Кейс: как сократили время формирования финансовой отчетности в 10 раз
О компании:
Юридический центр, который оказывает дистанционную поддержку своим клиентам 24/7, используя legal-tech решения. Для удобства будем называть компанию “Юрист”.
Проблема:
Финансовая отчетность строилась вручную в excel-формате, было невозможно автоматически определить статью ДДС, отсутствовал Баланс. Итог — нет достоверной информации для принятия управленческих решений, неизвестно состояние компании в конкретном моменте.
Перед нами стояли задачи:
- Автоматизировать процесс сбора данных, уйти от ручного формирования финансовой отчетности в excel
- Выгрузить данные из CRM системы заказчика
- Автоматизировать определение статьи ДДС в зависимости от различных параметров
- Настроить автоматическое формирование и возможность детализировать суммы ДДС, ОПиУ, Баланс
Что сделали поэтапно:
1. Мэппинг данных и ДДС
Определили формы и источники данных для отчетов. Подключились к 1С, настроили мэппинг данных, счетов бухгалтерского и управленческого учета, настроили правило определения статей ДДС и построили отчет о движении денежных средств.
Также дополнительно настроили проверочный отчет по новым статьям и контрагентам, в котором финансист со стороны заказчика быстро идентифицирует операции, что не попали ни под одно правило, и задает для них новое или распределяет вручную.
2. Отчет о прибылях и убытках
Наши консультанты подключились к CRM системе заказчика, выгрузили данные о продажах в разрезе заказов и на основе этого построили ОПиУ. Настроили правила начисления операционных расходов в зависимости от периода начисления, которые также определяются автоматически по назначению платежа 1С. В одном отчете собрали данные из разных источников, таким образом отчет стал полным и точным. Также настроили распределение затрат по ЦФО для более глубокого анализа затрат.
В компании есть комиссионные продажи — это когда сделка совершается через посредника, последний из которых получает процент или фиксированную сумму от продажи. Чтобы это учесть, мы сделали аналитику по прямым и косвенным продажам и показали ее в отдельных строчках в отчете о прибылях и убытках. Это позволило проанализировать какой канал продаж эффективнее и усовершенствовать систему мотивации в компании.
3. Баланс
Поскольку все операции в системе ФинГрад ведутся в двойной записи, баланс сформировался автоматически. Но была нестандартная задача: соединить клиентов и договоров из систем CRM и 1С, чтобы анализировать задолженности в разрезе этих аналитик.
Результат:
Теперь у компании заказчика есть быстрый доступ к финансовой отчетности и данным в онлайн-формате, отчеты готовятся за несколько часов. Увеличилась эффективность анализа финансового результата как в целом по компании, так и в разрезе ответственности каналов продаж, статей расходов.
Важно отметить удобство просмотра динамики показателей за длительный период, например за год, а также сравнение с прошлыми периодами, так как система сохраняет историческую информацию.