Как разработчики выигрывают тендеры: опыт отраслевых экспертов

По мотивам легендарной комнаты «Extyl о диджитал» в Clubhouse

Содержание:

— Что такое тендеры?

— Зачем тратить время, если можно сосредоточится на генерации лидов?

— Коллеги, нечего нам друг с другом бодаться, работы больше чем нас!

— Как начать участвовать в тендерах?

— Стоп-факторы, которые нужно уметь вычислять

— Как настроить процесс обработки тендеров?

— Сколько ресурсов должна тратить начинающая студия на участие в тендерах?

— Стратегия прогрева: Тендер, как повод для знакомства

— Демпинг последнее дело, но все здесь этим грешат

Мы не смогли позволить этим мыслям просто так исчезнуть! Весной, на волне феноменальной популярности аудиосоцсети Clubhouse, Extyl, как ветеран отрасли, инициировал создание первого клуба для руководителей и ключевых специалистов digital-сферы. За несколько месяцев мы успели обсудить с коллегами масштабирование бизнеса, борьбу с кадровым голодом, рекрутинг, позиционирование агентства и множество смежных тем.

Первый эфир был посвящен тендерам. СЕО и CBO топовых продакшнов делились личным опытом и инсайтами. Контент получился слишком редкий и полезный, чтобы оставить его без внимания. Мы законспектировали и превратили его в статью, к соавторству которой можно причислить всех участников эфира клубного дома «Extyl о диджитал» — это AGIMA, Notamedia, Extyl, 65apps, Chulakov Studio, MST, Articul Media Group и конечно же отраслевой эксперт, продюсер и учредитель Tagline Awards — Алексей Раменский.

Мысли спикеров переплетаются в тексте, дополняя друг друга и объединяя опыт сразу десятка отраслевых лидеров.

Энджой!

В первую очередь тендеры — это способ отбора исполнителей для разработки продукта. Но бывает и так, что малоизвестную или менее масштабную компанию зовут в тендер, просто чтобы с ее помощью снизить ставки или цену контракта. Прогнуть компанию фаворита по ставкам и продолжить работать с ней.

Еще тендер — это способ легитимизации уже заключенных и сформированных отношений и уже достигнутых договоренностей. Когда заказчик и исполнитель обо всем договорились или выполнили часть работы, но им нужно формально провести тендер, как этого требует закон.

О том, как правильно действовать в первом случае и не нажить себе проблем из-за двух других ситуаций, пойдет речь в этой статье.

Есть мнение, что нужно выстраивать PR так, чтобы получать крупные контракты без тендеров. Но до такого состояния аля «Лебедев в нулевых», нужно сначала как-то дорасти. Чтобы работать со звездами, нужно звездное портфолио!

Опыт коллег показывает, что сложно вырастить крупный бизнес в агентской сфере, делая бесконечный конвейер сайтов по 10 тысяч рублей. Дорого стоит только экспертиза, а ее получается единовременно разделить между 5-10, максимум 15 клиентами. Закономерный вывод — на самом деле вам нужны крупные заказы. Если вы хотите заключать контракты больше чем на 15 млн, это неизбежно будут тендеры.

Тендер — это тип контракта. Не только с госзаказчиками, но и с ОАО, с публичными компаниями, общественными или коммерческими организациями, у которых строгие внутренние правила.

Крупные клиенты всегда чинят разные препятствия в работе. Это происходит не умышленно. Разные ЛПР и бюрократия — лишь следствие того, что компания огромная, у нее есть своя политика и процедура принятия решений. Если вы не можете разобраться с тендером, скорее всего вы не сможете разобраться и с огромным количеством препятствий, которые существуют в работе с этим крупным клиентом.

Важно научится правильно работать с тендерным процессом. И конечно же, тендеры — это только один из источников получения контрактов. Никто не говорит, что нужно перестать работать в других направлениях.

Пару лет назад на рынке заказной разработки были волнения относительно того, что большие бренды стали активно развивать свои продуктовые компании и внутренние команды. Казалось, что для агентств через какое-то время не останется работы. Сейчас очевидно — чем больше бренды развивают свои продукты, чем больше создается продуктовых команд, тем больше работы появляется у агентств. Все те, кто строят свои экосистемы — бесконечно генерят огромное количество задач, как для внутренних, так и для внешних исполнителей. Плодятся новые ИТ-департаменты, новые задачи и тендеры.

Происходит то, чего мы все так давно хотели — рост профессионализма заказчиков. У них появляются собственные экспертизы. Вместо того, чтобы мучаться с HR, подбором, воспитанием, последующим увольнением людей, они хотят просто набрать в свой проект хорошие «руки». Сейчас в тендерах всё меньше заявок, где ищут компанию которая сделает проект под ключ. Суть запросов меняется с технико-коммерческого предложения на «покажите сколько вы будете стоить в час», «какие у вас люди, приложите резюме». Аутстаффинга повсеместно становится больше, а продуктовых заказов меньше.

1 Шаг. Оценить свои возможности

Безусловно нужно развиваться через тендеры, но не стоит делать это направление приоритетным. Тендеры только один из методов расширения своей клиентской базы. Не нужно идти в них, если в компании не выстроен коммерческий блок. Спланируйте собственную стратегию расширения деятельности и заложите на это ресурсы.

В начале тендеры — это убыточное занятие, так как подбор, пресейл, выделение специалиста и ресурсов производства для оценки и подготовки тестовых заданий, (и это не считая дополнительные расходы на всевозможные лицензии) — отнимает много времени, денег и нервов.

Направляя силы в коммерческие структуры, можно заработать больше. Но развивая тендерные процессы, можно привести к общей форме и структурировать все документы и акты. Подготовить фундамент к тому, чтобы быстро входить в тендеры и научиться их выигрывать.

2 Шаг. Назначить ответственных

Первоочередная задача — выделить эксперта по тендерам, который сможет проанализировать результаты участия за прошедшие периоды, самостоятельно принять решение по ходу процесса и быть основным ответственным за тендеры. Потом дополнить его еще одним специалистом или выделить для этого отдел. Возможно, в начинающем агентстве можно попытаться нагрузить этой работой бухгалтера, но нужно сразу понимать, что его ждет очень много работы с документами. Порой, чтобы выиграть, нужно подготовить больше 2 000 страниц документации.

3 Шаг. Определить фокус и УТП

Если говорить о развитии малых и средних агентств при помощи тендеров, важно сфокусироваться на том, что ищет компания, что умеет, где хочет выигрывать — а самое главное, зарабатывать. Например, можно сосредоточится только на сайтах и только на Битриксе, придерживаться своего УТП и не участвовать в другой заказной разработке.

Еще важно понять бюджеты, в рамках которых вы можете работать. Одна из стратегий для небольшой компании – выбирать небольшие и несложные проекты, чтобы набраться опыта. А затем заходить в более крупные проекты с подтверждением своих компетенций.

Анализ информации и инсайдов — пожалуй самое важное при игре в тендеры, особенно если это холодные и неизвестные ранее заказчики. Три признака, на которые обращают внимание все наши эксперты:

Сложное техзадание или экстрасжатые сроки

Тестовое задание, не важно для дизайнеров оно или разработчиков, обычно является стоп-фактором в холодных тендерах. Например, когда просят отрисовать 40 экранов за неделю. Либо дают на подготовку тендерной документации и тестового задания полторы недели. Это знаки, что проект чей-то. Кто-то уже вовсю работает, а тендер — чистая формальность.

В 44 и 223 ФЗ часто фигурирует такой термин, как «квалификация». Требование участия в нишевом рейтинге, который сопровождается профильным дипломом, в совокупности с техническим или творческим заданием — это тоже может намекать на то, что тендер сделан под кого-то.

Финансовое обеспечение

Планируя участие в тендере, не стоит забывать об обеспечении заявки (обычно это касается тендеров по 44 ФЗ), что требует от агентства наличия свободных средств, которые будут заморожены на время тендера. Разумеется, можно воспользоваться займом под тендер или банковскими гарантиями, но при этом стоит помнить о том, что у тендеров зачастую сложная и долгая система постоплаты. А это чревато кассовым разрывом и проблемами с погашением обязательств перед банком, выдавшим займ или свою гарантию.

Кроме того, есть тендеры, где банковская гарантия не допускается, а значит — в свободном распоряжении должна присутствовать требуемая сумма, которую можно «вытащить» из оборота.

Специальные условия

В контракте может быть пункт «присутствие у заказчика». Если заказчик не в вашем городе, он может требовать вашего присутствия в рабочее время. По документам вы должны к нему приехать. Если город за 3000 км, возникнут проблемы.

Технологический стек

Всегда смотрите на технологии и платформу проекта. То, что при поверхностной оценке кажется незначительной «ерундой на PHP», в действительности имеет все шансы стать специальной моноразработкой, в которую вообще лучше не лезть.

Фактор «бывшего»

Тревожный звонок, когда предыдущий подрядчик не подаётся на тендер. Посмотрите прошлогодний тендер, кто его выиграл, по какой цене. Свяжитесь и спросите, почему они не подались в этом году.

Площадок с тендерами огромное количество. Невозможно постоянно мониторить их все. Агрегатор тендеров автоматизирует эту работу с помощью фильтров и собирает все актуальные предложения в одном месте. Такие агрегаторы позволяют посмотреть историю заказчика, быстро выяснить: не работает ли с ним много лет один и тот же подрядчик.

Но просто сервиса недостаточно, требуется грамотная автоматизация. Нужно выстроить систему оценки тендеров и подготовки предложений, иначе люди потонут в рутине. Вместо решения производственных задач, они будут заниматься только обсчетом тендерных заявок, поскольку объем предложений все равно очень большой.

Можно сделать свои инструменты для быстрого отбора, например таблицу по скорингу проекта, в которой есть градации — какие проекты интересны больше всего, какие блок-факторы полностью лишают возможности участвовать в проекте, а с какими нужно просто быть внимательными. Площадки с тендерами, такие как Контур или Ruward также предоставляют возможности для автоматической фильтрации результатов поиска. Можно «загнать» нужные нам условия в систему «робота», а затем принять решение об участии.

В идеале, если позволяют ресурсы агентства — стоит сегментировать отдел продаж на тендерный и тот, что занимается входящими лидами. В тендерах своя специфика — минимум общения с клиентом, но много бюрократической бумажной работы.

На стороне производства важно научится заранее просчитывать маржинальность, и только потом переходить к подготовке документов. Часто тендерный проект выглядит прибыльным в начале, а при детальном рассмотрении — оказывается убыточным.

Если нет понимания того, как принимать решение, какие предложения выбрать и какую стоимость указывать в заявке, эта сумма может быть какая угодно. Но грубо говоря, нормально, когда в годовом пересчете расходы на тендерный отдел не будут превышать 2-3% от объема выигранных тендеров.

Проблема в том, что никто не может спрогнозировать, каким был бы финансовый результат, если вместо тендеров тратить те же ресурсы и энергию на развитие репутации, внешние коммуникации или развитие качества. Не исключено, что сарафанное радио и высокая удовлетворенность клиентов принесла бы больше прибыли компании. Заказчики из холодных тендеров могут быть не заинтересованными, а теплые клиенты, которые рекомендуют компанию — влияют на лиды, LTV и общее благополучие.

Некоторые агентства в эфире признались, что участвуют в тендерах строго таргетированно. Сначала определяют клиента, которого хотят заполучить, прогревают его и участвуют в тендере даже если он убыточен. Так завязываются отношения и последующие, уже прибыльные контракты с крупными брендами.

Заказчики говорят: «Ребята, мы хотим с вами продлить контракт. Нашли лазейку в 223-м, чтобы не нарушая закон, работать с вами. На основе решения правления можно сделать закупку без конкурса.». Конечно, с этим много юридических сложностей, но главное, удалось получить лояльность заказчика.

Другие агентства наоборот: рассматривают все тендерные проекты только как изначально прибыльные. Да, тендер — это шанс влюбить в себя клиента, показать сильные стороны и начать долгие и продуктивные отношения. Однако очень часто так не получается. Клиент может оказаться убыточным и не полюбить тебя.

Еще один мотив участия в тендерах — это не заработок или знакомство с клиентом, а получение компетенций. Эта стратегия предполагает, что однажды получив навык по продукту с узкой спецификой, можно открыть множество других дверей.

Например, в условном «Сбере» вы получили опыт в работе с платформой CPL. Этот мощный навык позволяет заявлять, что вы знаете все тонкости интеграции со «Сбер.Спасибо» и претендовать на другие крупные контракты. Так вы получаете уникальное конкурентное преимущество.

Один из спикеров сказал, что получить контракт, уронив стоимость на 60 % — значит стать главным героем фильма «Убить Билла».

Вас хочет убить заказчик, потому что он понимает, что не получит то, что хотел. Демпинг на 60-80% ломает работу на ближайшие несколько лет. Например если создание системы стоит 100 млн, а вы поставили 20 млн, то техподдержка на которую было заложено по 30 млн следующие три года невозможна. Нельзя собрать 30 млн/год, если сейчас вы законтрактовались на 20. Заказчик понимает, что у системы не будет качественной поддержки, не будет 20-ти операторов, которые будут консультировать людей. Он будет всеми силами пытаться испепелить такого подрядчика.

Вас хочет убить настоящий подрядчик, который два года прорабатывал этот проект. Когда вы вошли в конкурс за 100 млн, поставили, например, 20 млн. и думаете: «Вот я такой молодец, сейчас за 20 сделаю» — вы не знаете всех подводных камней, которые есть в этой закупке. Они могут быть не связаны с коррупцией: например, заказчику нужно сделать что-то еще, но он не прописал этого, так как конкурсные процедуры ограничивают ему эти возможности.

Реальный заказчик и тендерный комитет — это разные люди. Из-за этого происходит искажение реальности. Заказчик может жаловаться: «Что же вы делаете? Зачем вы позволяете опускать цены в два раза и больше раз — это же явно нереальные цифры!». А тендерный комитет уверен: «В двадцатом году айтишники все сидят без работы. Они снижают цены, мечтают с нами поработать». Можно приводить аналитику и статистику, доказывать, что ставки 800руб/час — не существует, что неизбежна накрутка часов, но это не эффективно. Главное, самим продакшнам перестать разращивать это противоречие, и так сильно обесценивать свою работу ради победы.

Еще раз благодарим коллег из AGIMA, Notamedia, Extyl, 65apps, Chulakov Studio, MST, Articul Media Group и в особенности Алексея Раменского — эксперта отрасли, за то, что они щедро делятся опытом. Многое из сказанного в Clubhouse не вошло в текст, поэтому если хотите дополнить, сделать замечание, поспорить или рассказать о своем опыте участия в тендерах — милости просим сделать это в комментариях.

А если хотите получать экспертный контент в числе первых, подписывайтесь на наш телеграм-канал. Возможно следующие эфиры будем проводить там.