Клиент
К нам обратилась крупная транспортно-логистическая компания. В этой компании работает 1000+ сотрудников в 5 странах.
Какие бизнес-задачи хотел решить?
Клиент хотел обеспечить прозрачность внутренних бизнес-процессов, увеличить прибыль и обеспечить устойчивую платформу для дальнейшего роста компании.
В ходе предпроектного обследования вместе с руководством компании мы сформулировали следующие цели:
- Автоматизация рутинных бизнес-процессов. Снижение влияния человеческого фактора, увеличение производительности труда за счёт повышения количества обрабатываемых заказов.
- Создание единой базы контрагентов с классификацией по многим параметрам. Это позволит выбирать подрядчиков с точки зрения наибольшей выгоды.
- Безопасность. Каждый сотрудник должен видеть только ту информацию, которая нужна ему для работы. Предупреждение «слива» баз данных.
- Обеспечение потока новых клиентов. Интеграция системы с транспортными биржами, возможность автоматической обработки запросов и подбора потенциальных подрядчиков для исполнения заказов.
- Мотивация между отделами и внутри отделов. Система должна учитывать личный вклад каждого сотрудника и каждого подразделения, занятых на конкретном проекте.
С какими проблемами столкнулся клиент?
1. Для того, чтобы обеспечить грузоперевозку из пункта А в пункт Б, нужно учесть:
- вид груза, массу, габариты и т.д.;
- наличие у подрядчиков необходимого транспорта и водителей с нужными допусками;
- юридическое обеспечение перевозки: сформировать перечень документов (накладные, декларации), оценить риски (штрафные санкции, детали платежей и т.д.), своевременно согласовать и передать нужные документы;
- контроль диспозиции – прохождение грузом контрольных точек в соответствии с графиком.
И это только вершина логистического айсберга! Всё это требует большого количества мелких действий и высокой координации между отделами, и как следствие, несёт риск ошибок в связи с человеческим фактором.
2. Экспедиторы выбирают для выполнения заказа уже знакомых подрядчиков и при выборе не учитывают экономическую выгоду. Потому что так быстрее и проще: не нужно проверять десятки разных компаний на соответствие требованиям заказа, а потом выбирать самый выгодный вариант.
3. Отсутствие единой базы данных. Данные хранятся разрозненно, на отдельных носителях в xls-файлах или блокнотах экспедиторов. Это приводит к тому, что сотрудники могут уйти с базой компании к конкурентам.
Мы предложили:
- low-code/no-code платформу Creatio;
- оцифровку процессов работы с клиентами, управления заказами (авто, авиа, жд и морские перевозки, мультимодальные и сборные грузы) и договорную работу;
- интеграцию с 1С;
- интеграцию с транспортными биржами;
- подключение к IP-телефонии.
Кто я?
Клиент обратился именно ко мне, потому что знал о моем опыте и был уверен в экспертизе.
Катерина Левченко:
✔ Co-founder & CEO в IT-компании Orange Process
✔ CRM-евангелист с 15-летним опытом в 25 отраслях
✔ автор 16 учебных программ CRM
✔ куратор более 90 CRM-проектов
✔ спикер на конференциях с аудиторией более 1000 человек
Мои услуги:
- консалтинг в области продаж и маркетинга;
- оптимизация и автоматизация бизнес-процессов;
- CRM-экспертиза существующего решения;
- полноценное внедрение CRM нашей проектной командой.
Как мы решили задачу?
- Создали единую стандартизированную базу контрагентов.
Это была задача, достойная отдельного кейса. Каждый контрагент, как заказчики, так и подрядчики, обладают обширным набором параметров и характеристик. Например, данные по перевозимым грузам, наличию определённых видов транспорта, допусков у водителей и т.д. Собрав воедино базу данных из разрозненных источников, мы смогли классифицировать все эти характеристики и дали возможность клиенту в 2 клика сегментировать контрагентов по нужным параметрам. В дальнейшем это позволило автоматически формировать и отправлять e-mail запросы нужным компаниям. Результат: при появлении запроса на перевозку груза система сама подбирает возможных подрядчиков по требуемым параметрам перевозки, формирует нужный текст e-mail запроса и список рассылки.
- Установлены «кредиты доверия» для всех заказчиков.
Для каждого клиента рассчитан максимальный порог задолженности, при достижении которого он должен перечислить оплату на счёт компании. Система жёстко контролирует этот параметр, что позволило существенно сократить общую дебиторскую задолженность.
- Реализованы процессы работы с заявками и заказами.
Автоматизирована работа с мультимодальными и сборными грузами. Кроме того, фиксируется взаимодействие как с заказчиками, так и с подрядчиками, что существенно повысило прозрачность процессов и позволило рассчитывать маржинальность каждого заказа в режиме реального времени.
- Помощь экспедиторам в контроле диспозиции груза.
Раньше экспедиторы должны были самостоятельно отслеживать график движения груза согласно диспозиции. Мы настроили уведомления так, чтобы в нужное время, когда груз должен пройти очередную контрольную точку, система сама напоминала экспедитору о необходимости уточнить местонахождение груза.
- Интеграция системы с транспортными биржами.
Возможность оперативно «выгружать» данные о новых заказах извне в свою систему, найти потенциальных исполнителей (подрядчиков), сформировать КП для заказчика на бирже и получить заказ. Важно, что весь процесс от появления заказа на бирже до формирования КП теперь не зависит от человеческого фактора и занимает меньше времени.
- Расчёт мотивации: фиксация полезных действий сотрудников, формирования рейтингов, контроль выполнения KPI.
Клиент получил инструмент для дополнительной мотивации персонала, т.к. рейтинговая система подстёгивает сотрудников к более активной работе.
- Оптимизация бизнес-процессов договорного отдела.
Клиент имеет около 70 стандартных форм документов для различных видов перевозок. Каждый раз юристы формировали нужный перечень документов вручную. Но это только полбеды: многие крупные заказчики работают только по своим формам договоров. И каждый раз, когда условия выходят за рамки стандартных форм, нужно было запускать и контролировать процесс согласования. Решение этой задачи позволило:
- в случае работы по стандартным договоров автоматически формировать нужный перечень документов;
- при работе по нетиповым или индивидуальным договорам, автоматически запускать и контролировать процесс согласования;
- хранить документы по всем сделкам в системе, чтобы в определенный момент оперативно найти нужную информацию.
- Настроены дэшборды для оперативного контроля текущей деятельности всех отделов.
Благодаря гибким возможностям платформы мы помогли клиенту настроить первичный набор графических отчетов, а также научили линейных руководителей использовать этот инструмент. Это позволило менеджерам быть свободными в получении отчетности здесь и сейчас без привлечения технических специалистов.
- Проработаны вопросы безопасности.
Каждый сотрудник имеет определенный уровень доступа. Кроме того, система фиксирует частоту открытия карточек и уведомляет службу безопасности в том случае, если сотрудник проявляет активность свыше производственной необходимости. Также система хранит информацию о всех документах, направляемых на печать.
Результат:
Рост маржинальности бизнеса на 12%.
- Система выбирает самые выгодные варианты перевозки из возможных, формирует необходимый запрос и список рассылки по нужным подрядчикам.
- Автоматизация позволяет контролировать движение транспорта и обеспечивать обратную загрузку – транспорт всегда приносит прибыль.
Снижение количества штрафов на 23%. Меньше человеческого фактора, меньше ошибок, больше контроля за исполнением.
Увеличение числа заказов на 21%. Интеграция с биржами, автоматический анализ условий перевозки и моментальное формирование КП для потенциальных клиентов.
Снижение уровня дебиторской задолженности на 61%. Определение персональных «кредитов доверия» для каждого клиента, контроль платежей.
Обеспечение безопасности. Единая централизованная база данных, настройка доступов и дополнительные элементы контроля.
Что дальше?
Почему бы нам не созвониться в ZOOM, чтобы я могла поделиться с вами самыми распространенными ошибками в построении процессов для транспортно-логистических компаний, которые вы могли бы избежать?
Забронировать звонок, просто напишите мне katerina@orangeprocess.by.