Как начать организовывать свою жизнь?

Я написала уже много статей о принципах организации жизни и системе GTD. В этой статье, я хочу напомнить главный смысл планирования и собрать все принципы организации в единый чек-лист, следуя которому вы сможете создать базу для классной жизни. А в следующей части, я напишу о том, как жить более осознанно и использовать те же инструменты в совокупности с глобальным целеполаганием.

Каждый день несет в себе сотни вопросов и каждый вопрос – это выбор. За каждым выбором стоит размышление, что требует усилий и отвлекает нас от основного - от развития и пути вперед. План – это список уже выбранных путей. Двигаясь по ним, не приходится тратить столько же сил, как если каждый раз задаваться вопросом «что делать?».

На планирование легко подсесть, так как он несет в себе соблазнительный путь легкого и не затратного движения, который быстро приводит к целям.

Плюс краткосрочного планирования в том, что мы часто останавливаемся для рефлексии, и после нее, оставляем только ту деятельность в нашей жизни, которая будет наиболее актуальна - полезна и приятна.

Списки дел облегчают жизнь тем, что помогают не тратить время на размышления, когда что-то нужно делать. Используя их, нам не нужно каждый раз рассуждать, оценивать и думать, чтобы начать действовать. Достаточно открыть задачник и сразу же приняться за работу.

В этой статье, я расскажу о новом инструменте продуктивности - обзорах. Созданная раз в неделю программа действий, по которой можно идти все 7 дней, не останавливаясь для размышлений, дают высокую продуктивность и снижают общее утомление. Мы можем быть уверены в том, что делаем правильно то, что уже правильно продумано нами.

Есть простое правило, основанное на принципе Франклина (20% действий делают 80% результата): чем больше работы, тем больше времени нужно уделять менеджеру задач (т.е. планировать). Чем тщательнее мы будем его вести, тем быстрее и лучше сможем справиться с задачами.

Если вы не читали мои статьи о различных принципах организации жизни и эффективности, то вам стоит сначала ознакомиться с ними, а затем переходить к подробному чек-листу действий ниже.

Итак, подробный план организации жизни:

1. Выберите таск-менеджер, которым будете пользоваться (я писала о том, как им пользоваться тут). Организуйте его так, как вам удобно, например, по проектно. Начните заносить туда повседневные задачи, назначить им дедлайн и проект. Можно также ставить теги по времени или месту выполнения задачи, но в наше время, когда у нас есть доступ в интернет отовсюду, они малоприменимы. Дополнительно, скачайте и организуйте календарь. Подробнее об этом тут.

2. Распечатайте Алгоритм анализа информации. Держите его перед собой, пока не запомните весь алгоритм. Алгоритм анализа можно найти здесь, а описание его работы здесь.

3. Выберите какое-то одно хранилище информации, которое вы хотите очистить первым. Старайтесь не прерываться, пока полностью не очистите выбранное хранилище. Желательно, выделить на каждое достаточно много времени, но если не получается разобрать хранилище за раз, т.к., например, в нем очень много того, что нужно анализировать, делайте небольшие перерывы, чтобы не пришлось заново долго втягиваться в процесс.

4. Извлекайте из этого хранилища информацию по штучно. Анализируйте каждый ее кусок по алгоритму: либо удаляйте информацию, либо заносите элементарные действия в таск-менеджер, либо архивируйте (оставляйте ее пока так).

5. Очистите так все ваши хранилища - программы и приложения с данными: электронную почту, блокноты с заметками, облачные хранилища данных, компьютер, ежедневники/таск-треккеры, и все остальное, где у вас хранилась какая-либо информация.

6. Определитесь, какие программы вы будете использовать в качестве архивов для разного вида информации. У вас как минимум должно получиться 4 программы: почта, как архив для писем; такс-менеджер, как архив для задач; облачный/жесткий диск/ компьютер, как архив для файлов; электронный блокнот, как архив для идей и мыслей.

7. Организуйте каждый архив по удобной вам системе. Подробно о двух видах организации архивов, я писала здесь. Но обязательно везде оставьте место для Входящих.

8. Переложите в новые организованные архивы все, что осталось после анализа по алгоритму. Старые приложения, программы, блокноты можно удалить, так как вы проработали всю информацию в них, и теперь у вас осталось только самое важное - поставленные задачи или сохраненная в архиве информация.

9. Отправляйте всю поступающую информацию во Входящие. Анализируйте ее ежедневно по алгоритму, чтобы сохранять пустой ящик (zero inbox).

10. Следите за результатами. Нужно приучиться регулярно делать обзоры своих успехов в любом деле. Оценивайте, насколько вам удобно с созданной системой, и если, что-то беспокоит, меняйте это, тестируйте гипотезы. Оценка результатов также поможет не сбиваться с пути к цели и больше ценить свою работу, не забывая праздновать успехи :)

После того, как мы организовали наши системы, разобрали входящие в разных приложениях и наполнили таск-менеджер, нужно задуматься об обзорах задач (review).

Системой организации можно пользоваться и без регулярных обзоров, она и так повысит нашу эффективность в десятки раз и освободит нас от ненужной работы и тревоги. Но с обзорами мы добъемся еще больше. Благодаря ежегодному обзору, мы определяем текущие цели. Благодаря еженедельному обзору, мы постоянно сохраняем курс на цели. А благодаря ежедневному, добиваемся наивысшей эффективности каждого дня.

Ежедневный обзор

С помощью ежедневного обзора, мы можем концентрироваться только на тех задачах, которые требуют немедленного решения, а остальные отложить на другие дни. Так, мы можем быть уверены, что даже при повышенной загруженности, мы все равно успеем сделать самое важное.

Цель ежедневного обзора – максимально результативно распределить силы. Процесс обзора обычно выглядит так:

1) оценить сделанные за прошедший день дела, и, если надо, перенести оставшиеся задачи на другой день

2) прочесть список дел на этот день

2) приоритизировать задачи (по списку или с помощью значков приоритетов)

3) отложить на завтра (или другую дату) те, которые не нужно непременно сделать в этот день

После этого в списке дел на день образуется «несгораемый остаток»: задачи, которые никак нельзя отложить. Только то, что нужно сделать сегодня - самое важное.

Наши физические, психические и душевные силы ограничены. Поэтому нужно определить оптимальное число задач в день, и стараться не перерабатывать. Частое мнение, что среднему человеку максимум стоит выполнять 12 задач в день - тогда он почти не рискует что-то не успеть. Но вы можете понаблюдать за собой какое-то время, а затем иметь целью собственное число.

Если не делать ежедневный обзор, можно случайно не успеть сделать задачи по развитию. То есть, мы рискуем завязнуть в операционке и отсрочить то, что действительно важно.

Этот вид обзора не требует много времени - примерно 3-5 минут. Я предпочитаю делать ежедневный обзор накануне вечером. Сначала, я оцениваю сегодняшний день: что я успела, а что нет. Если какие-то задачи остались, то я переношу их на удобный день. Затем, я планирую завтрашний день: оцениваю свои силы, смотрю в календарь и примерно планирую, в каком порядке и между какими основными мероприятиями я буду решать эти задачи. Я условно приоритизирую их, и переношу самые важные в начало списка, чтобы сначала сделать их. Благодаря такому обзору, я с вечера знаю, как будем выглядеть у меня завтрашний день (если не поменяется настроение), и с утра я сразу готова начинать делать дела - появляется рабочий настрой.

Еженедельный обзор

Еженедельный обзор задач дает чувство контроля над жизнью. Мы видим изменения, планируем их, смотрим, как планы совпадают с реальностью, и постоянно корректируем движение к целям. Также, обзор вызывает чувство комфорта, потому что дает реальный инструмент контроля потраченных усилий. Каждую неделю мы определяем, каких целей необходимо достичь, чтобы как можно быстрее и эффективнее приблизиться к целям, и сверяем запланированное с фактическим, внося изменения, если что-то идет не так.

Во время еженедельного обзора нужно:

· Проанализировать эффективность прошлой недели. Просмотреть качество выполнения целей и количество выполненных задач по каждому из проектов.

· Поставить цели (желательно одну на каждый проект) на новую неделю, исходя из долгосрочных целей по каждому проекту. Под проектом, я подразумеваю не только рабочие проекты, но также все составные части жизни: например, семья или здоровье.

· Записать задачи в каждый проект для достижение поставленной цели на неделю.

· Просмотреть уже созданные задачи и распределить их по всем дням недели, чтобы везде было примерно равное количество.

· Перенести задачи, которые не обязательно выполнять на этой неделе, на следующую или другие недели.

Вообще, обзоры являются инструментом тактического планирования, а неделя – оптимальный период для обзора. Чем чаще его делать, тем быстрее будет получаться двигаться вперед. Обычно, я делала еженедельный обзор в воскресенье вечером, или в понедельник утром. Но недавно, я решила делать более короткие спринты для достижения целей, и я начала делать обзоры не раз в неделю, а два раза - в понедельник и пятницу. Таким образом, я ставлю и достигаю целей чаще.

Ежеквартальный и ежегодный обзоры

Еженедельный обзор предназначен для гибкого движения к целям, а ежеквартальный и ежегодный обзоры нужны для того, чтобы определить цели. Такие обзоры помогают увидеть самое важное и поставить цели, достижение которых наилучшим образом скажется на ваших более больших целях. То есть, даже ежегодный план выходит и связывается с вашим пяти- или десятилетним планом (не обязательно иметь точный план и цели на такой долгий срок, но хотя бы общее представление о желаемом).

О том, какие методы планирования бывают, и как поставить достижимые, но при этом амбициозные цели, я собираюсь написать отдельно, так как в этом есть много нюансов, от которых зависит то, насколько часто вам нужно делать обзоры: ежеквартально или ежегодно.

Следуя пунктам этого плана, вы приведете в порядок свою жизнь и начнете эффективно действовать со всем, что в ней встречается.

Этот план - база организации жизни.

После того, как действия, описанные здесь станут для вас привычными, у вас освободиться много свободного времени, которое вы можете потратить на саморефлексию. После рефлексии, вы поймете свои желания, поставите цели и задачи, а затем будете жить так, как хотите.

Вы могли бы сразу начать с рефлексии, но без этой базы, путь к целям затянется надолго, так как вы не будете получать пользу от всего, что приходит в вашу жизнь и будете постоянно путаться в объеме информации или вещей вокруг вас. Так что, этот чеклист - это то, с чего стоит начать двигаться к организованной и счастливой жизни.