Электронный документооборот - будущее или настоящее?

В уезде Лэйян округа Гуйян 1915 лет назад китайский сановник Цай Лунь изобрел материал, без которого человечество не может представить свое существование. Сотни лет бумага оставалась незаменимым средством носителя информации, однако прогресс не стоит на месте: человек развивается и придумывает альтернативные способы обмена данными.

В середине 1980-х появляется электронный документооборот или сокращенно ЭДО. Эта технология постепенно дополняет бумажное делопроизводство, но с началом нового тысячелетия ЭДО начинает приковывать все больше внимания.

Как это работает? Все просто: отправитель загружает необходимый для подписи документ в специальную программу. Этот файл обрабатывает оператор и отправляет получателю для того, чтобы он также поставил электронную подпись. Отправитель получает уведомление и необходимый документ с нужными подписями. Эта система работает гораздо быстрее, чем пересылка сканов или почтовые отправления, но, что самое важное, документы с электронной подписью имеют юридическую силу.

Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ был принят Государственной Думой 25 марта 2011 года. В нем разрешается использование электронных подписей и признается их правомерность при отсутствии нарушений в процессе документооборота. Это позволяет заключать законные сделки в более упрощенной форме.

Самой известной компанией в России, которая занимается электронным документооборотом, является СКБ Контур. Этот сервис обеспечивает быстрый и экономичный процесс обработки документов за счет использования квалифицированной электронной подписи (КЭП). Примерно 30% компаний России используют технологию ЭДО из-за ее преимущества перед бумажным оборотом. Какие есть достоинства у этой технологии?

Во-первых, это быстро. Пересылка документов с помощью почтовых служб из одной точки города в другую занимает несколько часов, а отправление в другие регионы и страны занимает недели и даже месяцы. В эпоху высокоскоростного интернета и постоянной оптимизации этот способ выглядит древним и бессмысленным. Благодаря сервису Контур.Диадок передача файлов занимает несколько минут, а подписанные документы не требуют бумажных дубликатов.

Во-вторых, использование этой технологии дешевле бумажного обращения. Затраты на листы бумаги, чернила, работу принтера, транспортировку документов можно сократить на 80% за счет использования ЭДО. К тому же, уменьшается риск потери документов, что часто происходит внутри компаний.

В – третьих, нельзя не забывать об экологической ситуации. Почти 160 000 км² леса ежегодно вырубается исключительно для производства бумаги, а ведь деревья поглощают углекислый газ и являются средой обитания многих птиц и животных. Маловероятно, что человечество сможет избавиться от использования бумаги, однако мы сможем уменьшить ее потребление, если перейдем на электронный документооборот. Государственные учреждения, предприятия, коммерческие и некоммерческие организации косвенно смогут помочь нашей планете, если будут бережнее относиться к использованию такого ресурса, как бумага.

Чтобы воспользоваться услугой сервиса документооборота, необходимо сделать свою электронную подпись в одном из аккредитованных удостоверяющих центров и обратиться в нужную вам компанию. Контур.Диадок предоставляют услугу использования электронных подписей для отраслей автопрома, фармацевтики, логистики, энергетики и ЖКХ, информационных технологий, нефтегазовой отрасли, финансовых услуги и так далее.

Через несколько лет электронный документооборот станет незаменимой частью бизнеса и во многом упростит работу бухгалтера, финансового директора или IT- специалиста. Крупные компании в России и по всему миру уже используют эту технологию и интегрируют ее в документооборот.

Хочется верить, что благодаря подобным технологиям, рано или поздно человечество избавится от бюрократии и бумажной волокиты и сосредоточится на чем-то более важном.