Как мы в OKR Академии проводим сессию планирования OKR

В этой статье хотим поделиться, как мы с командой OKR Академии проводим сессии планирования OKR, обеспечивая командам не только качественный результат сессии, но и вовлекающий и приносящий удовольствие процесс.

Три принципа

При проведении планирования OKR можно гибко менять инструменты, последовательность шагов и т.д., но мы всегда придерживаемся трех самых важных принципов:

Шаг 0. Подготовка к планированию

Для начала определяем, кто будет присутствовать на сессии планирования. Ориентируемся на управляемую группу, обычно от 8 до 16 человек. Если речь идет о планировании в масштабах всей компании, приглашаем генерального директора, топ-менеджеров и руководителей отделов, особенно тех, кто непосредственно участвует в реализации или поддержке OKR. В небольших компаниях следует также пригласить ключевых специалистов. Вовлечение большего числа участников в постановку первоначальных целей облегчает согласование на последующих уровнях.

Убеждаемся, что все участники смогут посвятить сессии не менее 4 часов. Если участники - новички в OKR, совмещаем сессию планирования с тренингом, увеличив продолжительность сессии до 1-2 дней.

Затем, анализируем ретроспективные результаты и переносим необходимые данные в пространство планирования. Мы часто используем онлайн-доску Miro, как для виртуальных, так и для очных сессий, дополняя ее традиционными записками на стикерах и флипчартах. Этот гибридный подход весьма эффективен, учитывая новые возможности искусственного интеллекта в Miro.

Шаг 1. Введение в контекст

После приветствия участников, начинаем с напоминания стратегии, долгосрочных, годовых целей и OKR более высокого уровня, если такие есть.

Затем желающие делятся имеющейся у них информацией о том, какие в мире, в отрасли, в технологиях ожидаются значимые изменения, важные для принятия решения о приоритетных изменениях в компании в ближайшем периоде (обычно квартал).

Шаг 2. Мозговой штурм

Начинаем мозговой штурм с широкого вопроса: "На чем мы должны сосредоточить наши усилия, чтобы успешно достичь наших стратегических целей?" Усиливаем генерацию идей, задав также вопрос: "Каковы факторы роста и какие самые узкие места нам нужно устранить?"

Здесь важно поощрять каждого участника записывать все идеи, которые приходят в голову в ответ на эти вопросы. Никакой критики, никаких попыток “правильно” сформулировать идею.

Полезно учитывать, что люди думают по-разному: кому-то нужно время для размышлений в тишине, а кто-то лучше всего соображает в процессе обсуждения. Чтобы учесть и то, и другое:

Шаг 3. Первый фильтр - Change или Run?

Стоит помнить, что OKR - это инструмент исполнения стратегических изменений, а не управления регулярной деятельностью.

При этом в идеях, которые появились у группы, часто находятся рутинные задачи (Run), которые очень важны, но понятны, их просто надо сделать. Мы не берем их в OKR, и поэтому на следующем этапе просим команды “просеять” идеи через этот фильтр и оставить только Change (задачи, направлены на проведение трансформационных изменений, которые помогают достичь долгосрочных целей).

Шаг 4. Объединение идей

После того, как у каждой команды остались Change-идеи, и их количество значительно уменьшилось, можно перейти к объединению и кластеризации похожих.

Важно, что мы не удаляем схожие стикеры, а собираем их в кластер (эти нюансы формулировки могут пригодиться позже).

Обычно это самая длительная часть сессии, но благодаря искусственному интеллекту в Miro можно вдвое сократить время, сделав предварительную кластеризацию с помощью инструментов ИИ, с уточнением и корректировкой полученных кластеров в групповой дискуссии.

Результатом этого шага будет какое-то количество кластеров идей. Мы стараемся избегать чрезмерного объединения в большие группы или создания слишком большого количества узких тем. Необходимо прийти к сбалансированному количеству четко определенных кластеров.

Шаг 5. Выбор приоритетов

Если на предыдущем этапе получилось больше 3 кластеров (а обычно так и бывает), то дальше надо выбрать приоритеты.

Для этого сначала обсуждаем - какие сейчас будут критерии выбора. С небольшой группой можно сделать обычное голосование. С группой побольше, особенно когда участвуют сотрудники разных должностей, делаем командное голосование с обоснованием - почему проголосовали именно за этот кластер.

Результатом должно быть 1-3 выбранных кластера, которые участники позже сформулируют в формате OKR.

Шаг 6. Формулирование целей (objective)

И вот только спустя час и более мы переходим к формулировке OKR!

После краткого напоминания теории, команды предлагают варианты целей для каждого кластера.

Шаг 7. Выбор ключевых результатов (Key Results)

Также после напоминания принципов формулирования ключевых результатов, команды подбирают наилучший набор KR к каждой цели (objective).

Шаг 8. Презентация и выравнивание

Когда формулировки OKR готовы, участники презентуют их и сверяются - насколько выбранные OKR действительно помогут продвинуться к годовым и стратегическим целям.

На этом сессия завершается, благодарности и пожелания друг другу приветствуются.

Структурированный подход к сессиям планированию OKR гарантирует, что каждая встреча будет не только продуктивной, но и увлекательной. Это не только приводит к эффективно сформулированным OKR, но и значительно повышает мотивацию к их выполнению.