Как объединить цели сотрудников и подразделений вокруг целей компании?

Функции сотрудников на предприятии определяются их целями. В то же время последние как раз не всегда четко сформулированы. Либо, по мере того как они доходят до конкретных исполнителей, цели неузнаваемо видоизменяются. Иногда они больше похожи на некий образ в голове руководителя и вектор с направлением движения. Не всегда руководители осознают, что сотрудники не могут каким-то образом сами уловить этот образ: они ожидают четких формулировок.

В итоге операционные исполнители понимают цели по-своему и работают над ними так, как поняли. В большинстве случаев это идет вразрез с тем, чего изначально хотели основатели бизнеса и топ-менеджеры.

Чтобы этого не происходило, для каждого сотрудника в компании должно быть описание его работы с выделением ключевых показателей эффективности, которые будут показывать вклад в достижение общей цели.

Старым решением проблемы считалась разработка должностных инструкций, регламентов и положений о подразделениях. Но на сегодняшний день такой подход уже нельзя считать достаточным.

За всем этим не видны реальные требования к сотрудникам. В каком случае работу сотрудника мы будем считать успешной?

Дополнить должностные инструкции может продуктовый подход в определении функций сотрудников. Он позволяет в первую очередь донести до исполнителя суть его деятельности — результат, ради которого он находится в компании.

В таком подходе функция сотрудника представляет собой цель компании, переведенную на уровень конкретного сотрудника.

То есть прежде чем писать подробные должностные инструкции с перечнем всех возможных действий сотрудника и его задач, которые он должен решить, необходимо определить главную цель данного сотрудника в данной компании (генеральную функцию). Такая главная цель всегда должна содержать в своем описании показатель, на который влияет сотрудник. Он, в свою очередь, должен вытекать из общих целей компании.

Такой подход ярко иллюстрирует пример про трех рабочих, один из которых кладет кирпичи, второй строит стену, а третий строит храм.

Задача продуктового подхода — донести до всех сотрудников что они строят и как именно их ежедневные действия влияют на итоговый результат.

Все это можно описать на одной странице А4. Это будет более привлекательной альтернативой для работников, чем большие и сложные документы с должностными инструкциями.

Ссылка на Гугл-документ с данным шаблоном:

Документ начинается с описания генеральной функции. Их не должно быть слишком много (желательно не более 2-3).

«Результаты для внутренних клиентов»

У любой компании есть внешние клиенты, те кто покупает продукты/услуги компании, но так же есть и внутренние клиенты, на которых строятся все бизнес-процессы и от которых зависит эффективность бизнес-процессов. Для того, чтобы заполнить данный раздел вам необходимо проанализировать бизнес-процесс работы сотрудника и определить, с кем в компании он будет взаимодействовать, на кого будут влиять результаты его работы. Например, менеджер по продажам чаще всего взаимодействует с бухгалтером, закупщиком, кладовщиком, логистом и т. д.

Значит данные сотрудники являются внутренними клиентами менеджера по продажам. В разделе «Результаты работы для внутренних клиентов» вам необходимо указать, какой именно результат/продукт со стороны сотрудника должен быть предоставлен. Это позволит и вам и сотруднику и внутреннему клиенту прийти к единому знаменателю, выровнять ожидания и однозначно трактовать кто, какую работу и в каком виде должен сделать.

«Условия выполнения функций»

В данном разделе необходимо указать, какие ресурсы получит сотрудник для выполнения своей генеральной функции. К ресурсам могут относится: бюджет, люди, основные средства, различные инструменты и технологии. Все, что важно и необходимо для выполнения генеральной функции. Очень важно обозначить перечень ресурсов, чтобы не создавать ситуацию, в которой перед сотрудником поставлена цель, но отсутствуют реально необходимые ресурсы для ее достижения.

«Параметры оценки сотрудника»

В данном разделе необходимо указать KPI — показатели эффективности деятельности сотрудника. Они будут дополнять более глобальные показатели, которые указаны в генеральной функции. Это должны быть опережающие показатели, которые будут помогать и вам и сотруднику оценивать процесс выполнения работы и его эффективность, чтобы иметь возможность вовремя на него повлиять, а так же заниматься повышением эффективности труда.

«Оценка исполнения функций»

В данном разделе необходимо описать модель оплаты труда сотрудника. Привести пример расчета заработной платы и показать от чего будет зависеть уровень заработной платы и какая будет механика расчета выплат.

Постарайтесь сформировать документ в пределах одного листа А4. В данном случае очень важна лаконичность и точность описания. Такой документ всегда будет прочитан сотрудником и позволит четко расставить ключевые акценты в работе сотрудника. Должностная инструкция будет являться прекрасным дополнением к данному документу. В ней можно более подробно описать рабочие процессы и правила работы.

Как только сотрудник не достигает поставленных перед ним целей или некачественно делает свою работу, ищет виноватых, не доволен своими коллегами и т. д., первое что необходимо сделать, вернуться к данному документу и еще раз проговорить с сотрудником:

1) его генеральную функцию

2) результаты для внутренних клиентов

3) его ресурсы и KPI

Это позволит людям в компании гораздо лучше понимать друг друга и быть частью единого целого, работая на итоговые результаты для внешнего клиента, ради которого и создавался ваш бизнес.

Ниже приведены примеры продуктового подхода. Важно понимать, что в каждой компании описание генеральной функции, результатов для внутренних клиентов, KPI и т. д. будет отличаться в зависимости от целей бизнеса, ситуации на рынке и специфики деятельности компании.

Приведенные примеры не являются исчерпывающим описанием, поэтому копировать их не стоит. Здесь скорее важно изучить логику их составления.

Генеральный директор

Генеральная функция: выполнение цели компании по чистой прибыли.

Результаты для внутренних клиентов: установленные цели и видение будущего компании для операционного директора.

Условия выполнения функций: доступные кредитные средств либо частные инвестиции; выгодные партнерские отношения с поставщиками.

Параметры оценки: чистая прибыль компании; укомплектованный штат сотрудников.

Показатели, входящие в систему оплаты труда: фиксированная часть, процент от чистой прибыли, годовой бонус.

Исполнительный директор

Генеральная функция: выполнение плана по операционной прибыли.

Результаты для внутренних клиентов: цели и планы закупок, продаж и валовой прибыли для руководителя отдела продаж; цели и планы поставок и отгрузок для начальник склада, цели и план продвижения компании на разных площадках для маркетолога.

Условия выполнения функций: укомплектованный штат сотрудников.

Параметры оценки: валовая прибыль, нормативы по закупкам и отгрузкам, нормативы по привлечению клиентов.

Показатели, входящие в систему оплаты труда: фиксированная часть, процент от чистой прибыли, годовой бонус.

Руководитель отдела продаж

Генеральная функция: выполнение плана по валовой прибыли (либо по выручке, если руководитель не влияет на скидки).

Результаты для внутренних клиентов: персональные цели продаж для каждого менеджера, их обучение и мотивация к достижению целей, отчеты для операционного директора по результатам работы отдела продаж.

Условия выполнения функций: IP-телефония, CRM-система, заявки с рекламной кампании, укомплектованный штат менеджеров продаж.

Параметры оценки: валовая прибыль отдела продаж, количество полученных лидов (заявок), конверсия из лида в клиента, количество отгрузок/реализаций, средний чек.

Показатели, входящие в систему оплаты труда: фиксированная часть, процент от чистой прибыли, ежеквартальный бонус.

Менеджер по продажам

Генеральная функция: выполнение плана по выручке (либо по валовой прибыли, если менеджер влияет на скидки)

Результаты для внутренних клиентов: переданные заказы на сборку для кладовщиков.

Условия выполнения функций: IP-телефония, база для холодных звонков, заявки с рекламной кампании, скрипты, CRM-система.

Параметры оценки: количество отгрузок//реализаций, сумма отгрузок/реализаций, валовая прибыль, повторные продажи одному клиенту, новые клиенты.

Показатели, входящие в систему оплаты труда: фиксированная часть, процент от чистой прибыли, ежеквартальный бонус.

Начальник склада

Генеральная функция: обеспечение удобного и безопасного хранения товара и бесперебойной работы склада (для каждой компании удобство, безопасность и бесперебойность работы значит что-то свое, и эти характеристики нужно переводить в конкретные показатели, которые можно измерить)

Результаты для внутренних клиентов: условия для эффективной работы, персональные цели, обучение и мотивация для кладовщиков.

Условия выполнения функций: корпоративная связь, склад, товар, бюджет на организацию работы склада.

Параметры оценки сотрудника (метрики): общий объем и средняя скорость отгрузок.

Показатели, входящие в систему оплаты труда: фиксированная часть, KPI и ежеквартальный бонус.

Кладовщик

Генеральная функция: своевременная отгрузка заказов согласно накладным.

Результаты для внутренних клиентов: готовые к транспортировке/отгрузке заказы для логиста.

Условия выполнения функций: корпоративная связь, накладные, система хранения, товар, упаковка.

Параметры оценки сотрудника: объем и точность отгрузок.

Показатели, входящие в систему оплаты труда: фиксированная часть, KPI, ежеквартальный бонус.

Логист

Генеральная функция: своевременная доставка груза до клиента.

Результаты для внутренних клиентов: транспортные накладные и прочая информация о доставке для менеджеров по продажам.

Условия выполнения функций: корпоративная связь, бюджет на обеспечение грузоперевозок, товар, транспорт (если есть собственная курьерская служба).

Параметры оценки сотрудника: скорость и точность доставки.

Показатели, входящие в систему оплаты труда: фиксированная часть, KPI, ежеквартальный бонус.

Ссылка на Гугл-документ с данным шаблоном

В своем Telegram-канале я регулярно делюсь кейсами и практиками с моих консалтинговых проектов, в области менеджмента. С клиентами мы решаем много разных задач в области системы управления, бизнес-процессов, организационного моделирования, автоматизации, системы оплаты труда, планированию и бюджетирования.

Подписывайтесь на мой Telegram-канал: