Зачастую, при наступлении «тяжелых времен» у проектов их бросают на полпути, завершают, так и не дождавшись требуемых результатов. Однако это нерационально: в любой, даже самой критичной ситуации проект можно спасти, возобновить его эффективность и сохранить вложенные в него деньги!
Первый шаг – выявляем проблемы
Недостаток отчетов, большое количество тревожных признаков, отставание от графика реализации – все это последствия плохого руководства и командной дисциплины. Не верьте фразам менеджеров, - «нам нужно больше времени», «давайте подождем еще» или «мы догоним график реализации на следующем этапе» - вы лишь потеряете ценное время, ресурсы и добьетесь минимальных результатов.Проведите «очную ставку» - соберите менеджеров, членов команды, конечных пользователей и всех заинтересованных лиц. Повторно обсудите проект, пусть каждый выскажет свое мнение. Выявите имеющиеся проблемы и предпосылки их появления.
Помните, что поверхностное обсуждение и коллективное порицание виноватых ни к чему не приведет! Докопайтесь до сути проблем, их первопричин.
В конце собрания обозначьте 2 точки: сообщите, что будет проведена проверка, по результатам которой вынесется решение о завершении или возобновлении проекта. Убедите всех, что вы заинтересованы и знаете, как решить эти проблемы – пусть все собравшиеся покинут совещание с чувством нового этапа улучшений.
Шаг второй: «Скажите - СТОП»
Поставьте проект на паузу и проведите тщательную проверку. Этап пересмотра плана и создание «спасательного круга» для проекта сократит расходы и сохранит ресурсы.
Если источник проблемы – это:
- менеджер по проекту. Причины: мало опыта в ведении проектов, неорганизованность, халатное отношение к поставленным задачам. Ваши действия: оценка потенциала специалиста и, при необходимости, замена на другого, более опытного.
- конечный пользователь. Причины: несоответствие продукта требованиям пользователей, частые изменения спецификаций, отсутствие критериев поднятия сроков сдачи. Ваши действия: встреча с пользователями, определение оснований для изменения требований/спецификаций и сроков сдачи.
- плохое планирование. Причины: отсутствие первоначального плана действий, неопытность и неорганизованность команды, постоянное изменение требований и/или спецификаций. Ваши действия: решение проблем вместе с ответственными лицами.
Шаг третий: создание «спасательного круга»
План возобновления проекта должен включать требования конечных пользователей, реальные даты и сроки.
Проинформируете пользователей о том, что изменения требований повлекут за собой смещение сроков или завершение проекта.Перед перезапуском проекта, проведите встречу с членами команды: менеджером и заинтересованными лицами. Представьте им детальный план апгрейда проекта, обсудите его и убедите всех присутствующих в том, что вы намерены возобновить проект. При необходимости поднятия корпоративного духа – организуйте мероприятие в честь перезапуска проекта.
Четвертый шаг – последний, но не менее важный
Возобновленный проект требует внимания. Отсутствие контроля и должного внимания со стороны руководства полностью уничтожит весь пройденный путь улучшений.
Все проекты в той или иной форме сталкиваются с непредвиденными ситуациями. Однако, если отставание от графика и возникновение большого количества тревожных сигналов – привычные будни проекта, то это повод задуматься о апгрейде.
При возникновении таких ситуаций – ставьте проект на паузу и проводите проверку. Расследование первопричин возникновения таких ситуаций является той искомой нитью, которая сможет привести вас к успешному созданию «спасательного круга» и последующему возрождению проекта.