Регламенты по правилам: как избежать ошибок

С помощью регламента можно описать обязанности каждого сотрудника, облегчить для него понимание собственной значимости и функциональности. Кроме того, невозможно бесконечно проводить инструктаж для новых сотрудников. Именно поэтому стоит один раз подготовить и внедрить регламенты. Но при составлении главное — учесть все и не допустить серьезных ошибок. Как их избежать — в нашей статье.

Кажется, что регламент составляется только для простых исполнителей. Но на самом деле этот документ следует составлять для всех сотрудников, включая руководителей и менеджеров среднего звена. В нем должны регулироваться создание и выполнение всех задач внутри компании. Тогда будет соблюден принцип прозрачности — все исполнители будут видеть, что у руководства тоже есть обязанности и ответственность.

Кроме того, нужно писать регламент максимально простыми словами. Чем дольше сотрудник будет разбираться с документом, тем сложнее ему будет начать работать. Высокопарную речь, которая сработала бы на высшем и среднем уровнях, рядовые исполнители — менеджер, рабочий или клерк — воспримут, как бессмыслицу. Сложный и витиеватый язык лучше оставить для других бумаг, с которыми не придется знакомиться каждому работнику. Если руководитель понимает, что такое платформа корпоративного благополучия, то рядового сотрудника нужно с ней сначала познакомить.

Главное — донести, как должны выполняться процессы, как достигать результата, какого поведения ждут от исполнителя. Чем больше будет примеров, привязанных к ситуациям, тем легче будет достигаться нужный результат.

Основные параметры, которые здесь нужно учесть:

Нужно быть конкретным в постановке задач и не разливать воду по регламенту. Иначе бумага станет еще более запутанной и непонятной.

Можно написать в документе что угодно. Но это не будет исполняться, если не совпадает с реальным положением дел. Можно написать, что в компании действует программа поддержки сотрудников (employee assistance program), но от этого она не заработает. Чтобы EAP-программа начала действовать, ее следует внедрить. Так и с регламентом.

Нельзя доверять писать инструкцию для отдела человеку, который не имеет отношения к этой рабочей деятельности. Иначе реально работающий с этими задачами человек не станет действовать по составленной схеме. Документ будет расходиться с практикой, пользоваться им нет смысла. Для обеспечения корпоративного благополучия необходимо поручить эту задачу человеку, который разбирается в процессах до тонкостей.

Не стоит описывать все процессы в регламенте слишком подробно. Это делает регламент жестким и не позволяет сотрудникам действовать гибко. Важно учитывать необходимость предоставления людям небольшой свободы действий в принятии некоторых решений.

Например, при составлении программы корпоративного благополучия не обязательно прописывать в подробностях каждое мероприятие. Достаточно поставить задачу, свести к минимуму разночтения в понимании действий, периодичность и ответственных лиц. Указывать каждое мероприятие нелогично, так как их план и последовательность может меняться.

Единственный случай, в котором можно максимально подробно описывать все действия — автоматизация процессов. Но этот регламент призван научить людей пользоваться новым оборудованием, поэтому подробность здесь обоснована. Например, если внутри well-being от любого провайдера есть алгоритм действий по внедрению, то его лучше распечатать целиком, а не сокращать.

Здесь важно помнить о том, что просто перекладывать создание такого сложного документа на рядовых исполнителей неправильно. Если сотрудник будет полностью писать регламент сам, то с высокой вероятностью там будут только легкие для персонала пункты, а не те, которые ведут к результату.

Но подчиненные могут взять на себя часть работы. Например, собрать в файл все обязанности, которые они выполняют на данный момент, указать требования, которых они уже придерживаются. Это можно использовать в документе, перерабатывать и дополнять. От такого делегирования части задачи растет комплексное корпоративное благополучие.

Самое важное правило, которое поможет избежать ошибок при составлении регламента — придерживаться Human Capital Management. Необходимо писать документ так, чтобы каждому работнику было просто с ним разобраться и не сделать ошибок впоследствии. Предложите прочитать регламент родственнику, который не работает в компании. Ему тоже должно быть понятно, как действовать и работать. Если это так, то регламент написан успешно.