Онлайн-хакатон vs офлайн: выбираем формат под ваши задачи

Онлайн-хакатон vs офлайн: выбираем формат под ваши задачи

Время прочтения: 5 минут

Вы решили провести хакатон, сформулировали задачу для кейса, четко знаете с какими ИТ-специалистами хотите познакомиться. Остаётся закрыть следующий вопрос — в каком формате организовать ивент, чтобы получить максимальный выхлоп при минимуме ресурсов?

Выбор формата проведения хакатона не так очевиден: с одной стороны, большинство ценит живое общение, с другой, ИТ-аудитория любит работать удалённо.

Разберем плюсы и минусы онлайн и офлайн форматов на основе опыта проведения 42 хакатонов для 49 компаний.

Больше про форматы и процесс организации хакатона читайте в нашей статье.

Сравним форматы по пяти парамерам

При выборе параметров мы исходили из распространённых на нашей практике целей проведения хакатонов:

  1. расширить воронку кандидатов для найма
  2. улучшить или изменить восприятие бренда среди IT-аудитории
  3. сгенерировать идеи, продвинуть IT-продукт

Им соответствуют параметры:

  1. география аудитории: локальная, межрегиональная
  2. вовлеченность участников
  3. профессионализм участников

Дополнительно учтём объём внутренних ресурсов на организацию и стоимость ивентов.

Ниже подробно рассмотрим каждый параметр.

География

География — определяющий фактор при выборе типа хакатона. Проиллюстрируем разницу между форматами на двух примерах.

Пример 1. Вы нанимаете удалённо и не ограничены географией.

Вам больше подходит онлайн. Главное преимущество онлайна — отсутствие ограничения физической локацией. В отличие от офлайна в этом случае нет необходимости собирать участников на одной площадке, тратить время и силы на логистику. К тому же сможете на деле оценить продуктивность будущих сотрудников на удалёнке.

Переход в онлайн в 2020 году позволил нам провести один из крупнейших в мире Data Science хакатонов для девушек — NGWL.Hack. Мы собрали 700 заявок из 23 стран. Объединить подобное количество участников из разных уголков мира в такие сроки в офлайне было нереально, а онлайн позволил решить эту задачу.

Пример 2. Вы не нанимаете удалённо или целитесь на узкую локализованную аудиторию.

В таком случае преимущество у офлайна. Вы можете провести хакатон в целевом вузе или у себя в офисе. Использование своей площадки позволит участникам лучше узнать об условиях работы в вашей компании, а вам избавиться от расходов на аренду.

Вовлеченность

На первый взгляд, офлайн формат выигрывает у онлайна по вовлеченности, ведь живое общение не заменить. Но давайте сперва посмотрим на цифры ниже. Вовлеченность участников оцениваем по доле приглашённых участников, загрузивших свои решения в конце хакатона.

Таблица 1. Воронка участников по этапам хакатона. Приглашенных считаем за 100%  Усредненные данные по 20 офлайн и 20 онлайн хакатонам Phystech.Genesis
Таблица 1. Воронка участников по этапам хакатона. Приглашенных считаем за 100% Усредненные данные по 20 офлайн и 20 онлайн хакатонам Phystech.Genesis

Из таблицы видно, что в онлайн формате до конца доходит бОльшая доля участников — это результат особого онлайн-формата, который мы обкатали на первом онлайн-хакатоне в условиях карантина.

Раскрываем секреты нашего онлайн-формата:

  • Интенсивность. Интенсивные 2-3 дневные форматы заходят аудитории гораздо больше: не нужно выделять недели на участие, присутствует приятный кураж соревнования и опыт получается в сжатые сроки.
  • Интерактив. На протяжении хакатона каждая команда два-три раза общается с экспертами в отдельной комнате, как это обычно происходит в офлайне. Такие сеансы называют чекпоинтами. Так участники получают необходимое внимание и обратную связь, а эксперты оценивают их компетенции.
  • Мини-конкурсы с призами. По ходу хакатона добавляем возможность выиграть приз за креатив, например, за создание мемов о хакатоне. Призы вручаются в конце хакатона.
  • Работа модераторов и менторов. За каждой командой закрепляем куратора. Куратор помогает команде решать организационные вопросы и подбадривает участников — это трудоемкий процесс, но так удается создать тёплую атмосферу и поднять имидж спонсоров и организаторов.

Построить формат нам помогло исследование среди участников, к которым наша команда обратилась первым делом в начале массового перехода в онлайн.

Профессионализм участников

В онлайне можно собрать более зрелую аудиторию. Меньшее количество барьеров к участию в онлайне позволяет получить больше заявок и повысить требования к отбору.
Особенно важно, что те профессионалы, кто не может участвовать в офлайн хакатонах из-за ограничений по локации, получают такую возможность.
В качестве иллюстрации приводим данные из нашей практики.

Таблица 2. Конкурс на место и средний возраст участника в зависимости от формата Усредненные данные по 20 офлайн и 20 онлайн хакатонам Phystech.Genesis, округление до целого
Таблица 2. Конкурс на место и средний возраст участника в зависимости от формата Усредненные данные по 20 офлайн и 20 онлайн хакатонам Phystech.Genesis, округление до целого

Внутренние ресурсы

Для подготовки онлайн-хакатона в среднем требуется в 1,5 раза меньше трудовых ресурсов, а само мероприятие безопаснее: вы не должны контролировать ситуацию на площадке 24 часа в сутки и следить за пожарной безопасностью в зале с сотнями компов, пашущих на полную мощь.

В то же время, команда онлайна должна обладать более высокими компетенциями по организации трансляций и конференций, быть готовой оперативно поменять платформу для связи с участниками в случае форс-мажора.

Проиллюстрируем сказанное на цифрах. Для этого оценим трудозатраты на организацию в обоих случаях в человеко-часах.

Состав команды организации 48 часового онлайн-хакатона на 200 человек и примерная нагрузка каждого в часах:

  • главный организатор (160 часов)
  • заместитель главного организатора (40 часов)
  • ответственный рекрутер (60 часов)
  • ответственный за привлечение участников (40 часов)
  • дизайнер (40 часов)
  • 4 модератора (120 часов)
  • 6 технических экспертов (140 часов)

Итого человеко-часов офлайн ≈ 600

Состав команды организации 48 часового офлайн-хакатона на 200 человек:

  • состав для онлайн формата (600 часов)
  • 4 волонтёра для помощи командам на площадке (180 часов)
  • 2 дежурных по безопасности на площадке (50 часов)
  • ответственный за подготовку и сдачу площадки (10 часов)

+ учтём время на дорогу всех членов команды (60 часов)

Итого человеко-часов оффлайн ≈ 900

Стоимость

Стоимость организации онлайн-хакатона в среднем меньше, но разница невелика. Разберем различающиеся статьи расходов.

В отличие от онлайна в список расходов в офлайне входят:

  • аренда площадки
  • дополнительные трудовые ресурсы

В онлайне таких расходов нет, но есть другие:

  • доставка питания и мерча
  • организация трансляции
  • более продвинутые платформы регистрации участников

Вы можете оценить стоимость хакатона с помощью калькулятора на нашем сайте.

Вывод: офлайн стоит выбирать, когда вы нанимаете в офис или решаете задачу с железом, в остальных случаях онлайн предпочтительнее. При этом стоимость слабо зависит от формата.

1
Начать дискуссию