы получать высокие результаты, необходимо взвешенно подойти к вопросу организации работы команды фрилансеров. Как это выглядит на практике.

Первое, что понадобится сделать — подыскать подходящую CRM под удаленный формат. Gagarin Studio остановилась на amoCRM, которая идеально подходит под задачи компании. Она включает гибкую настройку воронок, что позволяет проводить мониторинг истории каждого проекта и нагруженность менеджера. Стоит отметить, что именно эта система не подойдет для компаний, занимающихся продажами, так как не ведет синхронизацию со складами.

За счет правильно выбранной Customer Relationship Management, вы не будете терять звонки, которые равны потере клиента. Не стоит игнорировать эту систему, даже если пока вы работаете в качестве стартапа с парой сотрудников.

Вспомогательный инструмент — Trello, станет незаменимым помощником для управления проектами в режиме онлайн. Обладая простым интерфейсом и практически неограниченным бесплатным доступом, система легко интегрируется с другими инструментами для онлайн-работы.

Стоит сразу отметить, что не все сотрудники компании работают в свободном графике.

Он касается тех специальностей, которые не нуждаются в адаптации и обучении, их можно оперативно заменить. Это контент менеджеры, переводчики, копирайтеры. Ключевые должности, такие, как руководители отделов, ведущие менеджеры и ответственные по продажам, всегда на связи с 10.00 до 19.00. Их работа мониторится посредством CRM. Конечно, предусматривается кратковременное отвлечение, но только после выполнения поставленных задач.

Все новички, которые приходят в компанию, в первую очередь, знакомятся с материалом, который высылается в текстовом и видео формате. После этого проводится, так называемый, экзамен с руководителем в видеорежиме по скайпу. Он позволяет не только проверить усвоенные знания, но и наладить коммуникацию.

Все сотрудники, кроме временных фрилансеров под конкретный проект, имеют минимальную ставку, к которой начисляются бонусы за ключевые показатели эффективности. В них могут входить средний чек, число успешных сделок, принесенная прибыль. Таким образом, компания получает лояльность специалиста, а он, в свою очередь, всегда уверен, что получит минимальную сумму и заинтересован в ее увеличении.

Организовать слаженную работу коллектива сложно даже в офисе, а что касается удаленного сотрудничества — задача усложняется в разы. Для этого потребуется профессионал. HR будет заниматься не только рекрутинговой деятельностью — в его обязанности входит управление эффективностью рабочего процесса, поддержание правильного микроклимата и коммуникативное развитие.

Для результативности работы эйчара, важно, чтобы он находился на связи с коллективом через различные мессенджеры, доступные всем сотрудникам. Благодаря такому построению процесса, руководство компании корректирует некоторые нюансы, создает дополнительную мотивацию, если таковая требуется, организует курсы и другие полезные изменения.

Кроме того, под ответственность HR попадает социальная составляющая: поздравления, подарки и другие материальные награждения. Но это уже зависит от руководство, насколько оно готово профинансировать подобные мероприятия.

Командная работа будет гораздо продуктивнее, когда сотрудники знакомы и периодически общаются. Для этого проводятся общие созвоны, во время которых не обязательно обсуждать исключительно деловые моменты, можно создавать мероприятия в игровой форме, обсуждать проблемы, делиться успехами.

Проведение праздников и корпоративов сплачивает команду. Удаленная работа не предусматривает личные встречи, но когда знаком с человеком лично — общаться в дальнейшем становится проще и интереснее.

Пришло время рассмотреть другую сторону рабочего процесса, а именно — привлечение клиентов и правильная подача компании, которая работает на удаленке. Что мы можем предложить:

Качество сервиса

Ключевые специалисты — менеджеры и бухгалтеры должны оперативно реагировать на действия клиента:

• использовать IP-телефонию для того, чтобы в компанию можно было дозвониться;

• подготовка договора за 1-2 часа, не дольше, после подтверждения сотрудничества заказчиком.

• ответ, как правило, звонок, на новую заявку должен быть в течение 10 минут, пока клиент настроен на обсуждение;

• отвечать заказчику, что его письмо получено и обработано;

Чтобы исключить любые сомнения клиента, необходимо организовать физический кабинет бухгалтера для подписания договора и сметы.

Внимание к клиенту на расстоянии

Без физического контакта вполне возможно выразить благодарность за сотрудничество. Для этого можно разработать программу лояльности, предусмотреть подарки, общение в скайпе.

Удаленный контроль со стороны клиента

Позволяет заслужить больше доверия к компании. Заказчик может пообщаться с исполнителями, ознакомиться с разными проектами. Инновация от Gagarin Studio — личный онлайн кабинет, где можно просматривать этапы работы, предварительные эскизы и т.д. Кстати, это положительно сказывается и на организационных моментах сотрудников.

В условиях пандемии - это прекрасное решение не только в целях экономии, но и сохранения здоровья сотрудников. В тоже время экономия на офисных расходах позволяет вкладывать средства в инновационные технологии, хорошее программное обеспечение, автоматизацию процессов. Это положительно сказывается не только на качестве продукта, но и значительно снижает ценник за работу. Чтобы клиент знал о всех преимуществах удаленного сотрудничества, важно ему об это донести — а это уже задача маркетингового характера, в который также следует вложиться.